Die Einlasskontrolle ist für den Ablauf deiner Veranstaltung einer der essentiellen Punkte. Das Gemeine: läuft alles gut, wird sich kaum jemand für deine Bemühungen bedanken. Klappt es jedoch nicht ganz so reibungslos, bleibst du schnell schlecht in Erinnerung und beeinträchtigst den restlichen Zeitplan deines Events. Umso wichtiger also, dich perfekt vorzubereiten!
Deine Besucher sind angereist und alle warten gespannt auf den Moment, wenn die Türen sich öffnen und Sie endlich in den Genuss deiner Veranstaltung kommen. Doch die Erwartungen können auch zu Ungeduld und Anspannung führen. Mach es deinen Besuchern und dir also so einfach wie möglich und setze alles daran, die Einlasskontrolle so effizient wie möglich abzuwickeln.
1. Plane frühzeitig
Kläre die Möglichkeiten der Einlasskontrolle frühzeitig mit deinem Ticketingpartner ab – oftmals bieten sich in Abhängigkeit von der erwarteten Besuchermenge und den Gegebenheiten am Veranstaltungsort unterschiedliche Optionen. Sofern du von deinem Ticketinganbieter Geräte ausleihen oder mieten musst, stell sicher, dass diese frühzeitig für dich reserviert werden. Achte auch schon vor dem Vorverkaufsstart darauf, mit einem Partner zu arbeiten, der dir solche Geräte nicht überteuert vermietet.
2. Bewahre dich vor unnötigem Stress
Auch wenn das Setup vor Ort geplant ist, ist die Vorbereitung noch nicht abgeschlossen. Kurz vor Türöffnung hast du als Veranstalter in der Regel alle Hände voll zu tun, um alles für den pünktlichen Showbeginn vorzubereiten und letzte Probleme zu beseitigen. Stelle also sicher, dass alle Geräte bereits vorher – idealerweise noch zu Bürozeiten und in einer für dich ruhigen Minute – vorbereitet & getestet sind.
3. Nicht nur du musst vorbereitet sein
Ebenso lohnt es sich, deine Helfer früh genug einzuführen – das Einlasspersonal ist der erste Kontaktpunkt zu deinen Gästen und sollte seinen Job souverän und mit der nötigen Ruhe abwickeln können. Wenig führt am Eingang zu so viel unnötigem Stress und unangenehmen Situationen, wie wenn du deinem Personal in der Hektik fünf Minuten vor der Türöffnung ohne gründliche Erklärung einen Ticketscanner in die Hand drückst und dich anderen Baustellen zuwendest.
4. Sei für Unvorhergesehenes bereit
Es gibt Faktoren, die ausserhalb deiner Kontrolle sind – du kannst schliesslich nicht jeden deiner mehreren hundert Besucher persönlich auf die Veranstaltung vorbereiten. Umso wichtiger ist es daher, dass du und dein Personal wissen, wie in schwierigeren Fällen vorzugehen ist. Kläre bereits im Vorfeld, wie mit vergessenen oder noch nicht bezahlten Tickets umgegangen werden soll und bereite auch deine Angestellten entsprechend darauf vor, solche Fälle abzuwickeln.
5. Denke nicht nur an die Ticketkontrolle
Bei allen technischen Details gilt es nicht zu vergessen, dass die Ticketkontrolle an sich oft einer von mehreren Bestandteilen auf dem Weg deiner Besucher von der Tür zu Ihrem Platz ist. Was gerne vergessen geht: Die Abgabe von Wristbands oder Stempeln sowie die Garderobe sind oft das eigentliche Nadelöhr und brauchen mehr Zeit als die eigentliche Kontrolle der Tickets. Stelle also unbedingt sicher, dass du hierfür genügend Personal und auch Platz im Eingangsbereich vorgesehen hast!
Mit einem kompetenten Ticketing-Partner und einer guten Vorbereitung kannst du dir am Eingang viel unnötigen Ärger ersparen. Deine zufriedenen Besucher werden es dir danken und sind durch das gute Gefühl bestärkt, weitere deiner Events zu besuchen.
