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Kongresse organisieren – Schritt für Schritt!

Posted by Bettina Peters on 26.07.2017 14:41:42

Dass Kongresse misslingen kann eine Reihe von verschiedenen Gründen haben. Diese Schritt für Schritt Anleitung kann dir jedoch helfen, die gröbsten Klippen zu umschiffen!

Eine gute Kongress-Idee füllt noch lange keine Veranstaltung, wenn keine interessierte und ausreichend grosse Teilnehmerzielgruppe vorhanden ist. Eine adäquate Planung und Vorbereitung entscheidet oftmals über Erfolg oder Misserfolg.

 

 

 

 

Schritt 1: Informationen sammeln

Vor der Entscheidung einen Kongress durchzuführen, sollten alle Mitarbeiter des Unternehmens in die Planung und Durchführung eingebunden, sowie durch das eigentliche Event-Team (bestehend aus 3-5 Marketingpersonen) eine gezielte Marktrecherche durchgeführt werden. Dazu können die Meinungen der Mitarbeiter und der angedachten Zielgruppe eingeholt und die Ticketverkäufer vorangegangener ähnlicher Events als Vergleich angeschaut werden. Wenn in der Vergangenheit bereits mit einem transparenten Ticketingdienstleister zusammengearbeitet wurde, können zudem die Verkaufsstatistiken oder Anmeldungen ausgewertet werden.

 

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Schritt 2: Zielgruppe und Zielmarkt definieren

Je teurer die Tickets und die Finanzierung, desto mehr Recherche ist erforderlich. Die Zielgruppe muss klar definiert sein. Wer sind sie? Was erwarten sie? Werden sie für das Ticket zahlen, wenn ja, wie viel? Wie hoch sind Aufwände des Ticketinganbieters? In welchen Bereichen kann er uns unterstützen? Was bietet die Konkurrenz zu welchen Konditionen? Welche Marketingaktivitäten sind notwendig und bezahlbar? Wie viel Vorbereitungszeit muss ich für die Organisation des Kongresses einplanen?

Auf Grundlage dieser umfangreichen Erhebungen kann letztlich abgeschätzt werden, ob es einen Markt für den Kongress gibt und ob sich der zeitliche und finanzielle Aufwand rechnen wird.

 

Schritt 3: Mitarbeiter informieren

Meetings sind immer dazu da, um Herausvorderungen vorab zu minimieren, neue Ideen zu besprechen und vor allem kluge Entscheidungen zu treffen. Damit steht und fällt der Erfolg eines Kongresses. Diese sollten immer zeitlich begrenzt und entscheidungsorientiert ablaufen. Hinzu kommt die regelmässige Kontrolle, ob die abgesprochenen Entscheidungen auch umgesetzt werden.

 

Schritt 4: Event-Design und Rahmenbedingungen abstecken

Mit dem Event-Design können Sie dem Kongress eine passende Gestaltung online wie offline geben. Stil und Thema des Kongresses sind ebenso wichtig wie die Redner. Die Teilnehmer sollen einen Mehrwert von dem Kongress mit nach Hause nehmen. Wichtig ist die Entscheidung, wie lang der Kongress sein soll. Manchmal sind ein- oder mehrtägige Kongresse einfach zu lang und nicht optimal auf die Bedürfnisse der Teilnehmer ausgerichtet.

Bei dem Event-Design sollten die eigenen Vorlieben nicht im Vordergrund stehen, sondern eine auf die Interessen und Bedürfnisse der Teilnehmer abgestimmte und interessante Programmgestaltung. Dabei soll man die Ergebnisse aus der Marktrecherche zugrunde legen. Das Event-Design sollte sich in der Darstellung des Webauftritts und einem entsprechenden Einladungsmanagement widerspiegeln, um einen hohen Wiedererkennungswert zu garantieren. Führende Gästemanagementpartner bieten ein sehr kostengünstiges und professionelles Ticketing und Gästemanagement, sowie einen internationalen 24/7 Support an.

 

Schritt 5: Die passende Location aussuchen

Die richtige Event-Location zu finden ist eine schwierige und sehr zeitintensive Aufgabe, die nicht übereilt getroffen werden sollte. Im Rahmen der Kongress-Organisation begehen die Profis immer wieder den Fehler, dass sie nicht genügend Überlegungen und Zeit in die Location-Suche investieren. Die Location muss zum Kongress passen, nicht andersherum. Bietet die Location Platz für 200 Leute, dann sollten auf keinen Fall mehr Tickets verkauft werden. Auch wenn die Nachfrage gross ist – ein restlos überfüllter Raum ist für alle Beteiligten unangenehm und unter Umständen gefährlich. Dies kann mit bei modernen Ticketinganbietern gewährleistet werden, da man jederzeit auf die Daten Zugriff hat und die Teilnehmeranzahl selbst und unabhängig von Bürozeiten festlegen kann.

 

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Schritt 6: Infrastruktur und Verpflegung bereitstellen

Zusätzlich sollten die Anfahrtswege, Behindertenzugänge, naheliegenden Unterkünfte und die technische Infrastruktur beachtet werden. Dies ermöglicht auch dem Ticketingdienstleister ein praktisches und unkompliziertes Einlassmanagement vor Ort zu gewährleisten. In Zeiten grösster Mobilität braucht jeder Teilnehmer zudem einen funktionierenden Internetzugang. Es ist ein absolutes NO GO wenn kein kostenfreier Wlan Zugang in der Location bereitgestellt wird. Der moderne Teilnehmer ist online und teilt seine Eindrücke und Meinungen umgehend mit anderen über Social Media Portale.

Das Veranstaltungsprogramm ist einer der zentralen Punkte, warum die Gäste am Event teilnehmen. Ein gutes Programm beinhaltet neben guten Rednern und eventuell Künstlern auch ein gutes Catering. Das Catering darf aber niemals das Event-Programm überschatten.

Jedoch sollte es Anreize schaffen, Networking während der Pausen zu betreiben. Menschen lernen sich beim Essen einfacher und besser kennen. Unterschätze nie die Wichtigkeit von Networking im Programmablauf. Manche Gäste besuchen nur aus diesem Grund Kongresse. Als Kongressveranstalter kannst du aktiv dazu beitragen, die Gäste mit den richtigen Leuten zusammenzubringen. Dies kann vor dem Kongress bereits online durch eine entsprechende Networking Gruppe auf Social Media oder durch ein paar freie Minuten vor dem Event erfolgen.

 

Schritt 7: Den Event effizient vermarkten

Erfolgreiche Kongressvermarktung erfordert viel Energie, Kreativität, Durchhaltevermögen und den festen Glauben an das Eventformat. Jeder Mensch erhält täglich zahlreiche Marketing-Nachrichten. Da können Nachrichten leicht untergehen, aus diesem Grunde muss man täglich und kontinuierlich dranbleiben, um potentielle Teilnehmer zu gewinnen. Und dabei immer wieder die Werbekosten überprüfen, damit diese nicht explodieren. Eine gute Marketingcontrolling-Möglichkeit bietet die Verknüpfung des Events mit ihrem Google-Analytics Konto. Transparente Guestmanagementpartner machen dies heute möglich. Somit können Sie den Weg der Käufer verfolgen, Ihre Werbekanäle analysieren und gegebenenfalls sofort auf neue Trends reagieren.

 

Schritt 8: Vor- und Nachbearbeitung nicht vernachlässigen

Einige Tage vor der Veranstaltung muss ein detaillierter Ablaufplan, eine detaillierte Beschreibung der Location inklusive aller Aufbauten und eine Liste mit allen Ansprechpartnern vorliegen. Immer auf Nummer sichergehen, dass alle Informationen vorliegen und nicht untergegangen sind.

Nach dem Kongress, wie auch schon während dem Kongress haben Veranstalter bei transparenten Ticketinganbietern die Möglichkeit der Eventauswertung, da sie ausführliche Statistiken und jederzeitigen Zugriff auf Event- und Kundendaten erhalten.

Dank dieser Daten können sie die Teilnehmer sowohl über vergangene aber auch über zukünftige Veranstaltungen jederzeit informieren.

 

P.S. Tipps für erfolgreiches E-Mail Marketing findest du gleich hier...

 

Topics: Tipps und Tricks, Gästemanagement, Firmenevent, Eventlocation, Statistiken, Nachbearbeitung, eventvermarktung

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