Bei Kongressen wollen Stakeholder, Sponsoren oder Veranstalter mehr über ihre Gäste und deren Verhalten in Erfahrung bringen. Sie wünschen sich einen nachweisbaren, direkten Return on Investment (ROI), der transparent dargestellt werden kann. Ebenfalls ist es für den Veranstalter wichtig, dass der Mehrwert der Veranstaltung für die Geldgeber und Besucher klar aufgezeigt werden kann.
Lange konnten Veranstalter lediglich nachweisen, welche Gäste sich an ihr Event angemeldet haben. Ein Teil der Gäste erschien dann auch tatsächlich, aber es gab auch No-Shows. Bisher lagen aber nur wenige Informationen zum konkreten Gästeverhalten vor. Heute wächst das Bedürfnis nach Transparenz und Verbindlichkeit. Man will nicht nur Gäste, sondern man sucht den Mehrwert für die Besucher und Sponsoren und will verbindliche Informationen zu den Interessen und Gewohnheiten der Gäste erheben. Organisatoren und Geldgeber wollen die Besucher besser verstehen, um mit der Gestaltung des Programms besser darauf eingehen zu können.
Bereits vor dem Event ist es deshalb für die Veranstalter wichtig zu wissen, welche Sessions oder Vorträge für welche Kongressbesucher von Interesse sind. Auch aus organisatorischen Gründen müssen die Informationen möglichst genau zur Verfügung stehen, damit die Räumlichkeiten geplant und den jeweiligen Sessions zugeordnet werden können. Somit ist es wichtig, für die einzelnen Vorträge Kontingente festlegen zu können - nur so können diese in den passenden Räumlichkeiten eingeplant werden.
Auch für die Organisation der Inhalte gibt das Session-Booking wichtige Hinweise und ist für die Organisatoren nachweislich von grosser Bedeutung. Durch die Anmeldungen der Gäste können wichtige Informationen gewonnen werden, welche Zielpersonen sich für welche Themen interessieren. Die Sessions werden oft durch beigezogene Suborganisatoren gestaltet oder es wird ein profunder Kenner eines Fachgebietes als Speaker eingeladen. Die so involvierten Speaker und Suborganisatoren sowie auch Sponsoren einer Session möchten natürlich die Information erhalten, welche Firmen respektive welche Personen sich für welches Thema interessieren.
Vermehrt dient ein Kongress auch als Plattform für das Zusammenbringen von Kunden und Lieferanten. Es ist oft das oberste Ziel des Kongresses, Bedürfnisse von Firmen mit den Angeboten der Aussteller oder Sponsoren zu verknüpfen. So sind Kongresse moderne one-to-one Marktplätze: Kontakte zwischen Kunden und Lieferanten werden initialisiert, gefördert und begleitet. Wichtig für den Veranstalter ist, dass dieser Prozess transparent dargestellt werden kann, sodass Geldgeber und Sponsoren den ROI der Veranstaltung verstehen und dieser quantitative Resultate liefert. Oft erhalten die Stakeholder des Events Informationen über die Teilnehmer - dazu gehört sicherlich auch die Information, wer an welcher Session teilgenommen hat.
Damit transparent ersichtlich ist, wer sich angemeldet hat, aber auch wer wann tatsächlich bei den Sessions anwesend war, wünschen sich Kongressveranstalter oft auch eine Einlasskontrolle. Zugleich kann eine solche Auswertung auch dann von Relevanz sein, wenn in irgendeiner Form Ausbildungspunkte abgegeben werden sollen. Hier wünschen sich die Veranstalter teilweise sogar Informationen, wie lange eine Person in welcher Session war. Nach dem Kongress werden die Besucher automatisch mit den Nachweisen über die Ausbildungspunkte beliefert.
Tipps für Veranstalter bei der Auswahl von Akkreditierungs- und Ticketvertriebslösungen:
- Stellen Sie sicher, dass beim System Sessions und zugehörige Kontingente hinterlegt werden können.
- Sind die Scanner für die Sessions geeignet und in genügend grosser Anzahl vorhanden? Ist die Funktion des Scanners offline und online verfügbar?
- Wie funktioniert die Auswertung der Daten während und nach dem Event? In welcher Form müssen die Daten zur Verfügung stehen?
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