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Wie man am Event stets den Überblick bewahrt

Posted by Tabea Diener on 09.11.2016 11:00:00

Dieses Jahr fand der 10. Swissmem-Industrietag statt. Mit über 1'600 Gästen aus der Industrie, Verwaltung, Wissenschaft und Politik verzeichnet der Industrietag einen Rekord. Die hochkarätigen Referenten und das aktuelle Thema rund um die Digitalisierung der Industrie dürften die Hauptgründe für das grosse Interesse gewesen sein.

 

Wir haben uns mit Corinne Mercedes Stucki über die erfreulichen Gründe des Besucherrekords und die Herausforderungen an einem solchen Kongress unterhalten.

 

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Frau Stucki, wir gratulieren zum Teilnehmerrekord am 10. Swissmem -Industrietag. Auf was ist der Erfolg eines solchen Kongresses zurückzuführen?

 

Vielen Dank, der 10. Swissmem Industrietag war wirklich ein Erfolg. Grundsätzlich hat sich der Industrietag natürlich über die Jahre hinweg einen Namen in der Industrie gemacht und wird heute als DER Treffpunkt der Schweizer Maschinen-, Elektro und Metall-Industrie angesehen. Zusätzlich haben wir mit dem Thema „Unterwegs in die digitale Zukunft“ sicherlich eine aktuelle und sehr spannende Thematik aufgegriffen, welche die Industrie vor allen in wirtschaftlich schwierigen Zeiten sehr interessiert.

 

Bereits zum dritten Mal waren Sie massgebend an der Durchführung des Swissmem - Industrietages beteiligt. In welchem Bereich profitieren Sie am Meisten von Ihrer langjährigen Erfahrungen im Event-Business?

 

Sicherlich hilft ein ganzheitlicher Überblick eines solchen Projektes enorm, welchen man sich über die Jahre von diversen Events in verschiedenen Grössenordnung angeeignet hat. In der Planung muss man sich früh genug realistische Milestones setzen, damit die Organisation reibungslos verläuft. Gute Checklisten mit allen Aufgaben, Verantwortungen und Terminen sind ein absolutes Muss. Zudem ist es notwendig immer wieder die gesetzten Ziele des Projektes nicht aus den Augen zu verlieren.

 

Ein solches Projekt in der Grösse kann man natürlich unmöglich alleine bewältigen. Mir stand während den 3 Jahren Industrietag ein sehr gutes und engagiertes Projektteam zur Verfügung.

 

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Welche Tipps würden Sie Neueinsteigern auf dem Gebiet Eventmanagement geben?

 

Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Mit jedem Event, egal in welcher Grösse, lernt man dazu. Wichtig ist es aber, die Fehler zu analysieren und aus diesen zu lernen. Je mehr Events man umgesetzt hat, umso besser ist man auf sogenannte unvorhersehbare Ereignisse vorbereitet.

 

Zusätzlich hilft es mir persönlich enorm, den Tag X mit all den Abläufen im Vorfeld immer wieder im Kopf durchzuspielen, um sicherzustellen dass alles aufgeht.

 

Welches sind die grössten Herausforderungen bei der Organisation einer solchen Veranstaltung?

 

Grundsätzlich nicht den Überblick über die einzelnen geplanten Bereiche zu verlieren. Im Vorfeld werden einzelne Teilbereiche organisiert und die Herausforderung ist es am Schluss alle Elemente wieder zu einem Ganzen zusammenzuführen und sicherzustellen, dass am Tag X alles rund läuft.

 

Wie geht man am besten mit unerwarteten Vorkommnissen am Event um?

 

Man muss in jeder Hinsicht einen kühlen Kopf bewahren, aber schlussendlich schnell reagieren und oft improvisieren. Immer mit dem Ziel, dass der Teilnehmer vor Ort möglichst wenig davon mitbekommt. Ich überlege mir im Vorfeld bei diversen Ereignissen bereits einen Plan B, falls der Plan A nicht aufgeht. Somit wird man selten komplett von einer Situation überrascht bzw. hat sich ein mögliches Szenario bereits in Gedanken durchgespielt. Ein gut eingespieltes und flexibles Projektteam ist ebenfalls unabdingbar.

 

Wie behält man am besten den Überblick über die Teilnehmer-Anmeldungen?

 

Durch tägliche Kontrolle der eingegangen Anmeldungen. Unklarheiten müssen möglichst im Vorfeld geklärt werden, damit vor Ort die Ressourcen auf das Einchecken der Teilnehmer fokussiert werden kann. Das Teilnehmermanagement braucht im Vorfeld sehr viel Zeit, schlussendlich ist es aber auch der erste wichtige Kundenkontakt.

 

Was ist in der Zusammenarbeit mit den diversen Partnern und Lieferanten das Wichtigste?

 

Wichtig ist, dass die Partner und Lieferanten die Ziele, Erwartungen und Rahmenbedingungen im Vorfeld genau kennen. Man sollte sich aber immer wieder vor Augen führen, dass die Lieferanten auf ihrem Bereich Profis sind. Ich versuche deshalb, nicht schon genaue Vorstellungen im Vorfeld zu definieren, sondern überlasse vieles den Lieferanten. Dabei vertraue ich auf ihre Erfahrungen, Beratung und Vorschläge.

 

Frau Stucki, herzlichen Dank für das Gespräch und wir wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg!

 

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Topics: Interview, Kongress

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