Dass der erste Eindruck zählt, hört man immer wieder. Doch was bedeutet dies für eine Veranstaltung, wann und wo entsteht der erste Eindruck für deine Eventbesucher? Bereits Monate vor dem Event hast du es als Veranstalter in der Hand, einen guten  Eindruck zu hinterlassen. Der erste Eindruck entsteht bereits bei der Einladung und beim Ticketvorverkauf. Heute berichten wir aber über den zweiten Eindruck, nämlich dem Check-In bzw. der Einlasssituation am Tag des Events.

Wie in früheren Blogbeiträgen bereits mehrfach erwähnt, sind die Ticketing-Einnahmen für dich als Veranstalter einer der wichtigsten Umsatzträger. Oft hört man die Grundregel, dass man mit den Einnahmen aus dem Ticketverkauf die Künstler und die Infrastruktur weitgehend finanzieren sollte.

Auf den ersten Blick sieht man vermutlich nicht viele Gemeinsamkeiten zwischen Autoverkauf und Ticketing. Der Vergleich im Verkaufsprozess ist aber nicht abwegig und regt zum Nachdenken an. Auto- und Versicherungsverkäufer sind das Sinnbild eines klassischen Verkäufers, und viele Grundprinzipien gelten für fast alle Branchen - und somit auch für dich als Messeveranstalter.

Für Veranstaltungen mit Sitzplätzen gibt es generell zwei Varianten, wie du den Vorverkauf gestalten kannst: Erstens sitzplatzgenau oder zweitens mit freier Sitzplatzwahl.

In der Hotellerie, vorwiegend bei den 5 Sterne Häusern, gibt es eine Grundregel: Mindestens eine Stunde bevor die Gäste eintreffen muss alles ready sein – The Sixty Golden Minutes!

Der Eventprofi Marc Muggli organisiert bei Rufener als Project Manager namhafte nationale und internationale Veranstaltungen. Die Organisation von professionellen Ticketing- und Gästemanagementlösungen gehört ebenfalls zu dem vielseitigen Aufgabenbereich des früheren Gastronomen und Pop-up Hoteliers. Rufener ist seit über 20 Jahren eine der führenden Kreativagentur mit Fokus auf Live Communication.

Bei der Planung eines Events ist die Wahl der richtigen Location eine der ersten und wichtigsten Entscheidungen. Nebst der Lage, der Kosten und der Verfügbarkeit sind viele andere Kriterien ausschlaggebend für eine erfolgreiche Veranstaltung. Diese Merkmale erkennt man oft erst beim genauerem Hinsehen oder leider auch erst nach der durchgeführten Veranstaltung. Es lohnt sich also eine extra Meile zu gehen und erst nach dem zweiten Blick zu entscheiden.

Stephan Amstad arbeitet bei der BERNEXPO AG und ist seit über 10 Jahren Messeleiter der FESPO Zürich - der grössten Messe für Ferien und Reisen in der Schweiz.

Vor jeder öffentlichen Veranstaltung mit kostenpflichtigen Tickets stellen sich Veranstalter die generelle Frage: Bieten wir Tickets im Vorverkauf an oder beschränken wir uns auf eine Tages- bzw. Abendkasse?