Du veranstaltest Grossanlässe mit sitzplatzgenauer Reservation und willst deinen Gästen den höchstmöglichen Komfort bieten? Deine Besucher sollten sich auf jeden Fall wohlfühlen und den Event in vollen Zügen geniessen können. Wir geben dir sieben Empfehlungen, was du bei der Organisation von grossen Dinners, Galaabenden und Awardshows mit echten VIP’s beachten musst.

Bei der Planung eines Events ist die Wahl der richtigen Location eine der ersten und wichtigsten Entscheidungen. Nebst der Lage, der Kosten und der Verfügbarkeit sind viele andere Kriterien ausschlaggebend für eine erfolgreiche Veranstaltung. Diese Merkmale erkennt man oft erst beim genauerem Hinsehen oder leider auch erst nach der durchgeführten Veranstaltung. Es lohnt sich also eine extra Meile zu gehen und erst nach dem zweiten Blick zu entscheiden.

Gutes Gästemanagement beginnt, bevor sich deine Besucher zum Event anmelden und vor Ort empfangen werden. Um möglichst viel aus deiner Zielgruppe herauszuholen, lohnt es sich daher, bereits dem Einladungsprozess angemessene Aufmerksamkeit zu widmen.

Ein Event generiert immer auch eine Vielzahl von Daten. Bereits einfache Auswertungen wie die Entwicklung der Anmeldungen im Vorfeld oder eine Auswertung der No-Shows im Nachhinein können wertvolle Anhaltspunkte für die Planung Ihrer Veranstaltungen bilden.

Corinne Eisele arbeitet für den Gebäudetechnikverband suissetec in Zürich. Neben ihrer Tätigkeit im Rechtsdienst plant sie für die Organisation unterschiedliche Veranstaltungen wie beispielsweise den suissetec-Kongress, an dem sich jährlich über 600 Verbandsmitglieder, Delegierte und weitere Gäste treffen.

Wir haben uns mit ihr über erfolgreiche Veranstaltungen, grosse Herausforderungen und die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Anspruchsgruppen unterhalten.

Die Auswahl des richtigen Namensschild-Typs ist ein wichtiger Entscheidungspunkt und bestimmt den Ablauf des Gästemanagements vor Ort. Je nach Bedürfnissen des Veranstalters gibt es verschiedene Varianten. Die vielfältigen Designs und Formate können die Abläufe vor Ort optimieren und den Aufwand vor dem Event deutlich reduzieren.

Horrorszenario Nr. 1: Du hast dich für einen Event registriert und erscheinst am Ort des Geschehens. Zitternd vor Kälte staunst du nicht schlecht, wenn du die riesige Warteschlange für die Einlasskontrolle siehst. Die jeweiligen Kolonnen sind mit alphabetisch von A-D und E-K usw. bezeichnet. Entmutigt stellst du dich in deine entsprechende Schlange (leider ist genau diese meist die längste). Nach einer Weile erhältst du den Badge und realisierst: Dein Name ist falsch geschrieben – der Titel erst recht!

Du veranstaltest einen Business-Anlass oder eine Gala? Dann haben wir genau das Richtige für dich: Der Rundumservice von TICKETINO. Von effizienten Lösungen zur Einlasskontrolle über massgeschneiderte Einbindungsmöglichkeiten - dank umfangreicher Funktionalität ist das TICKETINO-System immer die richtige Wahl!