Un événement client ou collaborateur réussi commence dès la planification et l'organisation. Une gestion professionnelle des invités garantit un déroulement fluide, de l'invitation à l'inscription, en passant par le contrôle d'accès jusqu'au suivi de l'événement.
TICKETINO, en tant que partenaire, offre à cet égard le soutien optimal, afin que tes invités se sentent pleinement pris en charge et que des relations durables puissent se créer.
En bref
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Étape 1 : inviter les invités !
Dans un premier temps, tes invités doivent être conviés, respectivement informés de l'événement. L'invitation constitue souvent le premier point de contact avec tes futurs invités. Pour les listes de contacts plus importantes, des outils de newsletter comme Brevo ou Mailchimp peuvent constituer une bonne option, et se laissent en outre facilement synchroniser automatiquement avec les données entrantes des acheteurs de billets via l'interface API. Tu t'épargnes ainsi le temps fastidieux d'exporter des listes de contacts. Sur la base des données de commande, comme la date d'achat ou la date de l'événement, tu peux en outre mettre en place une automatisation marketing telle que des rappels ou des e-mails de suivi, et les envoyer au bon moment, personnalisation incluse.
Les outils de newsletter te permettent en outre de vérifier si tes invitations ont bien été délivrées à tes invités et si les e-mails ont été ouverts.
Étape 2 : enregistrer les invités !
Pour des invités satisfaits, un processus d'inscription simple est déterminant. TICKETINO, en tant que partenaire pour la gestion de tes invités, propose à cet effet différentes options. La version deluxe est le formulaire personnalisé programmé sur mesure (Customform) ou la billetterie en marque blanche (White-Label-Ticketshop).
Il existe cependant aussi de nombreuses options gratuites que tu peux utiliser. Pour des processus d'inscription simples, nous recommandons le plugin boutique, qui s'intègre facilement à ton site web et peut être personnalisé grâce à des adaptations simples dans le configurateur du cockpit ou directement dans le code source.
Pour des inscriptions de participants plus complexes, avec dépendances, billets complémentaires et questions spécifiques, l'outil de formulaire avancé peut être utilisé.
Pour ceux qui préfèrent la simplicité, la boutique standard ou l'intégration par iframe conviennent également. Dans tous les cas, il convient de veiller à ne pas exagérer inutilement le nombre de questions posées. De plus, la solution d'inscription configurée soi-même devrait être testée de manière approfondie au préalable, et les entrées dans la base de données (liste des billets) devraient être contrôlées, en particulier lorsque tu dépends de ces données (cf. impression des badges nominatifs).
Étape 3 : assurer le contrôle d'accès et, en option, imprimer les badges nominatifs !
Le jour de l'événement, les invités arrivent souvent par groupes importants. Il est alors essentiel que l'accès se déroule comme sur des roulettes et qu'aucun embouteillage ne se forme à l'entrée. S'il ne s'agit que d'un simple contrôle d'accès, nous recommandons d'utiliser son propre smartphone avec l'application ScanApp, disponible pour iOS et Android. Celle-ci dispose de fonctions complémentaires utiles telles que le scan multiple et le scan de sortie, ainsi que d'un module statistique simple. Grâce à la fonctionnalité multi-utilisateurs, plusieurs appareils peuvent être utilisés en parallèle afin d'accélérer le processus d'entrée. Pour les événements de plus grande envergure, l'application peut également être utilisée sur du matériel professionnel.
Pour les événements d'entreprise, des badges nominatifs imprimés peuvent constituer un complément parfait. Ils améliorent l'approche personnalisée, facilitent le networking et confèrent à ton événement une touche professionnelle. Dans cette configuration, le contrôle d'accès est effectué via le système de caisse de guichet équipé d'une imprimante à badges. Si tu collabores avec TICKETINO, tu disposes à cet égard de nombreuses options et d'une grande liberté de conception. Des collaborateurs expérimentés mettent en œuvre tes idées et peuvent répondre à tes souhaits individuels. Les badges nominatifs sont en général imprimés directement sur place, lors de l'entrée, afin que les invités puissent pénétrer avec leur carte de visite personnelle. Lorsqu'il y a peu d'invités, les badges nominatifs peuvent bien entendu aussi être imprimés à l'avance et distribués sur place.
Étape 4 : assurer le suivi de l'événement !
Ta manifestation est terminée. Tu souhaites te détendre et enfin souffler. Rien à redire à cela. Néanmoins, après un temps de récupération raisonnable, tu devrais te consacrer au suivi de ta manifestation et tirer le maximum de ton événement d'entreprise.
Entretiens ta communauté et mets par exemple à disposition des impressions de ton événement. Un e-mail de remerciement à tes invités t'offre l'occasion de renforcer ta relation avec les participants et les partenaires, ainsi que d'attirer l'attention sur de futures manifestations. Recueille de préférence également des retours, par exemple via des sondages, afin de mieux identifier les éventuelles pistes d'amélioration. Il vaut également la peine d'analyser les statistiques, afin d'en apprendre davantage sur le nombre de visiteurs et les no-shows, le succès de tes actions de communication ainsi que le comportement d'inscription de tes invités. Si tu as recueilli des données complémentaires lors du processus d'inscription via les questions avancées ou l'outil de formulaire, il convient également de les analyser. Pour des analyses plus approfondies, des outils comme Google Analytics, les balises UTM, le pixel Facebook, les tests A/B et les fonctions de reporting intégrées peuvent aider à évaluer les sources de visiteurs, le comportement de clic et les taux de conversion, à optimiser les campagnes et à rendre les futurs événements encore plus réussis.
Étape 5 : découvre et utilise de nouvelles fonctionnalités !
Le cockpit TICKETINO est constamment enrichi de nouvelles fonctionnalités. En tant qu'organisateur d'événements d'entreprise, nous te recommandons de consulter de temps en temps le module « Apps ». Particulièrement intéressantes en ce moment sont les connexions directes aux systèmes CRM ou aux outils d'e-mailing, pour la mise à jour automatique de tes données clients à chaque réservation.
Il n'existe pas encore d'application pour ton CRM ou ton outil d'e-mailing ? Pas de problème, car grâce aux webhooks, tu peux connecter le système TICKETINO à n'importe quel système tiers. Ainsi, les données de commande des acheteurs de billets ou les informations liées à l'événement peuvent être transmises automatiquement. Grâce à des outils comme par exemple Zapier, des workflows passionnants peuvent être construits sur la base de ces données, qu'il s'agisse de la mise à jour automatique de ton CRM ou de l'automatisation marketing par e-mail.
Découvre également la nouvelle solution de scan de leads. Celle-ci peut être utilisée de manière très polyvalente, par exemple si tu souhaites enregistrer sur place des commandes de clients ou des rendez-vous pour des entretiens de conseil. La solution de scan de leads est également intéressante dans une configuration de type « salon professionnel » avec plusieurs exposants, chaque exposant ne recevant alors que les données des invités qui se sont intéressés à son stand, respectivement à ses produits et services, et qui se sont donc laissé scanner par lui.
L'équipe TICKETINO te souhaite beaucoup de succès pour ton événement !
