Scénario d'horreur numéro 1 :
Tu t'es enregistré pour un Event et te rends à l'endroit des événements. En tremblant dans le froid, tu n’est pas surpris de voir une file d'attente immense pour le contrôle d'admission. Les colonnes respectives sont indiquées par ordre alphabétique par A-D et E-K. Découragé tu te mets dans ton tour dans la ligne correspondante (et malheureusement c’est souvent la plus long). Au bout d'un moment tu reçois ton adge et réalises : ton nom est mal, seul ton titre est juste.
Malgré tes demandes, la modification n'est pas possible sur place si bien que tu passes toute la journée avec un badge erroné. Comme c’est désagréable.
Scénario d'horreur numéro 2 :
un Badge erroné n’aurait pas été si mauvais. Plus grave aurait été si la collaboratrice appliquée cherche ton badge et ne le trouve tout simplement pas. La poisse. Maintenant, on te renvoie au Helpdesk. Ceux-ci te donnent une étiquette écrite à la main qui sera collée longues minutes à ton costume propre. Naturellement ton nom n'est pas lisible et tu es vu par les autres invités comme un « invité oublié ».
Ces deux scénarios décrits ci-dessus sont malheureusement encore trop fréquents chez les visiteurs de congrès. Cependant, dans la réalité et avec la technique moderne, il est possible d’éviter cette situation d'effroi. Actuellement avec le soutien d'un système de management d'invités moderne, tu peux sans aucun doute y gagner. Nous expliquons ici comment:
Comment tu évites de longues files d'attente à ton événement ?
Avec un système de management d'invités comme de TICKETINO, les données se trouvent de manière centralisée sur une banque de données, lesquels sont toujours à disposition et servent à l'élaboration des badges. Lors de l’événement lui-même, des imprimantes et terminaux de réception sont installées pour que les invités puissent être personnalisés directement à l'arrivée. Au cas où les données sont incorrectes – ce qui peut très vite arriver avec de grandes listes - tu as sur place la possibilité d'imprimer immédiatement un nouveau badge. Encore mieux : les no-shows sont évités parce que les badges sont personnalisés directement à l’arrivée.
Comment tu produis des badges de personnes qui participent réellement au congrès ?
Avec ton terminal de réception, tu peux scanner le billet mobile ou le print-at-home, ou - au cas où les invités auraient oublié à la maison le billet suite à un gros stress – il est possible de les retrouver manuellement dans le système. Les badges sont imprimés directement après le scanning ou le fait de faire enregistrer - et cela dans un temps record.
Comment tu accueilles tes invités ?
Puisque la recherche de badges ennuyeuse est supprimée, tes collaborateurs ont du temps pour saluer aimablement tes invités et les appeler par leur nom. Cela donne à l'invité le sentiment de valorisation.
Qui se passe avec les no-shows ?
Heureusement, ce n'est pas évident de prévoir combien de no-shows un congrès aura à subir. L'expérience nous a enseigné que les no-shows sont, malheureusement, un fait dans le business des événements. Cependant par le système de management d'invités, tu as toujours l'aperçu de tous les invités. Tu vois du premier regard qui est déjà entré et quels invités méritent d’être encore attendu.
