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Mach deine Einlasskontrolle zum Kinderspiel

Posted by Solange Vogt on 07.12.2016 13:00:00

Bei den Eventvorbereitungen wird die Einlasskontrolle oft erst kurz vor dem Event organisiert. Dabei ist dies ein wichtiger Bestandteil von jedem Event, welcher von Anfang an Aufmerksamkeit abverlangt. Damit du für deinen nächsten Event bestens vorbereitet bist, zeigen wir dir in diesem Blogpost auf, worauf du achten musst, damit du die Einlasskontrolle wie ein Profi abwickeln kannst.

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Beschriftung

Die Ein- und Ausgänge sollten eindeutig beschriftet sein (z.B. VIP, Vorverkauf, Abendkasse), damit deine Besucher diese auf keinen Fall verfehlen oder in der falschen Warteschlange stehen. Auch wenn es fast überflüssig erscheint, nehme dir die Zeit alles, vom Notausgang bis hin zu den Toiletten, ausführlich und deutlich zu beschriften. Erfahre hier wertvolle Tipps, was du sonst noch für eine erfolgreiche  Konzertplanung beachten musst.

 

Location

Bereits bei der Auswahl der Location sollte man die Einlassmöglichkeiten kritisch hinterfragen und sich die ersten Gedanken zum Einlass und zum Besucherfluss machen. Gibt es mehrere Eingänge (beispielsweise einen Eingang für den Vorverkauf und einen Eingang für die Abendkasse)? Gibt es separate Eingänge für die Künstler, Staff und VIPs? Gibt es eine stabile Internetverbindung beim Eingang und genug Platz für Einlassschleusen?

 

Scanner und Abendkassen

Es gibt Ticketing Anbieter, welche dir die Prüfgeräte für die Einlasskontrolle kostenlos zur Verfügung stellen. Kläre frühzeitig mit deinem Ticketing Partner ab, was es für Möglichkeiten für die Einlasskontrolle gibt und welche Voraussetzungen es zu beachten gilt. Bei einer genügend grossen Ticketmenge stellt dir dein Ticketingpartner kostenlos Handscanner, Tageskassen mit Drucker oder Laptops mit Scanner für die Einlasskontrolle zur Verfügung. Bei kleineren Ticketmengen besteht die attraktive Möglichkeit, die Ticketkontrolle über eine kostenlose Scan App abzuwickeln.

 

Stelle sicher, dass du die Hardware rechtzeitig und in genügend grosser Anzahl reservierst. Kläre mit dem Ticketinganbieter welche Anzahl Prüfgeräte und welche Prüfmethode für deinen Anlass geeignet ist. Prüfst du die Tickets mit dem Smartphone über die kostenlose Scan App des Ticketingpartners, genügt in den meisten Fällen ein Kontrollgerät pro 200 Tickets. Mache dich mit den Kontrollgeräten vertraut und warte mit dem Einrichten der Scanner nicht bis zur letzten Stunde vor dem Event. Prüfe alle Komponenten direkt nach Erhalt und führe einige Test-Scans durch. Bei Fragen profitierst du von genügend Zeit damit dir dein Ticketingpartner allfällige Unklarkeiten aus der Welt schaffen kann.

 

Staff

Stelle sicher, dass Security und Staff frühzeitig und ausführlich geschult werden, damit sie sich richtig verhalten. Erledige Ausweis- und Sicherheitskontrollen bevor die Tickets gescannt werden, somit bleiben die ungewollten Gäste draussen und beschäftigen nicht dein ganzes Team mit langen Diskussionen. Überlege dir bereits im Vorfeld was passiert wenn ein Ticket ungültig ist oder der Einlass aus einem anderen Grund verweigert werden muss. So sind deine Mitarbeiter für alle Fälle vorbereitet und können schnell, sicher und effizient reagieren.

 

Entscheidungsträger

Platziere einen erfahrenen Mitarbeiter direkt am Einlass, welcher im Zweifelsfall auch kritische Entscheidungen treffen und Fragen klären kann. Somit werden Wartezeiten reduziert und es entsteht kein Rückstau. Delegiere diese Aufgabe zwingend an eine zuverlässige und erfahrene Person. Als Veranstalter wirst du während der kritischen Einlassphase wohl anderweitig beschäftigt sein. Wenn ein grosser Ansturm erwartet wird, überlege dir das zeitliche Eintreffen der Gäste über die Abgabe von attraktiven Giveaways oder Goodies zu steuern.

 

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Eintritts-Bänder und Garderobe

Mit Kontrollbändern oder Stempeln können sich die Besucher ohne ständige Ticketkontrollen frei bewegen. Wenn du vor hast an deinem Event Kontrollbänder einzusetzen, unterschätze den dafür notwendigen Zusatzaufwand nicht. In der Regel dauert es zweimal so lange, den Gästen ein Kontrollband abzugeben und anzuziehen, wie ein Ticket zu scannen. Es ist daher zu empfehlen, dass du zusätzliches Personal bei der Nutzung von Eintrittsbändern einsetzt, damit der Einlass schnell und reibungslos erfolgt und kein Stau beim Eingang entsteht. Die Goldene Regel für einen erfolgreichen Einlass lautet: Pro Ticketkontrollpunkt (Scanner) mindestend eine zusätzliche Person für die Bändelabgabe und zwei Personen für die Garderobe zu stellen.

 

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Topics: Einlasskontrolle

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