Nach dem Event ist vor dem Event: Die Auswertung und Analyse ist ein wichtiger Bestandteil von jedem erfolgreichen Eventmanagement und sollte möglichst zeitnah nach dem Anlass erfolgen. Mit diesen einfachen Tipps holst du mehr aus deiner Nachbearbeitung heraus.
Gratulation! Du hast es geschafft. Der letzte Gast hat die Location verlassen und die Abbauarbeiten sind schon in vollem Gange. Doch bevor du die Beine hochlegst und ab in deinen wohlverdienten Feierabend verschwindest, solltest du dir Zeit für die Nachbearbeitung deiner Veranstaltung nehmen.
1. Feedback durch Umfragen einholen
Mit einer einfachen Umfrage kannst du direktes Feedback von den anwesenden Gästen einholen. Egal ob on- oder offline, überlege dir einfache und direkte Fragen, welche die Kundenzufriedenheit in den Vordergrund stellen und dir bei der Planung deines nächsten Anlasses helfen. Dein Ticketing Partner kann dich bei der Erstellung einer geeigneten Onlineumfrage sowie beim E-Mail Versand unterstützen.
2. Teilnehmerlisten und Statistiken auswerten
Nimm dir die Zeit, die Teilnehmerlisten und Besucherstatistiken auszuwerten. Durch die sorgfältige Analyse kannst du wichtige Informationen über deine Besucher generieren und mehr über ihr Kaufverhalten erfahren. Bei der Auswertung solltest du unter anderem auf folgende Punkte achten:
- Entsprechen die effektiven Besucher überhaupt der von dir angenommenen Zielgruppe? Oder müsste eventuell der Schwerpunkt deiner Marketingaktivitäten überdacht werden?
- Wann wurden die meisten Tickets verkauft? Überlege dir in Zukunft mit gezielte Rabattaktionen den Vorverkauf zu fördern und Frühbucher mit entsprechenden Early Bird Aktionen zu belohnen.
- Über welche Vorverkaufskanäle wurden die meisten Tickets verkauft? Welche Absatzkanäle sollte man in Zukunft priorisieren oder intensiver bewerben?
- Von wo kommen deine Besucher? Wäre ein Location-Wechsel für deinen nächsten Anlass sinnvoll?
Moderne Ticketing Partner stellen Teilnehmerdaten und Listen in Echtzeit zur Verfügung. So kannst du unmittelbar nach deinem Anlass mit der Auswertung beginnen.
3. Abrechnung und Auszahlung überprüfen
Die finanzielle Planung ist essentiell für den Event-Erfolg. Professionelle Ticketing Partner übernehmen das komplette Inkasso und stellen dir unmittelbar nach Durchführung die Eventabrechnung zur Verfügung. Überprüfe diese nach Erhalt und kläre allfällige Unklarheiten oder Unstimmigkeiten umgehend mit deinem Ticketing Partner ab. Stelle dabei sicher, dass die notwendigen Informationen für die Auszahlung, sowie Bankdaten vorhanden sind, damit die Auszahlung der Ticketeinnahmen einwandfrei erfolgen kann.
4. Online Community aufbauen
Social Media ist nicht nur vor und während, sondern auch nach dem Event ein wichtiger Bestandteil der Marketingstrategie. Teile Impressionen, Aftermovies, und Eventdokumentationen umgehend nach dem Event auf Facebook & Co und gebe deiner Community die Gelegenheit, die Unterhaltung auch nach dem Anlass online fortzusetzen. Die Pflege deiner online Communities nach dem Event wird deinen Ticketverkauf beim nächsten Mal mit Sicherheit positiv beeinflussen.
5. Bei deinen Gästen bedanken
Bedanke dich bei deinen Gästen für ihre Teilnahme am Event. Nutze hierzu neben Social Media auch ein einfaches Dankesmailing und nutze die Gelegenheit, sie gleichzeitig auf bevorstehende Events und Spezialangebote aufmerksam zu machen. Moderne Ticketing Partner haben die hierzu notwendigen Tools und können dich nicht nur bei der Teilnehmerauswertung, sondern auch beim Mailingversand unterstützen.
6. Debriefing durchführen
Bedanke dich auch bei deinen Event Partnern und Lieferanten. Auch hier kann dir eine kurze und zielgerichtete Umfrage wichtiges Feedback bringen. Partner und Lieferanten haben am Event oftmals am meisten Kundenkontakt und können dir Optimierungspunkte aufzeigen, welche deinen nächsten Event noch erfolgreicher machen. Vereinbare Debriefing-Termine mit Schlüsselpartnern um Details, Verbesserungspotential und Lösungsansätze zu besprechen.
