Corinne Eisele arbeitet für den Gebäudetechnikverband suissetec in Zürich. Neben ihrer Tätigkeit im Rechtsdienst plant sie für die Organisation unterschiedliche Veranstaltungen wie beispielsweise den suissetec-Kongress, an dem sich jährlich über 600 Verbandsmitglieder, Delegierte und weitere Gäste treffen.
Wir haben uns mit ihr über erfolgreiche Veranstaltungen, grosse Herausforderungen und die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Anspruchsgruppen unterhalten.
Was macht einen erfolgreichen Kongress für Sie aus?
Das wichtigste für mich ist, dass alles möglichst reibungslos und wie geplant abläuft. Wenn dann doch etwas Unvorhergesehenes auftritt, sollten es die Gäste möglichst nicht bemerken.
Was sind die grössten Herausforderungen bei der Organisation eines Kongresses?
Je nach Grösse und Standort des Kongresses ist es nicht immer einfach, eine passende Lokalität zu finden. Am schwierigsten gestaltet sich dies, wenn man im Vorfeld nicht genau abschätzen kann, wie viele Besucher sich anmelden werden.
Was muss man in der Zusammenarbeit mit den zahlreichen Partnern und Lieferanten beachten?
Professionalität und Flexibilität sind meines Erachtens die wichtigsten Eigenschaften eines Partners, auf dessen kompetente Unterstützung man sich verlassen kann.
Wie behält man am besten den Überblick über die Teilnehmer-Anmeldungen?
Die Anmeldungen sollten an einem zentralen Ort zusammenlaufen und fortwährend erfasst werden - es ist wichtig, dass man immer eine Übersicht über den aktuellsten Stand hat. Umso besser ist es daher, wenn man diese elektronisch automatisiert verwalten kann.
Was war die grösste Herausforderung, die Sie bei einer von Ihnen organisierten Veranstaltung bewältigen mussten?
Die grösste Herausforderung war und ist es nach wie vor, Tisch-Platzierungen so vorzunehmen, dass alle Teilnehmer zufrieden sind - das ist praktisch unmöglich.
Welche Tipps würden Sie Neueinsteigern im Eventmanagement geben?
Unbedingt als erstes eine solide Checkliste mit allen Aufgaben, Terminen und Zuständigkeiten aufzustellen. Dies zwingt einem dazu, den ganzen Event vom Anfang bis zum Ende durchzudenken und sich genau zu überlegen, was man will. So hat man die nötige Klarheit, um alles entsprechend organisieren zu können.
Wie geht man am besten mit unerwarteten Vorkommnissen und Herausforderungen am Event um?
Mit Ruhe. Nur wenn man ruhig bleibt und sich nicht aus der Fassung bringen lässt, kann man klar denken, improvisieren und schnell eine gezielte Lösung finden - und diese auch umsetzen.
Wir bedanken uns für die Zeit und wünschen weiterhin viel Erfolg bei den Veranstaltungen von suissetec.
