Budget das Zauber- oder manchmal auch Unwort in jeder Eventplanung. Oft ein Spielverderber aber schlussendlich notwendig und für eine kosteneffiziente und kostendeckende Eventorganisation unabdingbar.
Die Kunst ist es, mit einem haushälterischen Budget ein erinnerungsträchtiges Erlebnis zu organisieren. Nur was gehört in ein Event-Budget und wie kannst du als Veranstalter sicherstellen, dass nicht im Nachhinein ein böses Erwachen folgt?
Oft werden viele Kostenfaktoren von Lieferanten verdeckt und nicht transparent ausgewiesen. Die Erinnerung an einen super Event währt somit nicht lange. Nämlich bis zum Erhalt von mit Fallen gespickten Schlussabrechnungen.
Folgende 3 Budgetposten sind für dich matchentscheidend und können durch dich massgebend beeinflusst werden:
Vermarktung
Werbung muss nicht immer teuer sein. Setzte auf neuzeitliche Vermarktungsformate mit Fokus auf Online-Marketing. Bei der Online-Vermarktung empfiehlt sich eine rollende Budgetplanung. Im Gegensatz zu den herkömmlichen Formaten wie Print, sind Online-Kampagnen einfach und schnell messbar. Durch integrierte Analytics-Lösungen deines Ticketingpartners kannst du schnell Trends erkennen und kurzfristig reagieren ohne unnötig Geld auszuzugeben. Deine Kommunikationsmassnahmen kannst du komplett auslagern und deinem Ticketingpartner übergeben. Dadurch erhältst du optimalen Zugang zu deiner Zielgruppe, verringerst den Streuverlust auf ein Minimum und sparst erst noch sehr viel Geld!
Infrastruktur
Neben Grösse und Art der Location sind infrastrukturelle Gegebenheiten ein wichtiger Bestandteil einer geeigneten Location. Folgende Kriterien sind unter anderem massgebend und entscheidend für deine Kostenplanung:
- Veranstaltungstechnik, Mobiliar und Signaletik
- Raummiete inkl. Verlängerungen
- Personal und Reinigungsaufwand
- Bewilligungen
- Parkplätze für Besucher und Staff (PW’s und LKW’s)
Durch exklusive Verträge der Locations z.B. mit Eventtechnik- oder Ticketingfirmen kann dein Budget massiv und unnötig belastet werden. Diverse relevante Kostenfaktoren sind dadurch für dich nicht mehr beeinfluss- und steuerbar. Um deine Planbarkeit sicherzustellen meide Partner mit Knebelverträgen und setzte auf unabhängige Dienstleister!
Personal
Am Event selber sind vor allem die personellen Ressourcen für Technik, Sicherheit, Produktion, Catering und Gästemanagement relevant. Schau hier genau hin und überlege dir, wer wann und warum anwesend sein muss. Bei Pauschal-Abmachungen ist es weniger kritisch, rechnen deine Lieferanten aber pro Stunde ab, dann solltest du die produktive Zeit der Mitarbeiter im Auge behalten.
