Viele Fragen tun sich im Verlauf der Organisation einer Veranstaltung auf. Der Auftritt auf der Bühne, die Auswahl der Künstler und der Örtlichkeit stehen im Zentrum der Aufmerksamkeit. Damit während der Event-Vorbereitung nicht alle Dämme brechen, solltest du dir aber auch um folgende Themen von Anfang an Gedanken machen.
Wann und wie starte ich mit dem Ticketverkauf?
Grundsätzlich gibt es auf diese Frage nur eine Antwort: So früh wie möglich! Sobald die Lokalität, die Besetzung und das Stück stehen, sollte der Vorverkauf starten. Noch bevor die Sitzkategorien und die Preise endgültig festgelegt sind, ist es ratsam dem Publikum als Dank für eine frühe Buchung einen Platz zum Sonderpreis anzubieten. Insbesondere Stammgäste schätzen diese Möglichkeit und werden nach der Bestellung deinen Event noch lieber Freunden und Verwandten weiterempfehlen. Der frühe Vogel fängt den Wurm, und deshalb nennt man ein Ticket im Vor-Vorverkauf auch gerne «Early-Bird-Ticket». Mache von dieser Möglichkeit Gebrauch und die Chance für einen insgesamt höheren Absatz wird sich merklich vergrössern und die kleinere Marge dieses günstigeren Tickets schnell ausgleichen. Es ist aber nicht nur ein Vermarktungseffekt alleine, auch die bessere Liquidität durch die früh verfügbaren Ticketing-Einnahmen sorgt dafür, dass die Vorführung auf sicheren Beinen steht.
Wie kann die Liquidität bis zum Vorstellungstag gewährleistet werden?
Manche Dienstleister, aber auch die Künstler und Vermittler bestehen in vielen Fällen auf eine Sicherheit, noch bevor die Aufführung stattgefunden hat. Doch woher nehmen, wenn nicht stehlen? Als Veranstalter kann es schwierig sein, allen Ansprüche zeitgerecht und umfassend gerecht zu werden. Da wird gleich noch klarer, dass ein früh begonnener Vorverkaufsstart mit dem günstigsten und passendsten Ticketing-Anbieter dazu gehört. Einerseits wird bereits im Voraus das Vermögen aufgebaut, welches zur Begleichung der Forderungen zur richtigen Zeit eingesetzt werden kann. Andererseits lässt sich so mit dem richtigen Partner die passende Vereinbarung für eine Akontozahlung der Ticketeinnahmen treffen. Wenn dann die Gebühren noch tief sind, steht das Geld für eine Besonderheit mehr an deinem Event zur Verfügung!
Wer kümmert sich um die Wünsche, Fragen und Anmerkungen der Ticketkäufer?
Um die genauen eigenen Vorstellung zur Vorstellung umzusetzen, benötigt ein Veranstalter Zeit, Energie und Inspiration. Damit diese knappen Güter so effizient wie möglich eingesetzt werden und der Kreativität freien Lauf gelassen werden kann ist die Unterstützung eines professionellen und umsichtigen Ticketpartners das A und O. Und das heisst eben nicht nur Verkaufen, sondern auch, dass sich der Ticketingpartner um die zahlreichen Anfragen von Käufern rund um den Verkauf kümmert. Denn die Ticketkäufer möchten nicht nur am Event selbst, sondern auch im Vornherein gut betreut sein. Dazu gehört eine Erreichbarkeit, die der Veranstalter selbst nicht bieten könnte: während 24 Stunden an sieben Tagen in der Woche ist die ideale Firma für Vorverkauf und Gästemanagement per Telefon verfügbar, sowie selbstverständlich per E-Mail, Online-Formular, Fax und Brief. Ihre Gäste haben so die Möglichkeit und die Sicherheit, jederzeit ihre Anliegen anzubringen und rasch eine kompetente und umfassende Antwort zu erhalten. Und du als Veranstalter kannst dich vollumfassend um das Wichtigste kümmern: einen einmaligen und erfolgreichen Event auf die Beine zu stellen!
