Viele Firmen und Institutionen mussten ihre Mitglieder- und Generalversammlungen im Jahr 2020 absagen oder virtuell durchführen. 2021 – auf dem Weg zurück in die Normalität – soll sich das ändern und du willst deinen Kunden und Partnern eine reguläre und sichere GV ermöglichen. Der Anlass soll unter den geltenden Schutzmassnahmen durchgeführt werden und gleichzeitig den Gästen erlauben, sich zu sehen, sich auszutauschen und eine angenehme Atmosphäre schaffen.
Als Branchenkenner und Kommunikationsprofi weisst du um den Wert von Emotionalität. Deine Zielsetzung ist Kundenbindung, und Kundenbindung entsteht durch geschaffene Emotionen und gemeinsame Erlebnisse. Diese sind nur schwer mit einem virtuellen Treffen zu ersetzen. Natürlich gibt es Mischformen, du könntest also in Betracht ziehen, deine Veranstaltung hybrid zu realisieren. Aber Menschen dazu zu bewegen, an einem Anlass teilzunehmen und ein emotionales Erlebnis zu schaffen, bindet. Deine Marke bei deinen Kunden über Erlebnisse zu fördern und zu stärken ist nach wie vor die nachhaltigste und auch wirksamste Art, deine Kunden an dich zu binden.
Die folgenden 5 Punkte sollen dir die Planung deiner nächsten Versammlung erleichtern:
1. Die Strategie
Das übergeordnete Ziel deines Events oder deiner Versammlung ist natürlich zentral. Was ist deine Zielsetzung und wie willst du dein Ziel erreichen? Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten. Wichtig ist es, vordergründig eine Strategie zu bestimmen und diese zu befolgen. Deine quantitativen und qualitativen Ziele sind für den weiteren Kommunikationsfluss ausschlaggebend. Es ist anzunehmen, dass dein übergeordnetes Ziel bereits festgelegt ist, bedenke jedoch, dass der Weg dorthin auch detailliert geplant sein will, v.a. unter den aktuellen Umständen. Alles ändert sich rasch, da ist es auch von Vorteil, ein Ass im Ärmel zu haben und für alle Eventualitäten gerüstet zu sein.
2. Die Wahl des richtigen Ortes
Auch die Wahl der Location spielt bei der Planung eine zentrale Rolle. Unter den heutigen Umständen ist es sicherlich nicht verkehrt, verschiedene Durchführungsorte zu evaluieren und gute, sprich flexible, Verträge auszuhandeln. Flexibel zu sein ist das A und O für den Erfolg deiner Veranstaltung, dies trifft auf die momentanen Umstände umso mehr zu. Klar musst du berücksichtigen, ob an deinem Anlass schlussendlich 1000 oder 2000 Personen teilnehmen werden, wichtiger ist es aber, deine Zielsetzung zu erfüllen und dass sich die Gäste mit deiner Marke auseinandersetzen. Es ist sicher gerechtfertigt, sich über die Teilnehmeranzahl Gedanken zu machen und bei einem hybriden Event zu wissen, wie viele Gäste vor Ort und wie viele virtuell teilnehmen werden. Aber auch das kann sich ev. noch kurzfristig ändern, deshalb ist es wichtig, punkto Location flexibel sein zu können. Werden diese möglichen Änderungen bei der Planung bereits im Voraus berücksichtigt, kann das finanzielle Risiko erheblich eingeschränkt werden.
3. Die Wahl der Tools
Damit du deine Kunden über verschiedene Kanäle einladen kannst, benötigst du ein Gästemanagement-Tool, das die Gäste auch dazu motiviert, sich für deinen Event anzumelden. Wenn die Teilnehmer schon bei der Anmeldung merken, dass es sich um einen vielversprechenden Event handelt, da alles sehr professionell gehandhabt wird, sind sie auch motiviert, sich dafür anzumelden. Dazu musst du bei der Anmeldung gar noch nicht genau sagen, wo genau der Event stattfinden wird oder das Programm bekanntgeben. Du zeigst dich positiv und sorgst so dafür, dass sich die potenziellen Gäste mit deiner Marke beschäftigen. Indem du beim Anmeldeverfahren vieles offen lässt, baust du Spannung auf. Du versprichst den Gästen natürlich, sie auf dem Laufenden zu halten und kannst so den Kontakt zu ihnen pflegen.
Das TICKETINO-Gästemanagement-Tool bietet Ihnen all das und noch mehr: Deine Einladungen und Anmeldungen werden automatisch verwaltet. Die übersichtliche Datenbank erleichtert dir die Kommunikation mit deinen Teilnehmern, auch nach dem Event. Auch unsere neuen Corona Features sorgen für einen rundum sicheren Event für alle Beteiligten: Dank der automatischen SMS-Verifikation werden die für das Contact Tracing hinterlegten Telefonnummern auf ihre Richtigkeit überprüft. Dank der automatischen Sitzplatzblockierung werden Sitze zwischen einzelnen Gruppen automatisch blockiert, was sich z.B. für einen grossen Saal bspw. bei einer Schulung als nützlich erweisen kann.
Diese Massnahmen kannst du alle deinen zukünftigen Gästen kommunizieren. Es ist immer wichtig, möglichst transparent zu sein, so fassen deine Kunden mehr Vertrauen zu dir. Wenn sie merken, dass du alle erdenklichen Vorkehrungen für ihre Sicherheit triffst, werden sich die Leute bedenkenlos anmelden und einen sehr positiven Eindruck von dir nach Hause nehmen. Sie werden die Veranstaltung unbeschwert geniessen können und positive Erinnerungen sammeln, da sie wissen, dass du als Organisator für sie sorgst.
4. Das richtige Timing
Eine gute terminliche Planung verschont dich vor Rückschlägen. Im Konzept reflektierst du jede Möglichkeit und passt deine Planung laufend den Gegebenheiten an. Mit fixen Entscheidungspunkten bewahrst du deine Institution oder deine Firma vor unvorhergesehenen Kostenfolgen. Du hast das Risiko dank schlauen Instrumenten und einer guten Planung vollständig im Griff. Du bestimmst den Weg zum Ziel.
5. Die Nachbearbeitung
Vor dem Event ist nach dem Event. Nach dem Event kannst du den Gästen Bilder vom Event zuschicken, sie eine Umfrage zu ihrer Zufriedenheit ausfüllen lassen und ein Dankesschreiben verfassen. Mach sie auch schon auf die nächste Veranstaltung von dir aufmerksam, auch wenn sie erst in einem Jahr stattfinden wird. Gerade auch in weniger sicheren Zeiten solltest du die Chance wahrnehmen und deinen Kunden Emotionen vermitteln, heisst: Kundenbindung und Verbundenheit mit deiner Marke fördern.
Fazit
Wir lieben es Menschen zu vereinen und sind überzeugt, dass nachhaltige Kundenbindung emotional entsteht und besonders bei persönlichen Treffen und Erlebnissen gefördert werden kann. Herkömmliche Events gepaart mit virtuellen Möglichkeiten, also hybride Events, ermöglichen die Realisation von Mitglieder- oder Generalversammlungen, die deinen Gästen noch lange in Erinnerung bleiben werden. Das TICKETINO-Gästemanagement-Tool erleichtert dir die Arbeit enorm.
Falls du Fragen hast oder Unklarheiten bestehen, melde dich unverbindlich bei uns!
