Vorausschicken möchten wir natürlich, dass es der grösste Fehler ist, gar keinen Vorverkauf zu schalten und mit der Hoffnung zu leben, dass die Leute dann wie durch Zauberhand deine Veranstaltung besuchen.
Wenn das Wetter aber am Event-Tag nicht den Vorstellungen entspricht, eine Herausforderung in der Familie auftaucht oder das Interesse am Event selbst hat abgenommen, ändern viele potentielle Besucher rasch ihre Meinung.
Sind sie nicht durch einen vorgängigen Ticketkauf gebunden, gestalten sie den Tag in diesen Fällen dann nicht wie geplant und dir entgeht so wertvoller Umsatz.
Hast du dich aus naheliegenden Gründen für den Vorverkauf entschieden, können dir die folgenden fünf Tipps bei der Wahl des passenden Ticketingpartners sicherlich helfen.
1. Achte auf transparente und vollständig kommunizierte Konditionen
Viele Ticketvertreiber kommunizieren ihre Preise nicht transparent. Damit wird erreicht, dass Veranstalter Äpfel mit Birnen vergleichen. Es werden zum Beispiel Kreditkatengebühren versteckt, die dem Ticketkäufer in Rechnung gestellt werden oder es werden auf der Preisliste nur die Systemkosten als Kosten erwähnt. Sieht der Veranstalter dann die Schlussabrechnung, staunt er oft nicht schlecht, wenn Gebühren von bis zu 15% des Ticketpreises an den Ticketvertreiber gehen.
Nicht viele Anbieter haben transparente und offen einsehbare Konditionen bei denen alles enthalten ist. Als Veranstalter solltest du also auf der Hut sein und bei deinem potentiellen Anbieter auch das Kleingedruckte lesen. Vereinzelt gibt es nämlich auch Anbieter, die einen kostenfreien Service anbieten. Dabei wird behauptet, dass die Kosten über Werbeeinnahmen für Coupons gedeckt werden. Die Realität kann dich jedoch schnell einholen, wenn in den allgemeinen Geschäftsbedingungen steht, dass die Kosten doch anfallen, wenn keine Werbung auf die Tickets gedruckt wird. Oder mit anderen Worten: Die Dienstleistung kann doch kostenpflichtig werden!
Am besten du suchst dir als Veranstalter einen «all-inclusiv-Anbieter» aus, bei welchem sämtliche Gebühren in den Konditionen transparent dargestellt werden und der im Idealfall auf seiner Webseite einen Preisrechner hat und zudem keine Aufschaltgebühren verlangt.
2. Behalte auch die technischen Möglichkeiten und die Kosten für die Ticketkontrolle im Auge
Auch bei den Preisen für die Hardware vor Ort lohnt es sich für dich als Veranstalter, gut hinzuschauen und zu vergleichen. Einige Firmen verrechnen für die Benützung der Kontrollgeräte viel Geld. Bist du Veranstalter von einer Reihe Events, kann das ganz schön ins Geld gehen. Nur spezifische Anbieter bieten dir Kontrollgeräte kostenfrei an oder stellen dir gratis eine App zur Verfügung, mit welcher du die Einlasskontrolle über das Smartphone abwickeln kannst.
Bei Businessevents, Messen oder Kongressen besteht oft das Bedürfnis für ein Check-in nach Namen oder die Erstellung von Namensschildern. Dafür benötigst du Scanner oder Laptops mit PC-Clients um allfällige Badgedrucker anzusteuern. Nur wenige Gästemanagement- und Ticketing-Firmen bieten dir solch einen vielseitigen und nach deinen Bedürfnissen ausgerichteten Service an. Natürlich lohnt es sich, bei der Evaluation des richtigen Gästemanagement- und Ticketing-Partners auch an die Gegebenheiten vor Ort zu denken.
3. Achte auch auf die Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Schnelligkeit des Systems
Nur wenige Ticketingpartner bieten dir ein Cockpit an, wo du unabhängig von der Uhrzeit deine Veranstaltung und die Tickettypen erfassen, ändern und den Vorverkauf per Mausklick aktiveren kannst. So ein Zugang zur Selbstverwaltung des Events hat den Vorteil, dass bei häufig aufkommenden Fragen der Eventcontent angepasst werden kann und Fragen der Ticketkäufer im Keim erstickt werden. Wähle also einen Ticketvertreiber, der selbstbedienbar ist und du deswegen auf Wartezeiten bei der Vertragsunterzeichnung oder bei der Supportabteilung verzichten kannst.
4. Stelle dir die Frage, ob du Ticketvertrieb oder Ticketvermarktung benötigst
Diese Frage stellen sich viele Veranstalter und ganz offen gesagt benötigen die meisten beides. Veranstalter benötigen eine gut funktionierende, selbstbedienbare Ticketvertriebsplattform, ein gut ausgebautes Vorverkaufsstellennetz und ein Online-Angebot, welches sich gut in die eigene Webseite integrieren lässt. Ebenso wichtig ist, dass man den Gästen soviele unterschiedliche Zahlungsmöglichkeiten wie möglich anbietet (Visa, Mastercard, Postfinance, PayPal, Sofortüberweisung, Rechnung, etc.).
Als Veranstalter musst du darauf achten, dass die Geldströme durch einen verlässlichen und vertrauenswürdigen Ticketvermarkter abgewickelt werden. So minimierst du dein Risiko und es entstehen keine unnötigen Aufwände für Zahlungsarten oder Administration. Gerade bei den Verkaufskanälen und Zahlungsmitteln solltest du darauf achten, dass dein Ticketvertrieb allen potentiellen Gästen rund um die Uhr zur Verfügung steht und keine Personen von einem Kauf ausgeschlossen werden. Auch hier lohnt es sich, verschiedene Anbieter genau zu vergleichen, da nur wenige eine tatsächliche 360-Grad-Lösung anbieten.
5. Wähle den Anbieter, dessen Vermarktungsleistung zu deinen Bedürfnissen passt und bezahlbar ist
Auch hier gilt es, verschiedenstes zu beachten. Einerseits behaupten herkömmliche Ticketvertreiber, die teilweise Medienkonzernen gehören, mehr Tickets zu verkaufen. Schaut man sich die versprochenen Werbemassnahmen jedoch etwas genauer an, dann wird rasch klar, dass es heute wohl andere und weit effizientere Werbe- und Kommunikationsarten für Events gibt. Werbung, die zeitgesteuert, zielgerichtet und messbar ist und die nicht, wie im Falle von Printmedien, riesen Löcher ins Budget schlagen und dann doch in der Wirkung zu wünschen übrig lassen.
Dann gibt es noch die Gruppe der sogenannten Selbstvermarkter, die proprietäre Systeme anbieten, bei denen du dich als Veranstalter um alles selbst kümmern musst. Solche Systeme sind jedoch nur für Veranstaltungen mit sehr, sehr hohen Ticketvolumen kostendeckend. Veranstalter von kleinen bis normal grossen Events sollten sich davor hüten, solche Systeme anzuschaffen. Ein Entscheid in diese Richtung verursacht in der Regel sehr hohe Betriebskosten und die Events können kaum mehr kostendeckend durchgeführt werden.
Mit dem Einzug der sozialen Medien wurden viele interessante neue Möglichkeiten für die Eventvermarktung geschaffen. Es gibt globale Plattformen, die von cleveren Ticketinganbietern bereits seit geraumer Zeit für die Eventvermarktung eingebunden werden und dir als Veranstalter günstig und ohne viel Zusatzaufwand zur Verfügung stehen.
Du sollst dich deshalb in der Evaluation deines Ticketingpartners nicht von den Argumenten herkömmlicher Anbieter blenden lassen. Wenn dein Event die nötigen Voraussetzungen erfüllt, können mit heutigen modernen und digitalen Vermarktungsangeboten mit weitaus weniger Werbebudget viel mehr Tickets verkauft werden.
