Mit einer hohen Automatisierung des Gästemanagements kannst du als Messeveranstalter die Qualität und Sicherheit an deiner Messe erheblich beeinflussen, Zeit und Geld sparen und Missbräuche verhindern.
Folgenden 5 Themenschwerpunkten solltest du bei der Messeplanung Beachtung schenken:
1. Promotionen kinderleicht gemacht
Einer der entscheidenden Faktoren für Messeveranstalter ist die Besucheranzahl. Je höher die Zuschauerzahl, desto wertiger ist die Messe für den Aussteller und letztlich auch für dich als Messeveranstalter. Der Preis für die Ausstellerflächen steht in direkter Relevanz zur Zuschauermenge und ist ein wesentlicher Aspekt des Mehrwerts für deine Aussteller. Die Frage für dich als Veranstalter stellt sich jedes Mal von neuem - welche Massnahmen ergreife ich zur Erhöhung der Besucherzahlen und welcher Aufwand ist damit verbunden? Viele Messen arbeiten noch mit physischen Promotionsscheinen oder Gutscheinen, welche durch die Aussteller verteilt werden und dann zum vergünstigten oder gar kostenlosem Eintritt berechtigen. Die Verteilung dieser Gutscheine ist aufwendig und mit hohen Kosten verbunden. Die Auswertung der Adressen pro Veranstalter äusserst sich als sehr unwirtschaftlich, da diese relativ umständlich ist. Oft werden die Karten noch eigenhändig abgezählt und zugeteilt und die wertvollen Adressdaten finden den Weg aufgrund des hohen Bearbeitungsaufwandes niemals in ein CRM-System.
Moderne Systeme ermöglichen den Veranstaltern Gutschein- und Promotionscodes zu erstellen und diese über die verschiedenen Kanälen unter die potentiellen Gäste zu bringen. Mit den begleitenden Kommunikationsaktivitäten werden die potentiellen Gäste aufgefordert, sich vorgängig auf der Internetseite des Veranstalters ein Ticket zu lösen. So ist sichergestellt, dass die wertvollen Kundendaten ohne Umweg im System erfasst sind und anschliessend automatisiert dem Veranstalter zugeteilt werden können. Besonders geschätzt wird der Prozess auch von den Ausstellern, weil der Versand oder die physische Verteilung von Vouchers entfällt. Die Codes können so den Kunden mit einem Serienbriefen oder sogar elektronisch per Email zugestellt werden. Zudem kannst du als Veranstalter die Aktivitäten deiner Aussteller beobachten. Du siehst, welche Veranstalter mit den Codes aktiv Besucher anwerben und hast jederzeit den Überblick über die Buchungen im System.
2. Kontrollierbare Ausstellerausweise
Ein permanent vorhandenes Ärgernis für dich als Messeveranstalter können die Zuteilungen und Bestellungen sowie das Handling von Ausstellerkarten sein. Oft verursachen physisch hergestellte, nicht über einen Barcode kontrollierbare Ausstellerkarten Sicherheitslücken und fördern den Missbrauch. Dies kann dazu führen, dass ganze Gruppen von Zuschauern kostenlos an die Messe kommen, indem die Ausweise weitergereicht werden. Aussteller geben die Karten nach dem Betreten des Geländes weiter und dem Veranstalter gehen wertvolle Erträge verloren. Werden Ausstellerbadges elektronisch mit Barcode ausgestellt, sind diese am Einlass auch über das Ticketing-System kontrollierbar. Du kannst den Ausstellern also klar kommunizieren, dass die Ausstellerkarten elektronisch kontrolliert werden und nur einmal pro Tag gültig sind. Somit ist der Missbrauch unterbunden und der Aussteller weiss, dass die Karten nicht weitergereicht werden können.
3. Zusätzliche Aussteller- oder Gästekarten
Für viele Messen werden die Bestellungen für Ausstellerkarten immer noch manuell abgewickelt. Der herkömmliche Bestellprozess ist auf jeden Fall ein aufwändiges und dadurch unter Umständen auch teures Vorgehen. Viel einfacher geht es über eine Online-Bestellmaske, welche direkt auf die unterschiedlichen Kontingente der verschiedenen Aussteller zugreift. Aussteller erhalten einen Code und können sich auf der Veranstalterseite einloggen. In den Feldern der Maske bereits eingetragen erscheinen die Firmendaten des Ausstellers mit den gebuchten Messe-Quadratmetern, die wiederum zu einer gewissen Anzahl Ausstellerkarten berechtigen. Der Aussteller erfasst lediglich noch die Namen der Mitarbeiter, die an der Messe teilnehmen und druckt sich die Bestellbestätigung mit Print@Home aus. Benötigt ein Veranstalter noch zusätzliche Gästeeintritte für Kunden oder VIP’s oder braucht er zusätzliche Karten für weitere Mitarbeiter, so kann er die Bestellung gleich im Anschluss erfassen und die Karten wahlweise mit Kreditkarte oder zusammen mit der Gesamtrechnung bezahlen. Im Backoffice kann der Veranstalter die Austellerkarten aus der TICKETINO Datenbank drucken und den Ausstellern zusenden oder dieser zur Abholung vor Ort im Messebüro bereitlegen. Solche Lösungen sind bereits zum Tiefstpreis verfügbar!
4. Leaddatenerfassung für Aussteller am Stand
Messerapporte zu schreiben ist für viele Aussteller eine wiederkehrende und mühselige Herausforderung. Einerseits möchten Aussteller an der Messe mit möglich vielen Kunden in Kontakt kommen und ihre Zeit mit Überzeugungsarbeit und Kontaktpflege auslasten. Andererseits ist es für den Aussteller zwingend zu wissen, wer am Messestand gewesen ist. Nur so kann die professionelle und zeitnahe Nachbearbeitung des Leads gesichert werden. Mit wenig Aufwand kann sich der Aussteller beim Besucher für das Gespräch an der Messe bedanken und den Lead in Richtung Sales-Funnel dirigieren.
Mit den handlichen Scannern von TICKETINO können die Besucherkarten (Badges) innert Sekunden eingelesen werden. Die Datensätze stehen dem Aussteller anschliessend zur Verfügung und können unmittelbar automatisiert bearbeitet werden. So ist es für Aussteller einfach, Kunden unmittelbar nach der Messe Informationen zukommen zu lassen. Aussteller sparen viel Zeit und können Ihren Erfolg an der Messe messbar machen. Aber auch du als Veranstalter kannst von der Dienstleistung profitieren, indem du diesen Zusatzservice dem Aussteller verkaufst.
5. Busfahrten
Bei vielen Messen bringen externe Busunternehmen die Gäste auf das Messegelände. Damit das Tickethandling einfacher und zu jeder Zeit übersichtlich gestaltet werden kann, kannst du als Veranstalter den akkreditierten Busunternehmungen einen Zugang zu einem elektronischen Verkaufspunkt (POS) zukommen lassen. Die Busfirmen können die Tickets für Ihre Gäste jeweils unmittelbar vor der Abfahrt über Ihren eigenen POS generieren und mit der Print@Home Funktion direkt ausdrucken. Damit verhinderst du das herumschieben von Kontingenten, stornieren von nicht gebrauchten Tickets und deren physische Zustellung. Das Carunternehmen ist im Bezug auf die Zuschauerkarten flexibel und die Gästedaten für die Abrechnung können im Anschluss aus dem Cockpit des Ticketinganbieters generiert werden. Selbstverständlich kannst du dem Busunternehmen beim Verkauf über seinen POS einen Spezialpreis anbieten.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die Digitalisierung auch bei der Organisation von Messen voranschreitet und du als Messeveranstalter viele Möglichkeiten hast, die Qualität und Rendite deiner Messen erheblich zu erhöhen.
Standardisierte und selbstbedienbare Lösungen wie diejenige von TICKETINO können auf die Bedürfnisse deiner Messe angepasst werden und sind zu äusserst interessanten Konditionen ohne Vorinvestitionen und Fixkosten zu haben. Als moderner Veranstalter von Messen erkennst du die Zeichen der Zeit und willst von den neuen Chancen und Möglichkeiten profitieren - und dabei natürlich viel Zeit und Geld sparen. Mit der Digitalisierung im Messbereich gehst du zudem auf die Bedürfnisse deiner Kunden und Partner ein und gestaltest die Prozesse rund um Messen und Kongresse neu.
