Du veranstaltest Grossanlässe mit sitzplatzgenauer Reservation und willst deinen Gästen den höchstmöglichen Komfort bieten? Deine Besucher sollten sich auf jeden Fall wohlfühlen und den Event in vollen Zügen geniessen können. Wir geben dir sieben Empfehlungen, was du bei der Organisation von grossen Dinners, Galaabenden und Awardshows mit echten VIP’s beachten musst.
Für das Image der Agentur und noch wichtiger für das Renommee deines Auftraggebers ist es entscheidend, dass deine Gäste vom Event begeistert sind! Jedoch sollten sie auch von der Organisation des Anlasse beeindruckt sein. Dein Anlass muss beim anspruchsvollen Publikum einen nachhaltigen Eindruck von Wohlbehagen, höchster Qualität und Präzision vermitteln. Das Wohlbefinden der Gäste steht für dich und die Auftraggeber zu jeder Zeit im Vordergrund und ihre Zufriedenheit hat höchste Priorität. Doch wie kannst du all diese Ziele erreichen?
1. Chaos beim Empfang vermeiden & grösstmögliche Flexibilität gewähren
Damit es beim Empfang der Gäste und bei der Zuteilung der Sitzplätze keine Probleme gibt und die Organisatoren des Events von der grösstmöglichen Flexibilität profitieren können, wählen moderne Veranstalter ein digitales System zur Verwaltung des Seatings. Dieses System muss auf jeden Fall eine Drag & Drop Funktion zur einfachen Abwicklung von Anpassungen beinhalten. Glücklicherweise gibt es bereits Systeme, welche dir die höchstmögliche Flexibilität gewährleisten und die Organisation während des Anlasses umfassend unterstützen.
2. Alle möglichen Situationen durchspielen
Erscheinen die VIP’s einzeln oder als Paar? Wer sitzt neben wem damit das Event möglichst gut gelingt und sich alle wohlfühlen? Wer ist der Host des Tisches? Was wird unternommen, wenn jemand nicht wie geplant mit einer anderen - oder gar ohne - Begleitung erscheint? Vergiss nicht, alles Situationen durchzudenken, denn das Gästemanagement kann schlussendlich ein Schlüsselfaktor für den Erfolg deines Anlasses sein.
3. Sitzplatzzuteilung im Griff haben
Mit dem richtigen Tool, wie beispielsweise dem «Drag & Drop Sitzplatzmanagement System» kannst du die Plätze den Gästen im Vorfeld zuteilen. Dank der Drag & Drop Funktion kannst du aber jederzeit, bis kurz vor dem Check-in der Gäste, Anpassungen vornehmen. Durch die relativ späte definitive Zuteilung der Sitzplätz profitierst du so von der Möglichkeit allfällige nicht vorhersehbare Anpassungen laufend in die Planung einfliessen zu lassen. Mit dem Drag & Drop Tool kannst du die Feineinstellung der Sitzplatzzuweisung noch bis kurz vor dem Erscheinen der Gäste anpassen. Dies ist insbesondere bei VIP's absolut notwendig, denn es ist oft ungewiss ob und mit wem diese Personen erscheinen werden.
4. Tisch- oder Platzkarten beim Eintreten direkt drucken und abgeben
Durch die digitale Flexibilität stellst du sicher, dass Sitzplätze bei allfälligen Mutationen noch kurzfristig geändert werden können. Bringt der Gast seine Einladung nicht mit, dann findet das Empfangspersonal den Gast mittels Suchfunktion über den Namen im Gästemanagement-Terminal. Die Empfangsmitarbeiter können so die Gäste unkompliziert einchecken und für einen guten ersten Eindruck sorgen. Noch effizienter ist es, wenn die Empfangsmitarbeiter die jeweilige Einladung scannt und der Gast so direkt auf dem Display mit Anrede, Titel, Vornamen und Namen erscheint. So kann dieser gleich persönlich und herzlich willkommen geheissen werden. Da der Gast erst beim Check-in die Sitzplatz- oder Tischnummer erhält, hast du die Möglichkeiten noch bis zu diesem Zeitpunkt Anpassungen vorzunehmen. Am Einlass wird automatisch die Tischkarte mit der entsprechenden Tisch- oder Platznummer gedruckt und dem Gast abgegeben. Die Tischkarte kann im Corporate Design des Events bzw. Auftraggebers produziert werden, sodass diese sehr diskret daher kommt. Somit weiss der Gast wo sein Spitzplatz ist und die althergebrachten Excel-Listen werden überflüssig!
5. Vegetarier, Veganer oder wichtige Informationen für die Regie
Informationen von Sitzplatzänderungen werden über eine online Schnittstelle laufend dem Gastrobereich zur Verfügung gestellt. Somit ist gesichert, dass allfällige Sitzplatzänderungen in Echtzeit zu den Services und zur Regie weitergeleitet werden können. Der Service und die Küche sind so jederzeit über allfällige Sitzplatzänderungen informiert und der Gast erhält zuverlässig sein bestelltes Essen und die gewünschten Getränke.
6. Der VIP sitzt beim gewünschten Entscheidungsträger
Mit dem Drag & Drop Sitzplatz Management System hast du jederzeit die Möglichkeit, halbleere Tische zu eliminieren und die Gäste an andere Tische zu platzieren. Somit sind am Anlass alle Tische wie gewünscht voll besetzt und die Gäste sitzen wie geplant mit den gewünschten Personen zusammen.
7. Personalisierte Einladung zur Akkreditierung
Natürlich erfolgt die Akkreditierung oder Einladung von VIP Gästen besonders subtil! So laden zum Beispiel Verantwortliche ihre VIP Kunden zum ausserordentlichen Anlass gerne persönlich ein. Ob der Verantwortliche ein Formular für den VIP erfasst oder ob der Gast sich selbst über einen Link oder eine Anmeldekarte anmeldet, irgendwann werden die Gäste ins System eingelesen. Ab diesem Zeitpunkt erfolgt eine provisorische Tisch- und Sitzplatzzuteilung. Doch der Event kommt immer näher und während dieser Phase ändert sich bekanntlich vieles. Gäste müssen sich abmelden oder teilen dir mit, dass sie nicht mit der vorgesehenen Begleitung kommen können. Oft wird erst jetzt klar, wie hoch die Anzahl Personen sein wird. Auch kommen oft noch Last Minute Gäste dazu, die auch noch platziert werden müssen.
Zusammengefasst sollten Eventagenturen oder Eventverantwortliche von den aktuellen Tools wie dem «Drag & Drop Sitzplatzmanagement System» Gebrauch machen und von der besseren Qualität des Gästemanagements profitieren. Vergesst also die Excel-Listen und die Anschläge von Platzlisten an den Wänden oder auf Displays! Mit dem Drag & Drop Tool arbeiten Eventverantwortliche und grosse Organisatoren bedeutend ruhiger und gelassener und haben mehr Zeit sich um die Qualität des Anlasses, das Unterhaltungsprogramm oder um das eigentliche Dinner zu kümmern! Somit erreichst du, dass deine geladenen Gäste besonders beeindruckt und zufrieden sind. Die Tools können heutzutage unterschiedlich digitalisiert eingesetzt werden und mit dem Akkreditierungsprozess können beinahe alle Wünsche erfüllt werden.
