Bei der Planung eines Events ist die Wahl der richtigen Location eine der ersten und wichtigsten Entscheidungen. Nebst der Lage, der Kosten und der Verfügbarkeit sind viele andere Kriterien ausschlaggebend für eine erfolgreiche Veranstaltung. Diese Merkmale erkennt man oft erst beim genauerem Hinsehen oder leider auch erst nach der durchgeführten Veranstaltung. Es lohnt sich also eine extra Meile zu gehen und erst nach dem zweiten Blick zu entscheiden.
- Passt diese Location zu meinem Event?
- Wird diese Location von meiner Zielgruppe akzeptiert?
- Werde ich als Veranstalter durch unnötige Vorschriften in der Kreativität eingeschränkt?
Viele offene Fragen - hier ein paar Denkanstösse:
1. Infrastruktur
Neben Grösse und Art der Location sind infrastrukturelle Gegebenheiten ein wichtiger Bestandteil einer geeigneten Location. Achte bei der Besichtigung unter anderem auf folgende Punkte:
- Wie ist die Anlieferung für die Zulieferer und Künstler? Gerade bei umständlichen Entlade- und Belademöglichkeiten für die Technikfirma kann das preisrelevante Folgen haben. Ist der Warenlift oder die Türe zu klein, müssen gegebenenfalls andere Anlieferungsmöglichkeiten geprüft werden oder sogar mehr Personal vorgesehen werden.
- Hat der Raum Tageslicht beziehungsweise kann er abgedunkelt werden?
- Wie ist die Akustik? Eignet sich der Raum beispielsweise für ein Klassikkonzert?
- Hat es bereits fix installierte Veranstaltungstechnik, hat es entsprechende Hängemöglichkeiten?
- Wie ist die Ablüftung? «live cooking» ist in der Erlebnisgastronomie absolut im Trend. Deine Gäste sind dir aber dankbar, wenn sie nach dem Event nicht wie eine «wandelnde Friteuse» riechen!
2. Besucherfluss
Von wo her kommen die Gäste, was passiert beim Check-In und wie lange dauert der Einlass? Oft wird diesem Thema zu wenig Rechnung getragen, was danach zu langen Wartezeiten für die Gäste führt. Wichtig ist den Besucherfluss sinnvoll zu planen. Die professionelle Einlasskontrolle mittels Scanner oder Gästemanagement Terminals sowie die automatische Abgabe von Namenskarten kann mit dem richtigen Partner sehr effizient und schnell durchgeführt werden. Erfahrungsgemäss ist das Nadelöhr in den meisten Fällen die Garderobe, der Security Check oder die Abgabe von Kontrollarmbänder.
Tipp 1: Durch Distanzen zwischen den einzelnen Stationen verteilen sich die Besucher während dem Einlass.
Tipp 2: Je klarer du die Besucher leitest - je schnell geht der Einlass! Arbeite mit einer klaren Signaletik und gegebenenfalls mit Absperrgitter oder Absperrbänder.
3. Sicherheit
Der wahrscheinlich wichtigste Punkt bei der Wahl einer Eventlocation ist die Sicherheit. Leider ist das in der Eventplanung öfters nur zweitrangig, obwohl es schlussendlich um das Wohlergehen der Gäste geht. Fluchtwege, Feuerlöscher, Erste-Hilfe Situation etc. sind nur einige Merkmale zum Thema Sicherheit. Bezüglich «safety» ist ebenfalls eine professionelle Einlasskontrolle unabdingbar. Dein Partner für Ticketing- und Gästemanagement kann dies mittels modernen Kontrollsystemen wie Scanner oder Gästemanagement-Terminals effizient umsetzen. Du als Veranstalter hast jederzeit die Übersicht wer und vor allem wie viele Gäste bereits eingetroffen sind. Für Zutrittskontrollen in die verschiedenen Event-Areas wie z.B. Backstage, Bühne etc. können individuelle Badge-Lösungen eingesetzt werden.
4. Grösse der Location
Die Dimensionen einer Location sind massgebend für das Besuchererlebnis. Wird das Venue zu gross gewählt verlieren sich die Gäste und es scheint als wäre der Event schlecht besucht. Zu kleine Locations schlagen auf die Stimmung und die Gäste fühlen sich eingeengt. Prüfe also, wie viele Gäste im besten und wie viele im schlechtesten Fall kommen. Durch einen professionellen Einladungs- und Registrationsprozess wird der Event planbar.
5. Lage
Bei der Wahl einer geeigneten Location spielt die Lage und die Erreichbarkeit eine entscheidende Rolle. Je nach Art der Veranstaltung ist es unabdingbar, dass die Besucher mit dem öffentlichen Verkehrsmittel oder mit dem Auto anreisen können. Das personalisierte Ticket für den Event kann zum Beispiel als Package mit einem ÖV-Zusatz angeboten werden – und schafft somit zusätzlichen Anreiz die öffentlichen Verkehrsmittel zu benutzen. Sollten zum Beispiel nicht genügend Parkplätze in unmittelbarer Nähe zur Verfügung stehen oder ist die ÖV-Anbindung nicht in zumutbarer Gehdistanz, empfiehlt es sich einen Shuttle-Service einzuplanen. Gäste die nicht direkt aus der Region anreisen haben gegebenenfalls Bedarf an Übernachtungsmöglichkeiten.
6. Transparente Preise
Die Preismodelle der verschiedenen Eventlocations sind vielseitig. Für eine aussagekräftige Budgetierung einer Veranstaltung ist es wichtig zu wissen welche Kosten bei den Aufbauarbeiten, bei der Veranstaltung (inkl. Verlängerung) und beim Abbau (inkl. Reinigung) entstehen. Prüfe ob es sich um transparente All-Inclusive Kosten handelt oder ob die Aufwendungen mit Preisfallen gespickt sind.
7. Vorschriften
Oft gelten klare Hausordnungen in der Eventlocation. Neben den Hausordnungen verfügen viele Locations über strategische Partnerschaften mit Catering-, Veranstaltungstechnik- oder Security-Firmen. Solche Partnerschaften bringen viele Vorteile mit sich, der jeweilige Supplier kennt die Location bestens und kann bereits in der Planungsphase den Veranstalter tatkräftig unterstützen. Zudem ist der Kostenvorteil enorm, da ein grosser Teil der Infrastruktur meistens bereits vor Ort ist. Der Trend zeigt aber, dass sich viele Veranstalter nur ungern vorschreiben lassen mit welchem Technik- oder Cateringpartner sie arbeiten müssen. Gerade Eventagenturen verfügen über langjährige Partnerschaften und werden dadurch in der Kreativität eingeschränkt.
Wir haben dir eindrücklich gezeigt, was du alles bei der Wahl einer passenden Eventlocation beachten musst! Es ist aber durchaus sinnvoll, dir auch Beratung bei einem Partner zu suchen, welche auf die Auswahl eines geeigneten Eventlokals spezialisiert ist. Ebenfalls solltest du mit einer professionellen Ticketing und Gästemanagement Firma zusammenarbeiten, welche dir auch den Tiefstpreis garantiert. Nur so ist dir ein reibungsloser und zuverlässiger Ablauf an deinem nächsten Event garantiert!
