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5 Punkte, wie du ab dem 06. Juni 2020 einfach und sicher Events veranstaltest

Posted by Franz Wyss on 27.05.2020 16:39:00

Gemäss der heutigen Pressekonferenz (27.05.2020) hat der Bundesrat entschieden, dass ab dem 06.06.2020 auch grössere Events wieder möglich sein sollen. «Spontane» Versammlungen von bis zu 30 Personen sind ab Samstag unter Einhaltung der Abstandsregeln wieder zulässig. Auch erlaubt sind Events von bis zu 300 Personen, dort muss jedoch eine Teilnehmerliste geführt werden.

 

Inwieweit Veranstaltungen zwischen 300 und 1000 Personen erlaubt werden, entscheidet der Bundesrat in den nächsten Wochen. Grossveranstaltungen über 1000 Personen sind voraussichtlich noch bis Ende August verboten, und dann wohl nur mit einer sitzplatzgenauen Reservation durchführbar; das Tracing muss also auf den Sitzplatz genau gewährleistet sein, respektive für jeden gebuchten Sitzplatz müssen die Personendaten hinterlegt werden.

 

Die Voraussetzung für alle Events ist, dass Sicherheitskonzepte umgesetzt werden, respektive dass die Sicherheit für alle Anwesenden stets gewährleistet ist. Die Verantwortung dafür liegt bei den Veranstaltern.

Folgende 5 Bedingungen sollten zwingend erfüllt sein, um einen Event zu veranstalten:

 

1. Nachträgliches Tracing ermöglichen

Dies wird am einfachsten durch ein Gästemanagement- und Ticketing-System ermöglicht. Die Gäste buchen vor dem Anlass ihr Ticket oder ihr Sitzplatz und füllen dabei das Formular mit ihren Angaben aus. So ist dieser Schritt schon erledigt, bevor die Gäste überhaupt eintreffen und sie müssen vor Ort nichts mehr Ausfüllen. Ein nachträgliches Tracing kann so im Falle einer Infektion gewährleistet werden. Dies dient dazu, dass alle gefährdeten Personen ausfindig gemacht und informiert werden können und die Ansteckungskette so unterbunden werden kann.

 

Welche Angaben du von deinen Gästen benötigst, kannst du als Veranstalter im selbstbedienbaren TICKETINO-System selbst bestimmen. Da dieser Fall hoffentlich nur selten oder nie vorkommt, ist es wichtig, dass du als Veranstalter damit keine Zeit verlierst bzw. deine Gäste dies nicht noch mühsam vor Ort erledigen müssen. Durch das Ausfüllen der Angaben beim Ticketkauf oder bei der Zeitslotbuchung kommst du deiner Verantwortung nach und kannst die für die Nachverfolgbarkeit notwendigen Daten deiner Gäste liefern.

 

Schon gewusst? Falls dein Event kostenlos ist, also der Ticketpreis 0.- beträgt, kannst du das TICKETINO-System sogar absolut kostenlos zur Registrierung deiner Gäste nutzen.

 

2. Warteschlangen vermeiden

Damit nicht alle Gäste um die gleiche Zeit eintreffen und sich Warteschlangen bilden, solltest du Massnahmen ergreifen, damit dies gestaffelt vor sich geht. Mit speziellen Angeboten kannst du beispielsweise dafür sorgen, dass gewisse Gäste früher eintreffen und nicht zur Hauptfrequenzzeit und sie zum Beispiel mit einem Geschenk oder einem Gastroangebot (Food und Beverage) beglücken. So kannst du den Gästefluss etwas steuern und ein Teil der Gäste erscheint frühzeitig am Veranstaltungsort. Gleichzeitig kannst du vielleicht sogar Mehrumsatz mit Zusatzgeschäften realisieren und ersparst deinen Gästen das Anstehen. Es ist im Ticketingsystem auch möglich, eine unterschiedliche Erfassung der Türöffnungszeiten für bestimmte Plätze zu hinterlegen, so dass die Gäste nacheinander eintreffen und nicht alle gleichzeitig.

 

3. Anzahl Kontaktpunkte minimieren

Mit einem kostengünstigen Ticketsystem können die Gäste ihre Tickets im Vorfeld online kaufen und gleich über die verschiedensten Zahlungsmittel bezahlen. So reduzierst du eine Geldübergabe vor Ort, respektive du unternimmst aktiv was gegen die Übergabe von Bargeld und vermeidest ein Ansteckungsrisiko. Im Ticketsystem kannst du den Gästen auch gleich Vouchers für Getränke anbieten. Die Voucher und Eintrittskarten werden dann auf dem Smartphone hinterlegt oder als Print at Home ausgedruckt. Die Kontrolle der Voucher und Tickets erfolgt über Browserclient oder die Scan App des Ticketing Anbieters. Die App ist kostenfrei und sowohl für Android als auch für iOS verfügbar.

 

4. Klar und transparent informieren

Damit die Gäste wissen, wie sie sich verhalten müssen, ist es unumgänglich, sie auf die geforderten Sicherheitshinweise aufmerksam zu machen. Jeder Gast erhält im Optimalfall die Richtlinien auf dem Ticketbild aufgedruckt. So können die Eventbesucher das Sicherheitskonzept bereits vorgängig durchlesen und sie haben es schwarz auf weiss mit dem Ticket dabei.  Somit ersparst du dir vor Ort unschöne Plakate und Beschriftungen, schliesslich willst du den Gästen am Event Freude vermitteln, das geht ohne Verbots- und Hinweisschilder meistens besser.

 

5. Physische Massnahmen wie Masken und Temperatur messen

Falls du Messen, Kongresse, Konzerte oder sonstige Veranstaltungen für ältere oder gefährdete Personengruppen planst und deshalb besondere Sicherheitsvorkehrungen treffen möchtest, besteht die Möglichkeit, über eine Software automatisiert am Einlass allen Teilnehmern die Temperatur zu messen (Fernscanning).

 

Das System kann vorinstalliert pro Anlass gemietet werden. Als optimale Ergänzung bieten sich personalisierte Masken an, damit du Personen mit auffällig hoher Körpertemperatur auch im Nachhinein einfach identifizieren kannst.

 

Party

 

Wenn du dich für die Buchung eines Fernscanningsystems und/oder personalisierte Masken interessierst, dann kontaktiere und am besten per Mail unter marketing@ticketino.com und wir stellen für dich den Kontakt zum Anbieter her.   

 

Fazit

Mit der Wahl des richtigen Ticketing-Partners ermöglichst du deinen Besuchern einen sicheren Eventbesuch. Du bist in der Lage die Sicherheitskonzepte problemlos einzuhalten und hilfst mit, Ansteckungen zu vermeiden. Du ermöglichst den Gästen einen erlebnisreichen Event und gewährst, falls dennoch etwas passieren sollte, die Möglichkeiten eines nachträglichen Tracings.

 

Topics: Tipps und Tricks, Vorverkauf, Gästemanagement, Einlasskontrolle