Gerade das Event- und Entertainment-Business ist prädestiniert, möglichst viele Aufgaben an externe Ressourcen zu übertragen.
Ein Event ist in der Regel quasi in einem «temporären Zustand». Veranstalter von Business-Events oder öffentlichen Kultur- und Sportveranstaltungen verantworten oft verschiedene Gewerke und Aufgabenbereiche und müssen dies meistens mit einem sehr geringen Personalbestand stemmen können.
Moderne Veranstalter lagern zum Beispiel ganze Kommunikations-Budget an ihren Ticketingpartner aus oder lassen sich das Teilnehmerhandling weitgehend durch einen externen Partner automatisieren. Folgende 2 Kernthemen musst du beim Entscheid Outsourcing - ja oder nein - unter anderem dringend beachten!
Know How
Jeder kennt sie, "die eierlegende Wollmilchsau", viele möchten sie selber sein! Doch gibt es sie tatsächlich und muss man wirklich alles selber können? Ein professioneller Veranstalter sollte als Generalist über das Know How bzw. Netzwerk im Markt verfügen und vertrauensvolle Partnerschaften um sich scharen. Das eigentliche Handwerk für die jeweilige Teilaufgabe sollte er sich von dem besten Player aus der jeweiligen Nische holen.
Macht es nicht Sinn die Eventvermarktung oder automatisierte Akkreditierungsprozesse an einen Dienstleister auszulagern, der täglich nichts anderes macht und über einen Erfahrungsschatz von fast 70'000 abgewickelten Events verfügt?
Einiges spricht dafür, denn Routine und Erfahrung bringen schlussendlich ein Höchstmass an Qualität und bereichern eine Veranstaltung.
Wirtschaftlichkeit
Stichwort «Vollkostenrechnung»! Macht man diese nicht, ist es schwierig auf den ersten Blick den ökonomischen Vorteil zu erkennen. Denken wir zum Beispiel an das Teilnehmerhandling eines Kundenevents; durch haptische Prozesse werden massiv viele und vor allem unnötige Personalressourcen verbraucht.
Durch ein automatisiertes Vorgehen werden diese Kapazitäten frei und können beispielsweise für konzeptionelle oder kreative Arbeiten eingesetzt werden. Ein anderes Exampel ist der automatisierte Inkassoprozess bei kostenpflichtigen Events. Gäste möchten heute nicht mehr nur per Rechnung oder bar bezahlen, auch hier ist das digitale Zeitalter, welches Bezahlung per Kreditkarte, Sofortüberweisung oder Paypal ermöglicht, auf dem Vormarsch. Die Buchhaltung, das Mahnwesen und der administrative Aufwand gleichen hierbei einer Herkulesaufgabe und absorbieren nicht selten 1-2 Personen. Moderne Ticketing-Partner übernehmen diese Aufgabe zu minimalen all-inklusiv Gebühren ab 3.9%!
Outsourcing kostet etwas - das ist klar. Im Event- und Entertainment-Umfeld ist es aber in vielen Bereichen und unter Berücksichtigung sämtlicher Kosten wirtschaftlicher!
Unsere Tipps zum Thema
- Sei dir deinen eigenen Stärken bewusst und konzentrierte dich ausschliesslich darauf. Stopfe Wissens-Lücken mit externen Profis und brilliere am Schluss als Generalist!
- Sei ehrlich mit dir und beachte die Vollkosten!
- Steigere deine Effizienz in dem du dich auf deine Kernthemen konzentrierst und du zeitraubende Aufgaben konsequent auslagerst!
