Die 3 grössten Leuchttürme in der Kostenplanung jedes Businessevents sind Vermarktung/Kommunikation, Infrastruktur und Personal. Wir zeigen Dir, wofür Du konkret Budget einplanen solltest.
Über das Zauber- oder manchmal Unwort «Budget» haben wir bereits in einem früheren Blogbeitrag berichtet. Heute schauen wir etwas detaillierter hin und stellen euch folgende nicht abschliessende Checkliste bereit.
Eins vorweg; in jede Planung gehören Reserven für Unvorhergesehenes – wir empfehlen 10-15%!
Vor dem Event:
- Kosten für Konzept
- Grafiken, Texte, Analysen
- Gästemanagement
- Einladungswesen (physisch oder elektronisch)
- Anmeldewesen (physisch oder elektronisch)
- Kommunikation / Vermarktung
- Eventwebsite / Registrationsseite
- Off- und online Werbung
- Personal
- Projektleitung, Besichtigungen inkl. Spesen
Während dem Event:
- Venue / Location
- Mietkosten (inkl. Auf- und Abbauzeiten!)
- Mobiliar
- IT-Infrastruktur
- Sicherheit
- Energie- und Entsorgungskosten
- Bauten, Deko, Messebau
- Bühnenbau inkl. Bühnendesign
- Messebau
- Signaletik (indoor und outdoor)
- Dekorationen (Tischdeko, Blumen etc.)
- Technik
- Sound & Light
- Video- und Kameratechnik
- Infra-Strom
- Food & Beverage
- Essen und Trinken für die Gäste
- Staff-Verpflegung!
- Künstler-Verpflegung
- Unterhaltung und Attraktionen
- Moderation, Speaker
- Künstler
- Special Effects für die Show / Attraktion
- Gästemanagement
- Registrationstool
- Anmeldwesen
- Einlassmanagement
- Namenskarten
- Logistik (Shuttle, Flüge etc.)
- Hotelkosten
- Give-Aways
- Registrationstool
- Allgemein
- Gebühren für Bewilligungen
- Baubewilligungen
- SUISA
- Nachtfahrbewilligungen, Verlängerungen
- Verkehrsregelung
- Abgaben Behörden
- Versicherungen und allfällige Steuern
- Gebühren für Bewilligungen
Nach dem Event:
- Auswertungen und Umfragen
- Nachfass-Aktionen
- Event-Dokumentation
Nicht vergessen:
Der Gästemanagementpartner Deines Vertrauens berät Dich gerne und bietet Dir bei Bedarf eine Komplettlösung, welche Deinem Budget angepasst ist.
