Durch nicht vorhergesehene Ereignisse kann es vorkommen, dass du als Veranstalter einmal einen Event verschieben oder gar absagen musst. Das ist ärgerlich, zumal du den Event schon lange geplant hast, aber manchmal geht es nicht anders. Wichtig ist es vor allem, deine Ticketkäufer zu informieren. TICKETINO unterstützt dich dabei.
Für den Fall der Fälle, helfen wir dir dabei, die Herausforderungen zu meistern, die mit einer Eventverschiebung oder Absage einhergehen. Egal ob du ein Verschiebedatum gefunden hast oder nicht, die Ticketkäufer wollen wissen, was als nächstes passiert.
Es ist wichtig, dass du den Teilnehmenden alle relevanten Informationen klar und sachlich vermittelst. Du kannst die neuen Informationen beispielsweise auf Social Media oder auf deiner Webseite publizieren, am effektivsten ist jedoch die Kommunikation per E-Mail. Mit der Ticketliste, die du im TICKETINO Cockpit unter «Event-Auswertung» herunterladen kannst, erreichst du erfahrungsgemäss die meisten Ticketkäufer. Im Normalfall hast du von den meisten eine E-Mail Adresse. Ausgenommen davon sind lediglich jene, die an eine physischen Vorverkaufsstelle gekauft oder eine Fake-Adresse hinterlegt haben.
Im Folgenden haben wir dir einige Tipps und Vorlagen zusammengestellt, die du für den Versand an deine Ticketkäufer verwenden kannst.
1. Betreff
Hier ist es wichtig, den Betreff kurz und prägnant zu halten. Deine E-Mail erhält wichtige Informationen für deine Ticketkäufer, deshalb sollte der Betreff sofort die Aufmerksamkeit erregen und nicht als Newsletter daherkommen. Vermeide daher umschweifige Formulierungen oder Emojis und komme sofort zum Punkt. Einige Beispiele:
- [Eventname] - verschoben wegen [Begründung]
- Verschiebung [Eventname] auf [Verschiebedatum]
- Eventabsage [Eventname]
2. Mailtext
Auch den E-Mail-Text selbst empfehlen wir dir kurz und bündig zu halten. Komm ohne Umschweife auf das Thema – die Verschiebung oder Absage deines Events.
Hier einige Vorschläge, wie du deine E-Mail formulieren könntest – gerne darfst du diese hier herauskopieren und verwenden.
Verschiebung:
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Liebe Teilnehmer des Events [XY]
Aufgrund [Begründung] müssen wir leider den Event [XY] verschieben. Die gute Nachricht: Wir haben bereits einen Ersatztermin gefunden! Der Event findet neu am [Verschiebedatum] statt. Eure Tickets bleiben für das Verschiebedatum gültig. Wir freuen uns auf euch und bis dahin – bleibt gesund!
Liebe Grüsse Das Veranstalter-Team |
Absage mit Promocode:
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Liebe Teilnehmer des Events [XY]
Aufgrund [Begründung] kann der Event [XY] leider nicht wie geplant stattfinden. Den bereits geleisteten Betrag erhält ihr in Form eines Promocodes, den ihr für einen beliebigen unserer anderen Events einlösen könnt.
[Promocode] [Link zu weiteren Veranstaltungen]
Wir bedauern die Umstände und hoffen, euch bei einem anderen unserer Events begrüssen zu dürfen. Bis dahin – bleibt gesund!
Liebe Grüsse Das Veranstalter-Team |
Absage:
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Liebe Teilnehmer des Events [XY]
Aufgrund [Begründung] bleibt uns leider nichts anderes übrig, als den Event [XY] abzusagen. Die bereits geleisteten Beträge werden von unserem Ticketing-Partner TICKETINO zurückvergütet. Bei Bezahlung mit Kreditkarte wird der Betrag direkt auf die Kreditkarte gutgeschrieben. Das gleiche gilt für Zahlungen via TWINT und Paypal. Solltet ihr per Überweisung (Post oder Bank) bezahlt haben, bitten wir euch, innert 30 Tagen eure Bankangaben (IBAN und Begünstigter) sowie eure Bestellnummer an per Mail an info@ticketino.com für die Rücküberweisung zu senden. Wir bedauern die Umstände und hoffen, euch bei einem anderen unserer Events begrüssen zu dürfen.
Liebe Grüsse Das Veranstalter-Team |
3. Versand
Falls es sich um einen grossen Event mit vielen Teilnehmern handelt, empfehlen wir dir, den E-Mail-Versand mit einem professionellen Tool abzuwickeln. Wichtig: Falls du auf das Mailingtool verzichten willst und den Versand manuell in Angriff nehmen willst, vergiss nicht, die E-Mail-Adressen ins Bcc-Feld einzufügen! Dies ist sehr wichtig, damit du keine Datenschutzvorschriften verletzt.
Falls du Fragen hast, sind wir unter marketing@ticketino.com gerne für dich da!
