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Planung Corona-konformer Outdoor-Events

Posted by Winona Rohner on 04.05.2021 14:07:59

Mit den Lockerungen der Corona-Massnahmen am 19. April 2021, wurden Sportanlässe, Kino, Theater und Konzerte wieder möglich – dies jedoch nur unter Befolgung strenger Auflagen betreffend Personenanzahl, Kapazität des Veranstaltungsorts, Konsumation, Abstandsregeln etc. Wie du trotz umfassender Einschränkungen einen erfolgreichen Outdoor-Event realisieren kannst, was dabei zu beachten ist und wie dir TICKETINO bei der Planung behilflich sein kann, erfährst du hier!

 

Seit dem 19. April sind Publikumsveranstaltungen mit folgenden Einschränkungen wieder erlaubt: Events mit Publikum dürfen drinnen mit 50 und draussen mit 100 Personen stattfinden. Ebenso gilt es die Kapazität der entsprechenden Veranstaltungsorte auf einen Drittel zu begrenzen sowie eine Masken- und Sitzpflicht einzuhalten. Hinzu kommt ein Konsumationsverbot, 1.5 Meter Abstand zwischen den Sitzplätzen und auf Pausen während Veranstaltungen soll, wenn möglich, verzichtet werden.

 

In Anbetracht der zahlreichen Einschränkungen kann man als Veranstalter/in rasch mal in Ohnmacht verfallen. Wie kann unter den strikten Bedingungen ein Event realisiert werden? Wie steht es um die Planungssicherheit? Wie kann man den behördlichen Vorschriften nachkommen? – Diese Fragen beschäftigen zurzeit viele Veranstalterinnen und Veranstalter, welche nichts lieber tun würden, als ihre Passion und Berufung so schnell wie möglich wieder aufzunehmen. Aus diesem Grund versuchen wir nun etwas Ordnung zu schaffen, wobei wir den Fokus in diesem Blogbeitrag auf Outdoor-Events legen.

 

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Welche Veranstaltungsformen im Freien sind unter aktuellen Umständen vorstellbar?

  • Diverse kulturelle Aufführungen im Freien: Sei es Theater, Zirkus, Vortrag, Freiluftkino oder Stand Up Comedy – sämtliche Aufführungen im Rahmen von 100 Personen und festen Sitzplätzen sind denkbar. Hierbei muss der Sicherheitsabstand sowie die 1/3-Kapazitätsbegrenzung eingehalten, Maskenpflicht vorgeschrieben und ein Konsumationsverbot durchgesetzt werden. Weiter muss die Nachverfolgung der Gäste mittels eines zuverlässigen «Contact Tracings» gewährleistet sein. Solange diese Aspekte berücksichtigt werden und ein schlüssiges Schutzkonzept vorliegt, können solche Events wieder problemlos stattfinden. Eine weitere gute Nachricht ist, dass Mitwirkende wie Mitarbeiter/innen und professionelle Künstler/innen nicht in die 100-Personen-Beschränkung mit einberechnet werden müssen. 
  • Public Viewing in Aussenbereichen mit Gastrobetrieb: Der anstehende Sportsommer mit Fussball-EM und den Olympischen Sommerspielen bietet sich hervorragend an, um Public Viewings im Freien zu veranstalten. Für manche Veranstaltende, welche Zugang zu einem geräumigen Aussenbereich inklusive Gastrobetrieb haben, könnte dies eine sichere Einnahmequelle für den Sommer darstellen. Im Gegensatz zu den Publikumsveranstaltungen gilt hier kein Konsumationsverbot, hingegen dürfen jeweils maximal vier Personen an einem Tisch sitzen. Die Maskenpflicht gilt auch für Public Viewings im Freien, jedoch darf sie bei sitzender Konsumation abgelegt werden. Weiter muss auch hier der Sicherheitsabstand zwischen den Tischen sowie ein nahtloses «Contact Tracing» garantiert werden. Ein Schutzkonzept wird ebenfalls für solche Veranstaltungen gefordert und muss zunächst behördlich abgesegnet werden. Anschliessend steht deinem Public Viewing jedoch nichts mehr im Weg!

Gute Aussichten für Grossveranstaltungen im Sommer

Dank der Medienkonferenz vom 28.04.2021 besteht Hoffnung für Grossveranstalter/-innen. Der Bundesrat kündigte an, dass Kantone Ende Mai für per Juli geplante Grossveranstaltungen bewilligen dürfen, sofern dies von der epidemiologischen Lage unterstützt wird. Veranstaltungen mit bis zu 3'000 Personen sollen – voraussichtlich – in diesem Sommer wieder stattfinden, wobei über deren Durchführung erst in der zweiten Juni-Hälfte definitiv entschieden wird. Daher ist bei solch grossen Events noch keine Planungssicherheit gewährleistet. Weiter ist mit umfassenden, restriktiven Auflagen zu rechnen, welche strenge Schutzkonzepte verlangen und die Gäste müssen entweder geimpft, negativ getestet oder genesen sein, um an solchen Veranstaltungen teilnehmen zu dürfen.

 

Obwohl die Vorfreude gross ist und Grossveranstaltungen im Freien womöglich bessere Chancen haben als Indoor-Events, muss hier beachtet werden, dass dies alles von der epidemiologischen Lage abhängig ist, deren Entwicklung weiterhin ungewiss ist. Wer auf der sicheren Seite sein will, plant zunächst kleinere Events, die unter den aktuellen Bedingungen durchführbar sind.

 

TICKETINO-Tools, die dir bei der Planung und Umsetzung helfen können

Für kulturelle Publikumsveranstaltungen bis 100 Personen und Public Viewings im Freien bietet TICKETINO verschiedene Tools an, die dir die Planung und Durchführung von Corona-konformen Events erleichtern. Die selbstbedienbare Plattform wurde massgebend weiterentwickelt und mit essenziellen Corona Features ausgestattet:

 

  1. Voller Zugang auf Ticketkäuferdaten gewährleistet nahtloses «Contact Tracing»

Bei jeder Bestellung und pro erworbenes Ticket können im TICKETINO System diverse Pflichtfelder definiert werden, welche den Kunden dazu auffordern, seine Kontaktdaten anzugeben. Möchte ein Ticketkäufer seine Daten nicht angeben, so kann der Bestellprozess nicht weitergeführt werden und der Kauf wird nicht abgeschlossen. Zudem kannst du die Daten deiner Ticketkäufer jederzeit selbstständig als Excel-Datei exportieren, wodurch ein unkompliziertes und nahtloses Contact Tracing sichergestellt wird. Im Falle einer Ansteckung kann die Besucherliste an die zuständige Behörde weitergeleitet werden.

 

  1. Saalplanbuchung inkl. automatischer Sitzplatzblockierung

TICKETINO erstellt dir auf Anfrage kostenlos deinen individuellen Saalplan für deinen Event. Dieser kann natürlich auch für Outdoor-Events angefertigt werden und sorgt so für eine geregelte Sitzplatzordnung. In Anbetracht der aktuellen Umstände wurde die Funktion einer automatischen Sitzplatzblockierung eingeführt, welche den verlangten Sicherheitsabstand gewährleistet. Hierbei kannst du den Abstand selbst definieren (bspw. ein oder zwei Sitze), worauf das System automatisch die definierte Anzahl an Sitzplätzen zwischen den einzelnen Bestellungen blockiert. So wird der vorgegebene Sicherheitsabstand automatisch sichergestellt und du ersparst dir viel Zeit.

 

  1. Automatische Verifizierung der Handynummer via SMS

Um eine korrekte Kundendatenerfassung zu garantieren, stellt TICKETINO die SMS-Verifikationsfunktion zur Verfügung. Hierbei erhält jeder Ticketkäufer eine Bestätigungsnachricht auf sein Mobiltelefon, welche dann beispielsweise vor Ort zur Verifikation kontrolliert werden kann. Auf diese Weise kannst du die Falschangabe von Kontaktdaten verbeugen und bei der Eintrittskontrolle davon ausgehen, dass die hinterlegte Handynummer korrekt ist.

 

  1. Mit Slotbuchungsmodul Warteschlangen vermeiden

Mit dem Slotbuchungsmodul von TICKETINO kannst du deinen Kundenfluss «Just in Time» steuern. Deine Kunden können mit wenigen Klicks ihr Wunschdatum sowie ihre Wunschzeit auswählen und wissen demnach ganz genau, wann sie zum Eintritt berechtigt sind. So werden grössere Menschenansammlungen am Eingang verhindert. Für stationäre Ausstellungen, Aufführungen, die sich mehrmals am Tag wiederholen oder Public Viewings, wo mehrere Spiele an einem Tag stattfinden, kann das Slotbuchungsmodul überaus hilfreich sein, um den Gästefluss gezielt zu kontrollieren. So werden Personenbeschränkungen problemlos eingehalten und das Ansteckungsrisiko deutlich minimiert. Ausserdem kann die Slotbooking-Maske nach deinem persönlichen «Look and Feel» konzipiert und nahtlos in deine bestehende Webseite integriert werden.

 

Menschenansammlungen vor dem Eingang verhinderst du natürlich auch durch einen Vorverkauf deiner Tickets. Bei TICKETINO kannst du deinen Vorverkauf inklusive Bezahlung und Einlassmanagement vollständig kontaktlos abwickeln. So kann auch das Risiko einer Ansteckung zwischen Mitarbeitenden reduziert werden.

 

Weitere Tipps

Nebst unseren Corona Features, die dich bei der Umsetzung deiner Outdoor-Events unterstützen, solltest du noch ein paar weitere Aspekte berücksichtigen. Hierzu gehört beispielsweise eine effiziente Durchsetzung der Hygienemassnahmen. Desinfektionsmittel und Schutzmasken sollten wenn möglich vor Ort für die Gäste zur Verfügung gestellt werden. Bei Veranstaltungen im Freien mit Gastrobetrieb wären Einweggeschirr sowie -verpackungen sinnvoll, da der Hygienestandard so deutlich höher eingestuft werden kann. Hierbei sollte jedoch dringend ökologisch mitgedacht werden, sprich recyclebare Einwegartikel verwendet werden. Weiter wird vor Ort oft eine bargeldlose Bezahlung vorgeschrieben und Bestellungen betreffend Konsumation sollten vorzugsweise online abgewickelt werden, wodurch wiederum Warteschlangen vermieden werden.

 

Im Veranstalter-Cockpit von TICKETINO kannst du Ticketkategorien auch für Essen und Trinken generieren, wodurch deine Gäste bereits im Voraus Food&Drink-Pakete vorbestellen können. So verhinderst du nicht nur Menschenansammlungen, sondern erhältst zusätzlich mehr Planungssicherheit hinsichtlich deines Verpflegungsangebots.

 

Wir hoffen, dass wir dir mit diesen Tipps und Tricks sowie unseren Corona Features die Planung deiner Outdoor-Event erleichtern konnten. Stelle am besten zunächst ein schlüssiges Event- sowie Schutzkonzept für deine Veranstaltung zusammen und wende dich anschliessend an die entsprechenden Behörden, um dein Vorhaben abzusegnen. Natürlich darfst du dich auch gerne mit uns in Verbindung setzen, wenn du Interesse an unseren Corona Features hast oder anderweitige Unterstützung für deinen Event benötigst.

 

Melde dich bei uns unter marketing@ticketino.com oder telefonisch +41 43 500 40 80 (CH) | +49 30 201 696 006 (DE). Wir freuen uns auf deine Kontaktaufnahme!

 

Topics: Tipps und Tricks, Vorverkauf, Outdoor, Eventplanung, Public Viewing, Contact Tracing, Saalplan, Outdoor-Events, Publikumsveranstaltung, Corona-konform, Corona-Features, TICKETINO-Tools, Slotbooking

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