Können sich Veranstalter heutzutage noch darauf verlassen, dass Besucher zuverlässig an ihren Event kommen? Sei es bei einem Theater, einer Messe, einem Firmenevent oder einem Konzert – immer wieder trifft man Veranstalter, die freiwillig darauf verzichten, die Zukunft planbar zu gestalten und sich die Gelegenheit entgehen lassen, die Eventbesucher frühzeitig an ihre Veranstaltung zu binden.
Nicht immer, aber leider immer öfters, sind Eventbesucher getrieben von ihrer Spontanität und profitieren vom grossen Angebot in der Eventbranche. Sie bevorzugen flexibel zu bleiben, wenn sie nicht bereits im Vorfeld dazu gelockt werden, sich auf eine bestimmte Veranstaltung festzulegen. So agieren Eventbesucher sehr unterschiedlich. Je nach Gegebenheiten steigt oder sinkt die Lust, einen Event zu besuchen. Bereits das Wetter hat einen grossen Einfluss auf das Verhalten der künftigen Besucher. Ist es sonnig und warm, entscheiden sie sich draussen etwas zu unternehmen. Ist es jedoch regnerisch und kalt, bleiben viele potentiellen Eventbesucher lieber zu Hause und machen sich einen bequemen Nachmittag. Dies ist ein absolut legitimes Verhalten seitens der Eventbesucher, das leider im Gegensatz zum Interesse eines Veranstalters steht.
Auch wenn in der Vergangenheit bei deinen Veranstaltungen immer alles bestens geklappt hat, wird empfohlen, dass du künftig bereits im Vorfeld auf deine potentiellen Gäste einwirkst und diese aktiv zum Entscheid, deinen Event zu besuchen, verleitest. Wir zeigen dir im folgenden fünf Fehlüberlegungen auf, die du verhindern solltest, damit dir deinen Eventerfolg gesichert ist!
1. Ein Vorverkauf bringt nichts
Oft wird die Chance verpasst, potentielle Kunden frühzeitig über einen online Ticketvorverkauf zu binden. Veranstalter verzichten wiederholt auf einen Vorverkauf mit der Begründung: «Es kauft sowieso niemand Tickets im Vorverkauf» oder «von 5’000 erwarteten Besuchern werden sich gerade mal 500 im Vorverkauf ein Ticket sichern». So wird fälschlicherweise darauf verzichtet einen Vorverkauf für den Event einzurichten. Möchtest du deine Veranstaltung in Zukunft erfolgreich durchführen, solltest du auf jeden Fall einen Ticketvorverkauf aktivieren und alles daransetzen, deine Gäste zu motivieren bereits im Vorfeld Tickets zu kaufen.
2. Die Kundendaten werden nicht benutzt
Oft wird die Tatsache ausser Acht gelassen, dass sich ein wiederkehrender Event langfristig nur das Bestehen sichert, wenn Veranstalter die digitalen Möglichkeiten nutzen und Besucherdaten generieren. Veranstalter sind in der Lage, potentielle Ticketkäufer bequem und kostengünstig in die dem Event vorgelagerte Kommunikation einzubinden. Eventbesucher müssen sich zuerst an das neue Angebot gewöhnen. Auch wird oft vernachlässigt, dass es sich bei der auf digitale Angebote affine Gruppe gerade um die potentiellen Besucher von Morgen handelt. Genau hier sollte sich die Live - Communication Branche die unzähligen Möglichkeiten der Digitalisierung zu Nutze machen und von selbstbedienbaren Angeboten Gebrauch machen. Wenn du deine Marktposition in Zukunft sichern willst, solltest du von den digitalen Angeboten Gebrauch machen und die nachhaltige Kundenbindung fördern.
3. Es kann auch noch später reagiert werden
Sinken deine Besucherzahlen, bist du als Veranstalter oft gezwungen, zu kostspieligen Massnahmen zu greifen. Es werden dann, trotz schwindenden Leserzahlen bei Print Medien, kostspielige Anzeigen geschaltet und aus Mangel an digitalen Profilen die Gäste über physische Mailings an die Veranstaltung eingeladen. Handle zukunftsorientiert und nutze die vielen Möglichkeiten mit deinen Kunden in Kontakt zu treten und zu bleiben. Mit den heutigen digitalen Möglichkeiten kannst du deinen Eventerfolg sichern.
4. Promotionen sind zu teuer
Viele Veranstalter verzichten noch heute auf die Möglichkeit, Partner und Stakeholder in die Kundengewinnung mit einzubinden. Oftmals sieht man die üblichen Aktivitäten mit vorgedruckten Gutscheinen, um die Kunden vergünstigt an den Event zu bringen. Dafür müssen die Kundendaten manuell erfasst werden. Auch die Abrechnungen und Zuordnung der Gutscheine an die Aussteller oder Partner gestaltet sich als sehr aufwendig. Gib deinem Partner die Möglichkeit, die Kunden digital über den Versand von Newsletter und Mailings einzuladen. Mittels Promotionscodes profitieren diese von einer besseren und günstigeren Distribution und von einem kostenlosen Versand der Angebote. Im Weiteren können die Codes nur im Vorfeld des Events digital eingelöst werden. Dies hat zum Vorteil, dass du als Veranstalter wertvolle Adressen generieren kannst. Aussteller oder beispielsweise auch die DJ’s an deiner Party sind oft die besten Promotoren deines Events. Ermögliche daher auch dieser Gruppe die digitalen Möglichkeiten aktiv zu nutzen.
5. Mobile bestellt sowieso niemand
Weshalb sollten deine Eventbesucher die Möglichkeit haben, ihre Tickets digital zu erwerben, wenn diese auch an der Tageskasse angeboten werden? Dass die Besucher oft anstehen müssen und du als Veranstalter daher entsprechend viele Kassen mit Personal betreiben musst, geht oft vergessen. Ermögliche den Eventbesucher über mobile Wege zum Ticket zu kommen und das bis zum Tag des Events. Eine grosse Anzahl von Personen wird entweder im Vorfeld aber auch kurz vor dem Event die Gelegenheit nutzen und über ihre Smartphones Tickets beziehen. Dient das Handy dann auch noch als Ticketträger, werden die Tickets im Passbook oder PassWallet zur Veranstaltung mitgebracht. Auch hier profitieren Veranstalter dreifach. Erstens wird die Spontanität der Besucher genutzt, zweitens die Sicherheit, dass die Gäste auch tatsächlich am Event auftauchen wird erhöht und drittens können mittelfristig Einsparungen beim Kassenangebot realisiert werden.
Oft wird zu wenig wahrgenommen, wie sich eine Veranstaltung viral verbreiten kann. Besonders, wenn potentielle Gäste schon früh von der Veranstaltung hören, sich dafür interessieren und sich auch gleich spontan für einen Event entscheiden können. Die Spontanität der Eventbesucher hat sich in den letzten Jahren erheblich verändert. Eventbesucher wollen sich heutzutage via ihr Smartphone, ihr Tablet und ihren PC über den Event informieren und dann auch sofort buchen können. Manche Eventbesucher planen gerne und sind oftmals bereit, ihre Tickets weit vor dem Anlass zu buchen, wenn der online Ticketvorverkauf einfach und schnell abgewickelt werden kann und keine Hürden vorhanden sind.
Egal, ob du also eine grosse Messe, ein Freilichttheater, einen Kongress oder eine Sportveranstaltung planst, mach dir Gedanken wie du deine potentiellen Besucher frühzeitig an deinen Eventbesuch binden kannst. Das Angebot für ein preisgünstiges Vorverkaufssystem mit Promotionsmöglichkeiten, unterschiedlichen Ticketkategorien und Frühbuchpreisen steht jedem Veranstalter unkompliziert und kostengünstig zur Verfügung.
