Horrorszenario Nr. 1: Du hast dich für einen Event registriert und erscheinst am Ort des Geschehens. Zitternd vor Kälte staunst du nicht schlecht, wenn du die riesige Warteschlange für die Einlasskontrolle siehst. Die jeweiligen Kolonnen sind mit alphabetisch von A-D und E-K usw. bezeichnet. Entmutigt stellst du dich in deine entsprechende Schlange (leider ist genau diese meist die längste). Nach einer Weile erhältst du den Badge und realisierst: Dein Name ist falsch geschrieben – der Titel erst recht!
Auch nach Nachfragen ist die Änderung vor Ort nicht möglich, sodass du den ganzen Tag mit einem fehlerhaften Badge herumlaufen musst – wie peinlich.
Horroszenario Nr. 2: Ein fehlerhafter Badge wäre ja gar mal nicht so schlecht. Schlimmer ist, wenn die fleissige Mitarbeiterin dein Namensschild sucht und sucht und schlichtweg deinen Badge nicht findet. Pech gehabt. Nun heisst‘s Anstehen am Helpdesk. Diese geben dir nach langen Minuten ein von Hand angeschriebenes Namensschild, welche auf deinen adretten Anzug geklebt wird. Natürlich ist dein Name nicht lesbar und du wirst von den anderen Gästen wie ein Ausserirdischer angesehen.
Diese beiden beschriebenen Szenarien kennen leider zu viele Kongressbesucher. In der Wirklichkeit und mit der modernen Technik kann dieser Schreckssituation jedoch ziemlich einfach Einhalt geboten werden. Mit der Unterstützung eines modernen Gästemanagement-Systems kannst du heutzutage nur gewinnen. Wir erklären dir hier, wie.
Wie vermeidest du lange Wartezeiten an deinem Event?
Mit einem modernen Badging-System (auch Gästemanagement-System) wie von TICKETINO befinden sich die Daten zentral auf einer Datenbank, welche dir immer zur Verfügung stehen und zum Erstellen der Namensschilder dienen. Am Event selbst werden Drucker und Empfangsterminals installiert, damit die Gäste unmittelbar beim Eintreffen personalisiert werden. Falls Datensätze unkorrekt sind – kann bei grossen Listen schnell mal vorkommen – hast du vor Ort die Möglichkeit, den Badge neu zu drucken. Das beste daran: Die No-Shows sind nirgends zu sehen, weil nur Badges von Personen personalisiert werden, die auch tatsächlich am Event eintreffen.
Wie produzierst du Namensschilder von Personen, die tatsächlich am Kongress teilnehmen?
Am Empfangsterminal kannst das auf dem mobile oder zuhause ausgedruckte Ticket scannen oder – falls die Gäste das Ticket vor lauter Stress zuhause vergessen haben – im System nach den Namen suchen und manuell einchecken. Die Badges werden direkt nach dem Scannen oder Einchecken gedruckt – und dies im Höchsttempo.
Wie empfängst du deine Gäste?
Da die lästige Namensschildsuche wegfällt, haben deine Mitarbeiter Zeit, um deine Gäste freundlich zu begrüssen und sie beim Namen zu nennen. Dies gibt dem Gast das Gefühl, ernst und wichtig genommen zu werden.
Was passiert mit No-Shows?
Glücklicherweise ist es für die Gäste nicht ersichtlich, wie viele No-Shows ein Kongress zu verzeichnen hat. Die Erfahrung hat uns gelehrt, dass No-Shows leider eine Tatsache im Eventbusiness sind. Durch das Gästemanagement-System hast du aber stets den Überblick über sämtliche Gäste. Du siehst aufeinen Blick, wer bereits eingetreten ist und auf welche Gäste es sich noch zu warten lohnt.
