Wir stellen bei unserer täglichen Arbeit immer wieder fest, E-Mail Marketing wird massiv unterschätzt. Für Veranstalter ist es ein geradezu ideales Tool. Darum kommen wir auch regelmässig in unserem Blog darauf zurück.
Veranstalter mit einer gut gepflegten Datenbank von E-Mail Adressen landen direkt im Posteingang ihrer zukünftigen Besucher. Diese fünf E-Mail Typen musst du als Veranstalter unbedingt kennen, denn diese sogenannten Lifecycle-Mails sind perfekt auf den Lebenszyklus deiner Events abgestimmt und können eine wertvolle Ergänzung in deinem Marketingmix sein.
E-Mail 1: Event Ankündigung / Save The Date
Dein Event ist noch nicht fertig geplant. Die Preise sind vielleicht noch nicht definitiv, das Programm unvollständig, die Künstler oder Referenten noch nicht bestätigt. Trotzdem, geh so früh als möglich mit der Event-Ankündigung raus. Bezeichne das Mail beispielsweise mit ‚Save the Date‘. Erzähl kurz davon, dass du mitten in der Planung steckst und dass bald weitere Details folgen werden.
Weise die Empfänger darauf hin, dass sie exklusiv vorab informiert werden. Wenn schon bekannt, schreibe ab wann die Buchung oder auch Early-Bird-Phase startet. In diesem Mail kannst du auch noch für Partner werben (Sponsoren, Call for Speakers).
Tipp:
Wir empfehlen dir dringend, ein responsive E-Mail Template verwenden. Nur damit ist gewährleistet, dass alle Empfänger dein Mail lesen können. Du findest Template-Vorlagen im Internet. Sprich mit deiner Web-Agentur oder lass dich vom Support deines Ticketingpartners beraten.
E-Mail 2: Der Ticket-Verkauf startet / Early Bird Phase
Kurz vor dem Start des Vorverkaufs versende wieder ein E-Mail mit weiteren Informationen zum Event. Wir empfehlen eine Early Bird Phase mit etwas reduzierten Preisen. Diese Phase endet an einem bestimmten Datum oder nach einer bestimmten Menge von verkauften Tickets. Dies wird klar kommuniziert im E-Mail. Wichtig ist ein gut sichtbarer Call-To-Action Button mit einer klaren Aufforderung, z.B. ‚Jetzt Ticket kaufen‘. Verlinke den Call-To-Action Button direkt mit der Event-Detailseite oder der Buchungsmaske bei deinem Ticketingpartner.
E-Mail 3: Weitere Informationen / Ende von Early Bird Phase / Promotionen
Ein nächstes E-Mail gibt dir die Möglichkeit, das Ende der Early-Bird-Phase anzukündigen. Damit erzeugst du die Dringlichkeit zu reagieren, bevor das gute Angebot vorbei ist.
Vielleicht ist diese Phase aber bereits vorbei und der Verkauf läuft nicht so gut wie erhofft. Dann lassen sich mit Promotionen Personen dazu bewegen, jetzt zu buchen. Moderne Ticketingplattformen bieten dazu ein ausgeklügeltes Promocode-Tool an.
Damit lassen sich Codes erzeugen, die dann bei der Eingabe während der Buchung eine Vergünstigung auslösen. Auch hier solltest du darauf hinweisen, dass nur die Empfänger des E-Mails in den Genuss dieser Vergünstigung kommen.
Übrigens: Du kannst den Promocode direkt im E-Mail verlinken. So muss der Besteller den Promocode nicht manuell eingeben.
E-Mail 4: Der Event steht kurz bevor / Wichtige Hinweise
Das Last-Minute-Mailing gibt die Möglichkeit, nochmals wichtige Hinweise zur Organisation zu geben. Dazu gehören insbesondere der genaue Standort und die Zeiten. Ausserdem sind Hinweise zur Anfahrt, öffentlichen Verkehrsmitteln und Parkmöglichkeiten wichtig.
Falls noch Tickets verfügbar sind, ist dies auch eine gute Möglichkeit, einen Last-Minute-Rabatt anzubieten (siehe: Promocodes). Weise unbedingt darauf hin, dass die Tickets an der Vorort-Kasse teurer sind und es sich lohnt, jetzt noch zu buchen. So verpflichtest du deine potentiellen Kunden, den Event auch sicher zu besuchen. Im Idealfall überzeugen sie ihre Angehörigen und Freunde sie zu begleiten und du profitierst so von zusätzlichen Einnahmen.
E-Mail 5: Dank und Feedback / Der nächste Event kommt bestimmt
Wenige Tage nach dem Event ist der richtige Zeitpunkt, sich bei den Teilnehmern zu bedanken. Falls vorhanden sollten Fotos, Dokumente und Videos verlinkt werden. Ausserdem können hier mit der Verlinkung zu einer Feedback-Umfrage wertvolle Informationen für zukünftige Events gesammelt werden.
Wenn du bereits den nächsten Event planst, ist dies auch der Zeitpunkt, diesen bereits anzukündigen (siehe: Save-The-Date). Mit einem Treue-Rabatt belohnst du gegebenenfalls deine Teilnehmer.
Bei all diesen Mails ist wichtig, dass der Empfänger einen Nutzen hat. Dies kann eine Vergünstigung sein oder auch zusätzliche oder frühzeitig gelieferte Informationen. Damit wird er auch in Zukunft deine Mails beachten.
Solltest du Unterstützung für dein E-Mail-Marketing suchen, wende dich an die Marketingspezialisten deines Ticketingpartners oder besser noch: Sichere dir einen Platz in seinem Newsletter und erreiche so über 150'000 potentielle Kunden!
