Die professionelle Planung und Durchführung eines Kongresses kann sehr anspruchsvoll sein. Von der Location- und Referentenauswahl bis hin zum Teilnehmermanagement gibt es unzählige Herausforderungen, die vor, während und nach der Veranstaltung zu bewältigen sind.
1. Teilnehmer-Management
Egal ob 200 oder 10'000 Teilnehmer erwartet werden, als Projektleiter musst du immer die Übersicht behalten. Durch die laufende Auswertung der Teilnehmerliste kannst du besser einschätzen, welche und wie viele Gäste zu erwarten sind und so deine Kosten optimieren. Stelle sicher, dass du die Teilnehmerlisten regelmässig bearbeitest, so ersparst du dir kurz vor dem Event eine Mammutarbeit, welche oft im Stress vernachlässigt oder ungenau erledigt wird. Achte bei der Bearbeitung vor allem auf doppelte Anmeldungen oder Tippfehler bei den persönlichen Daten.
Bei kostenpflichtigen Events ist es auch zu empfehlen, die Zahlungseingänge bereits im Vorfeld zu überprüfen, um unangenehme Diskussionen am Eingang zu vermeiden.
2. Reminder-, Dankes-, oder Feedback-Mailings
Egal ob vor oder nach dem Event, durch eine effektive Kommunikationsplanung kannst du deine Teilnehmer begeistern. Überflute deine Gäste nicht mit unnötigen E-Mails, oftmals reicht ein Reminder mit den Eckdaten kurz vor dem Event und ein Dankes- oder Feedback-Mailing am Schluss aus, um die wichtigsten Informationen zu übermitteln.
Definiere die Versandtermine bereits im Vorfeld und halte dich auch daran!
Nutze Online-Services wie Survey Monkey, Typeforms oder Mailchimp, um deine Mailings und Fragebogen mit geringem Aufwand professionell zu gestalten.
3. Technik und Internet vor Ort
Stelle sicher, dass die Installations-Termine frühzeitig gesetzt werden, damit du genug Zeit hast zu reagieren. Kläre bereits bei der Auswahl der Location die Supportmöglichkeiten ab, oftmals haben die Veranstaltungsorte On-Site technischen Support. Fordere die Referenten auf, früh einzutreffen, damit du bei unerwarteten technischen Herausforderungen etwas Pufferzeit hast. Prüfe die Internetverbindungen rechtzeitig und stelle ein dediziertes Wi-Fi für die Teilnehmer zur Verfügung, damit erhöhter Traffic keinen Einfluss auf die Einlasskontrolle oder sonstige Infrastruktur hat.
4. Kundendialoge fördern
Der laufende Dialog mit den Kunden ist heutzutage sehr wichtig. Social Media (wie z.B. Facebook, Twitter oder Instagram), LinkedIn oder Xing, eignen sich ideal um einen ungezwungenen Dialog unter den Teilnehmern zu fördern.
Definiere im Vorfeld einen realistischen Kommunikationsplan. Wo, wann und wie werden Beiträge gepostet? Auch hier gilt es einen interessanten Content mit Mehrwert zu publizieren um das Vertrauen der Teilnehmer zu gewinnen und diese zu engagieren.
Definiere ein offizielles #Hashtag für deinen Event und kommuniziere dieses bereits im Vorfeld. Das Hashtag dient zur Kennzeichnung und gibt deinen Posts eine thematische Zuweisung. In der Zwischenzeit werden Hashtags von Fachleuten so aktiv genutzt, dass es sogar einen wissenschaftlichen Artikel darüber gibt. Verwende das Hashtag auch, um die wichtigsten Ereignisse wie zum Beispiel Programmänderungen oder Verzögerungen während des Anlasses möglichst zeitnah über die Social-Media-Kanäle zu publizieren.
5. Bleibe flexibel
Sei während dem Event aktiv! Bewege dich unter den Teilnehmern und behalte immer ein offenes Ohr für Fragen, Feedback, Lob oder Reklamationen. Du musst damit rechnen, dass Änderungen im Stundentakt eintreffen - seien es Abmeldungen, Ausfälle oder unvorsehbare technische Herausforderungen. Gute Kommunikation mit dem Location Manager ist dabei essentiell – sie kennen die Umgebung und den Veranstaltungsort am besten und können in den meisten Fällen innert kürzester Zeit eine akzeptable Lösung finden. Ebenfalls kann dich deine Ticketing-Firma auch direkt vor Ort mit einer professionellen Gästemanagementlösung zum Tiefstpreis unterstützen.
