Ob das Gästemanagement effizient organisiert ist, wird bereits beim Einlass einer Veranstaltung deutlich sichtbar. Wenn die Abwicklung schnell und unkompliziert ist, steckt in der Regel ein gutes System dahinter.
Mit der passenden Einlasslösung legst du nicht nur einen Grundstein für ein wirkungsvolles Gästemanagement, sondern erleichterst auch den Gästen das Einlassprozedere. Bedenke, dass der Einlassbereich das erste Aushängeschild deiner Veranstaltung ist und einen bleibenden Eindruck bei deinen Besuchern hinterlässt.
Mit modernen Ticketing- oder Guestmanagementpartnern kann die Einlasskontrolle auf verschiedenste Weise organisiert werden. Die Wahl der besten Methode ist abhängig von verschiedenen Faktoren; so spielt beispielsweise die Anzahl verkaufter Tickets oder die Gegebenheiten vor Ort eine wichtige Rolle.
Es gibt verschiedene Methoden der Einlasskontrolle, die wir kurz aufzeigen möchten:
- Excel-Liste: Mithilfe einer umfassenden Excelliste werden die eingetretenen Tickets ganz einfach markiert. Die wohl einfachste Variante, sofern es sich um nicht zu viele Tickets handelt, denn es entfällt der Installations- und Einweisungsaufwand. Dazu muss lediglich die Ticketliste im Cockpit heruntergeladen und ausgedruckt werden.
- PC-Client: Dein Ticketingpartner entwickelte eine vollumfängliche Check In-Software für den Betrieb auf Windows-Systemen. Diese Software kann sowohl Tickets kontrollieren als auch Tagekassentickets buchen und Namenschilder drucken. Ein grosser Vorteil ist, dass alle erwähnten Funktionen auch im Offlinemodus verfügbar sind. Der PC Client kann kostenlos im Cockpit heruntergeladen und auf eine Veranstaltung aufgesetzt werden.
- Browser-Client: Die bequemere Alternative zur PC Software ist der Browser Scan. Hier entfällt der Installationsaufwand: Einfach im Cockpit anmelden, Event auswählen und mit oder ohne Barcodescanner die Tickets abbuchen. Diese Variante kann auch von MAC-Usern angewendet werden.
- ScanApp: Diese kostenlose App eignet sich hervorragend, wenn Sie am Einlassort ein oder auch mehrere Android oder Apple Smartphones oder Tablets zur Verfügung haben.
- Mobile Scanner: Die mobilen Scanner können sowohl on- wie auf offline genutzt werden. Die Geräte sind für das Eingangspersonal einfach zu bedienen, sind aber in den Funktionen auf die simple Einlasskontrolle beschränkt. Zudem ist der administrative Aufwand bei den mobilen Scannern im Vergleich zum Smartphone höher, da diese organisiert und wieder retourniert werden müssen. Sie sind daher vor allem für Events mit sehr vielen Tickets geeignet.
Sofern technisch möglich, bieten die online Kontrollmöglichkeiten dem Veranstalter grundsätzlich am meisten Mehrwert und sind zudem die benutzerfreundlichste Variante. Sollte kein verlässlicher Internetzugang vorhanden sein, kann die Ticketkontrolle aber auch offline abgewickelt werden.
Wie funktioniert jetzt aber die online Kontrolle im Detail? Die Gäste bekommen nach der Buchung automatisiert ein Ticket via E-Mail oder Post zugeschickt. Der darauf enthaltene Barcode oder QR-Code dient ausschliesslich als Einlasskarte beim Empfang. Über den Barcode bzw. QR-Scanner oder über das Smartphone werden die Tickets beim Einlass schnell und zuverlässig gescannt. So kann der Einlass einfach durchgeführt werden und deine Veranstaltung hinterlässt schon zu Beginn einen positiven Eindruck.
Welche Vorteile hast du als Veranstalter? Du erhältst einen digitalen Überblick über die angemeldeten Teilnehmer und deren hinterlegte Daten. Durch die Echtzeit-Statistiken hast du im Blick, wie viele Teilnehmer bereits durch die Einlass-Kontrolle gegangen sind und wie viele noch erwartet werden. Somit siehst du, wann die Hauptphasen für den Einlass waren und kannst damit die nächste Veranstaltung planen. Auch interessant für deine Statistik: Wie viele Teilnehmer sind tatsächlich erschienen und wie viele sind abgesprungen?
Dank dieser Übersicht steht dir bei modernen Ticketingpartnern ein geeignetes Tool zur Verfügung, die nicht erschienen Gäste in der Follow-Up Kommunikation anzuschreiben und Feedback einzuholen.
