Der Veranstaltungsmarkt zeichnet sich durch eine enorme Vielfalt aus. Aufgrund der hohen Sättigung des Marktes bzw. aufgrund der vielfältigen Optionen, aus welchen Eventbesucher/innen heutzutage auswählen können, muss sich dein Angebot deutlich von der Konkurrenz abheben, um erfolgreich zu sein. Im folgenden Blogbeitrag möchten wir dir aufzeigen, mit welchen Grundüberlegungen dies hoffentlich gelingt.
Darum geht's
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1. Eigene Ressourcen
Als erstes solltest du dir über die dir zur Verfügung stehenden Ressourcen klar werden. Damit ist nicht nur dein Kontostand gemeint. Genau so wichtig sind Faktoren wie Know-How oder dein Netzwerk. Stelle dir also folgende Fragen: Wieviel Geld habe ich zur Verfügung? Wie gross ist mein Team? Wie gut kenne ich mich mit der Materie aus?
Auf dieser Grundlage kannst du grob bestimmen, was im Bereich des Machbaren liegt.
2. Zielgruppe
Definiere deine Zielgruppe! Erst wenn du weisst, wen du mit deinem Event ansprechen willst, kannst du auch das optimale Leistungsspektrum festlegen. Gemeint ist damit unter anderem die Wahl der Location und des Eventdatums, die Zusammenstellung der Verpflegungsstände, die Wahl der geeigneten Sponsoren und Partner/innen, die konkrete Buchung der Acts etc. Eventuell bist du schon länger in der Event-Branche tätig und weisst genau, wie deine Zielgruppe aussieht. Falls nicht, besuche doch am einfachsten einen vergleichbaren Event und achte dabei genau auf die Besucher/innen. Eine Zielgruppe enthält für gewöhnlich folgende Segmentierungsvariablen:
- Demografische Merkmale (Alter oder Geschlecht)
- Sozioökonomische Merkmale (Bildung, Beruf, Gehalt)
- Psychografische Merkmale (Motivation, Meinung, Wünsche)
- Kaufverhalten (Preissensibilität)
Die eigene Zielgruppe zu kennen, ist auf jeden Fall das A und O für deine erfolgreiche Eventvermarktung. Hier findest du drei Möglichkeiten, wie du die Zielgruppe für deinen Event genauer definieren kannst.
3. Location und Infrastruktur
Bestimme nun deine Location. Anhand der definierten Zielgruppe, insbesondere der Interessen und Bedürfnisse, müsstest du ja nun eine fundierte Vorstellung davon haben, was diese betreffend Grösse, Verkehrsanbindung, vorhandene Infrastrukturen etc. für Eigenschaften aufweisen sollte. Wenn du eine Location gefunden hast, so prüfe, was dir diese bietet und was du zusätzlich an technischer und sonstiger Infrastruktur wie Soundsysteme, Stromgeneratoren, sanitären Anlagen, Absperrungen etc. bereitstellen musst. Für den Fall, dass dir hier Erfahrungswerte fehlen, so kläre unbedingt mit den Behörden die Auflagen ab und hole bei lokalen Anbietern Richtofferten ein. Es gibt vieles zu beachten bei der Auswahl der richtigen Event-Location! Erfahre hier, welche Fehler du dabei vermeiden solltest.
4. Eventdatum
Lege nun ein Eventdatum fest. Wiederum helfen dir die vorhergehenden Analysen bei der Auswahl eines geeigneten Wochenendes. Nimm hier auch auf die Eventdaten deiner direkten Konkurrent/innen Rücksicht und wähle einen Zeitpunkt, an dem deine Zielgruppe aller Wahrscheinlichkeit nach verfügbar ist. Beachte hierbei nicht nur die von dir untersuchten Konkurrent/innen, sondern versetze dich in deine potenziellen Kund/innen hinein. Wenn du also einen kleinen Rockevent in der Ostschweiz veranstaltest, kann dir ein Greenfield Festival doch einen beachtlichen Teil deiner Kund/innen abgraben, auch, wenn diese zwei Festivals kaum in der gleichen Liga spielen. Achte unbedingt auch auf die Temperatur und Wetterprognosen. Gerade bei einem Outdoor-Event kann dir eine anhaltende Schlechtwetterfront einen gehörigen Strich durch die Rechnung machen! Wie du das Wetter bei einem Outdoor-Event miteinbeziehen kannst, erfährst du hier.
5. Personal
Unterschätze keinesfalls, wie viel Arbeit bei der Organisation eines Events anfällt. Starte ein solches Projekt also besser nicht allein und vergewissere dich im Vorfeld, dass du auf ein schlagkräftiges Team zurückgreifen kannst, welches dich bis zum Ende unterstützt. Plane für die Entlohnung deiner Mitarbeiter/innen sowie deren Verpflegung unbedingt genügend Budget ein. Um die Personalkosten in einem bezahlbaren Rahmen zu halten, kannst du beispielsweise bei einem Festival auf freiwillige Helfer/innen zurückgreifen. Gerade Jugendliche sind hierfür gute Ansprechpartner/innen und werden dich gegen Freitickets, Freigetränke etc. gerne tatkräftig unterstützen. Wie du deine Mitarbeiter/innen optimal auf den Einsatz am Event vorbereitest, erfährst du hier.
6. Ticketing
Prüfe nun vorhandene Ticketing Lösungen. Beachte unbedingt, dass es hier betreffend Preisgestaltung und Leistungsspektrum immense Unterschiede gibt. Vielerorts wird Supportaufwand, Erstellung von Saalplänen oder Hardware zur Einlasskontrolle separat verrechnet. Ebenfalls gestalten längst nicht alle Anbieter/innen ihre Gebührenstruktur transparent und für Kund/innen auf den ersten Blick nachvollziehbar. Um die verschiedenen Ticketing Anbieter/innen aussagekräftig zu vergleichen, ist es wichtig, eine Vollkostenrechnung, welche sämtliche Gebühren beinhaltet, aufzustellen. Diese muss sowohl die Kosten für die Veranstalter/innen als auch die Kosten für Ticketkäufer/innen beinhalten.
Da dies als Aussenstehende/r meist nicht verständlich ist, haben wir einen Kalkulator erstellt, mit welchem du deine Vollkosten einfach berechnen kannst. Gib einfach den Ticketpreis, die verkaufte Ticketmenge sowie ein paar Zusatzinformationen ein ein und du erhältst eine Übersicht der unterschiedlichen Gebühren.
Gerade, wenn du neu im Eventgeschäft bist und weder über die langjährige Erfahrung noch über eine luxuriöse Finanzbasis verfügst, empfiehlt es sich, mit einem bewährten, preiswerten Partner zusammenzuarbeiten, welcher mit einer All inklusive Gebühr arbeitet und du keine Fixkosten für Eventaufschaltung, Einlassgeräte etc. bezahlen musst. So ersparst du dir böse Überraschungen bei deiner finalen Eventabrechnung.
7. Marketing
Wenn du einen Event planst, sollte dir bewusst sein, dass jeder zusätzliche Gast für dich bares Geld bedeutet, da dieser auf der einen Seite deine Fixkosten in der Regel nicht steigen lässt und nur minimale variable Mehrkosten verursacht, dir auf der anderen Seite aber hohe variable Einnahmen beschert. Mit diesem Wissen vor Augen müsste dir klar sein, dass du keinesfalls bei der Eventvermarktung sparen darfst! Plane hier also auf jeden Fall genügend Budget ein. Wenn du mit einem innovativen Ticketing Anbieter arbeitest, wird dich dieser sicherlich tatkräftig dabei unterstützen.
Betreffend Eventbudgetierung empfehlen wir dir diesen weiterführenden Beitrag!
8. Sicherheit, Auflagen und Bewilligungsverfahren
Nicht gerade der spannendste oder kreativste Aspekt im Leben eines Veranstaltenden, aber dennoch wichtig, sind die vielfältigen Auflagen, welche ein Event erfüllen, bzw. die Bewilligungsverfahren, die es durchlaufen muss. Suche also möglichst frühzeitig das Gespräch mit den zuständigen Behörden und kläre ab, was du für Sicherheitsauflagen beachten musst, wie viele Sanitäre Anlagen du bereitstellen und was für weitere Einschränkungen (Lärm etc.) du respektieren musst. Sei dir bewusst, dass die Durchführung deines Projekts schlussendlich an einer fehlenden Unterschrift eines Beamten auf einem Bewilligungsformular scheitern kann! Erstelle für die Kommunikation mit den Behörden notfalls weitere schlüssige Feinkonzepte (Sicherheitskonzept, Abfallentsorgungskonzept, etc.). Wenn diese stehen, so vergesse nicht, die voraussichtlichen Kosten für Sanitäter, Sicherheitskräfte, Lizenzen, Bewilligungsverfahren etc. in dein Budget mit einzurechnen.
Ohne Plan kann organisieren frustrierend und schwierig sein. Mit der richtigen Organisation wird dein Event jedoch zu einem vollen Erfolg. Brauchst du noch Hilfe zu den Themen Eventplanung oder Organisation? Wir sind für dich da. Kontaktiere uns unter marketing@ticketino.com oder vereinbare mit uns einen Telefontermin. Wir freuen uns, dich bei deinen kommenden Events zu unterstützen!
