Eine Eventabsage ist ein Horror für jeden Veranstalter. Du planst monatelang auf diesen einen Event hin und musst dann, kurz bevor es losgeht, alles abblasen.
Gründe für eine Absage gibt es viele: Hauptact sagt kurzfristig ab, Location ist nicht mehr verfügbar oder das Wetter spielt nicht mit. Doch auch wenn gar nichts mehr geht: Diese Tipps helfen dir, auch im schlimmsten Fall ruhig zu bleiben und alles strukturiert abzuarbeiten.
1. Wie wär’s mit einer Verschiebung?
Bevor du den Kopf in den Sand steckst, prüfe noch einmal alle Optionen, ob das Event an einem anderen Tag stattfinden kann. Mit dem richtigen Ticketingpartner sind deine Tickets auch am Verschiebedatum noch gültig. Deine Ticketkäufer können dann direkt von deinem Ticketanbieter über das neue Datum informiert werden. Alles was du tun musst? Schreib deinem Ticketingpartner ein Mail mit dem Verschiebedatum und informiere ihn, ob du allfällige Stornierungen zulässt – alles andere wird für dich erledigt.
2. Durchatmen & reflektieren
Es führt kein Weg an einer Absage vorbei? Lass dich nicht unterkriegen und ziehe dich für einen Moment an einen Ort zurück, an dem du dich entspannen kannst. Dort kannst du den ganze Event reflektieren und dir notieren, wer alles von der Eventabsage betroffen ist. Denn es sind nicht nur deine Ticketkäufer, sondern auch Lieferanten, die Location oder Sponsoren. Sobald du eine Ordnung in das hervorgerufene Chaos durch die Absage gebracht hast, kannst du mit der Eventabsage starten.
3. Information ist das A&O
Das allerwichtigste bei einer Eventabsage ist die Information. Benachrichtige alle betroffenen Parteien über die Absage des Events. Wichtig hierbei ist, einen ehrlichen Grund dafür zu geben, warum das Event nicht stattfinden kann. Du wirst erstaunt sein, wie viele Leute Verständnis für eine Absage haben, wenn diese gut begründet werden kann! Denke daran, den Ablauf zu erklären, wie es nach der Absage weitergeht. Nun, da du eine Liste mit allen betroffenen Leuten hast, kannst du diese der Reihe nach abarbeiten. Vergiss dabei nicht, deinen Ticketingpartner zu informieren – er ist dir eine starke Stütze im Umgang mit den Ticketkäufern.
4. Ticketkäufer und Rückerstattungen
Wenn du mit dem richtigen Ticketingpartner zusammenarbeitest, übernimmt dieser alle Administrationsarbeiten, welche bei einer Absage in Zusammenhang mit Ticketkäufern auf dich zukommen. So kannst du dich entspannt um alle anderen Stakeholder des Events kümmern. Du brauchst lediglich deinem Ticketingpartner die Absage zu melden und dieser informiert daraufhin alle deine Gäste und nimmt Stornierungen und Rückerstattungen vor. Somit brauchst du hier keinen Überblick zu bewahren, sondern kannst dich voll und ganz auf deinen Ticketingpartner verlassen.
5. Spread the word
Wenn du Social-Media-Kanäle mit deiner Veranstaltung betreibst oder gar eine eigene Website hast, stelle sicher, dass du auf allen Kanälen die Absage bekannt gibst. Wichtig ist auch für deine Ticketkäufer und Follower, dass du ihnen einen guten Grund für die Absage gibst. Somit kannst du Frustration und Verständnislosigkeit vermeiden und das Vertrauen in dich als Veranstalter aufrechterhalten.
6. Behalte den Durchblick
Stell sicher, dass du alle Mails, die du versendest, alle Telefonate, die du machst und alle Beiträge, die du verfasst, irgendwo festhältst. So kann dir niemand zu einem späteren Zeitpunkt vorhalten, dass du ihn vergessen hast zu informieren. Behalte stets die Überhand bei einer Event Absage – ein bisschen Ordnung hilft dir dabei, einem allfälligen Rechtsstreit aus dem Weg zu gehen.
7. Andere Veranstaltungen
Du hast noch mehr Veranstaltungen in Planung? Umso besser! Nutze deine Eventabsage für die Vermarktung deiner anderen Events. Lasse deine Ticketkäufer wissen, was du sonst noch bietest. Du kannst deinen Ticketkäufern auch spezielle Promotionen oder Gutscheine für eine nächste Veranstaltung aushändigen, als Entschädigung der Absage. Frag bei deinem Ticketingpartner nach, welche Möglichkeiten von Promotions Codes und Gutscheine du hast.
Wenn du diese 7 Tipps verfolgst und eng mit deinem Ticketingpartner zusammenarbeitest, ist auch eine Eventabsage nicht mehr so schlimm, wie du anfänglich gedacht hast. Dein Ticketingpartner unterstützt dich bei allen Belangen mit den Ticketkäufern und kann dir so eine Menge Arbeit abnehmen. Er entlastet dich auf der administrativen Seite und kümmert sich um dein komplettes Inkasso der Eventeinnahmen.
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