Um als Kulturveranstalter zu überleben bist du darauf angewiesen, das Maximum aus deiner Veranstaltung herauszuholen. Denn im Endeffekt wollen deine Künstler ihre wohlverdienten Gagen erhalten, die Eventlocation und die Vermarktungsmassnahmen müssen bezahlt werden und du als Veranstalter solltest natürlich auch nicht leer ausgehen.
Damit dein Eventbudget positiv beeinflusst wird, solltest du die folgenden sieben Tipps beachten:
1. Die passende Eventlocation auswählen
Du hast die Künstler bereits gebucht - der geplante Act soll das Publikum natürlich begeistern! Stell sicher, dass die Eventlocation genügend Kapazität aufweist und nach Möglichkeit modular vergrössert, respektive verkleinert, werden kann. Auch empfehlenswert ist es, wenn bestimmte Bereiche in der Location schrittweise in den Vorverkauf aufgenommen werden können. Besonders interessant ist es, wenn die Venue auch ein modulares Pricing anbietet, welches die Kosten bei geringerer Nutzung reduziert. Bei hohen Besucherzahlen profitiert der Künstler und Veranstalter entsprechend. Achte bei der Wahl der Eventlocation also darauf, dass diese grössenmässig der Anzahl Gäste angepasst werden kann, sodass die Kosten je nach Auslastungsgrad variabel ausfallen.
2. Mit dem richtigen Ticketing-Vermarkter arbeiten
Prüfe bei der Auswahl deiner Ticketing-Firma, dass diese deinen Ticketkäufern ein physisches Vorverkaufsstellennetz, den Ticketverkauf über ein 24/7 Callcenter und via Internet (print@home) anbieten kann. Stell sicher, dass das System für Veranstalter kostenlos genutzt werden kann und keine Initial- oder Aufschaltkosten anfallen. Dein Ticketing-Partner sollte deinen Saalplan kostenlos erfassen und dir die Ticketkontrollgeräte gratis zur Verfügung stellen. Achte zudem darauf, dass du als Veranstalter die Eventdaten selbst erfassen kannst und den Vorverkauf und die Statistiken über ein Cockpit bearbeiten und abfragen kannst. Bei einem guten System kannst du die Eventinhalte gleich selbständig erfassen, Bilder einlesen, verschiedene Ticketkategorien erstellen und per Mausklick den Vorverkauf aktivieren.
3. Den Vorverkauf früh genug starten
Plane deinen Event frühzeitig und synchronisiere die Vermarktungsaktivitäten mit deinen Sponsoren und Partnern. Achte dabei auf die verschiedenen Zielgruppen und auch auf die Macht der Stakeholder, welche deinen Event vermarktungstechnisch unterstützen können. Plane alle deine Aktivitäten mit genügend Zeitreserve, sodass du mit der Kommunikation das Maximum erreichen kannst.
4. Optimale Vermarktung mit wenig Streuverlust
Stell sicher, dass du die Vermarktung deiner Veranstaltung einem Budget-Posten zuordnest. Kommunikation über geeignete Social-Media Kanäle ist nicht so kostspielig wie herkömmliche Werbung, dafür zielgruppenspezifisch und gut messbar. Plane deine Kampagne mit den involvierten Stakeholdern, nütze Synergien und versuche einen viralen Effekt zu erzielen. Oft werden über das Netzwerk des Künstlers oder der involvierten Schauspieler potentielle Eventbesucher motiviert, einen viralen Effekt auszulösen. Schau dir die Vermarktungsangebote des Ticketvermarkters an und erstelle gemeinsam mit ihm deine Kommunikationsaktivitäten für den Event.
5. Das Potential von Zusatzgeschäften nutzen
Wenn du auch am Ertrag aus der Gastronomie der Veranstaltung beteiligt bist, solltest du dir Gedanken machen, wie du die Gäste möglichst früh an den Event lockst, damit auch viel konsumiert wird. Sitzplatzgenaue Buchung ist nicht in jedem Fall förderlich, da die Gäste erst spät eintreffen und somit kein Geld für die Konsumation ausgeben. Auch zu überlegen ist die Möglichkeit dem Gast beim Buchen des Tickets Zusatzangebote aufzuzeigen. So werden Tonträger, Merchandise Artikel oder Gastronomie Angebote (Menu, Drinks, etc.) im Buchungsprozess integriert, welche dir als Veranstalter zusätzliche Erträge generieren. Der Gast kann spontan beim Buchen entscheiden, ob er von den verlockenden Angeboten profitieren will.
6. Den Sponsoren einen Mehrwert bieten
Biete deinen Sponsoren echten Mehrwert für ihr Engagement! So kannst du den Namen des Hauptsponsors zum Beispiel im Buchungsprozess integrieren oder sein Label auf dem Event Ticket prominent platzieren. Bei modernen Ticketing-Systemen steht dir dafür genügend Platz für deine eigene Kommunikation auf den Tickets zur Verfügung. Oft ist es für deinen Sponsor besonders interessant von messbaren, verkaufsfördernden Angeboten zu profitieren. So gibt es Ticketing-Vermarkter, die auf den generierten Eintrittskarten Codes publizieren, mit welchem der Ticketkäufer anschliessend von einem Spezialangebot profitieren kann. Bietest du deinen Sponsoren echten Mehrwert, sind diese oft bereit ein Vielfaches der Ticketing Gebühr für die Leistung zu bezahlen. Viele Sponsoren wünschen sich eine Exklusivität und wollen ihr Label prominent auf dem Buchungsablauf oder auf dem Ticket sehen.
7. Angebote zeitlich begrenzen
Motiviere deine Gäste ihre Tickets bereits im Vorverkauf zu beziehen. Du solltest deine Eventbesucher überzeugen von deinen verlockenden Angeboten zu profitieren. Vergiss dabei nicht, das Angebot zeitlich und quantitativ zu limitieren. Erstelle verschiedene Ticketkategorien und organisiere Kampagnen, um bereits im Vorfeld viele Tickets zu verkaufen. Ein guter Ticketvermarkter bietet dir die Möglichkeit x-beliebige, zeitlich eingrenzbare, Ticketkategorien zu erstellen. Als Veranstalter hast du die Möglichkeit über ein Promotionscode-System eine gewisse Anzahl Tickets während einer bestimmten Zeit günstiger abzugeben.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass sich ein gutes Produkt und eine durchdachte Vermarktung bei deinen kulturellen Veranstaltungen positiv auswirken wird. Du hast mehr Sicherheit, dass deine Veranstaltung ein voller Erfolg wird und schonst gleichzeitig auch dein Eventbudget.
