Angesichts der aktuellen Umstände und den sich immer wieder ändernden Richtlinien kann es vorkommen, dass du als Veranstalter einmal einen Event verschieben musst. Das ist ärgerlich, zumal du den Event schon lange geplant hast, aber manchmal geht es nicht anders. TICKETINO steht dir als Ticketingpartner mit Rat und Tat zur Seite. Im Folgenden zeigen wir dir, wie du bei einer Verschiebung vorgehst.
Vorteile einer Event-Verschiebung
Eine Event-Verschiebung hat, im Vergleich zu einer Absage, viele Vorteile: Der Aufwand ist viel geringer, die Kosten sind tiefer und deine Liquidität ist gewährleistet. Die Ticketkäufer werden natürlich enttäuscht sein, dass der Event, auf den sie sich schon so lange gefreut haben, nicht stattfinden kann. Angesichts der Umstände werden sie aber grösstenteils Verständnis zeigen. Umso mehr, wenn der Event nur verschoben und nicht ganz abgesagt wird.
Event verschieben Schritt für Schritt
Im Cockpit musst du den Event anpassen. Das geht ganz einfach:
In diesem Beispiel soll der «Testevent», der am 11.10.2020 stattgefunden hätte, auf den 30.01.2021 verschoben werden.
1. Füge unter Event erstellen/bearbeiten auf der Event-Detail Ebene im Eventtitel ***Verschoben*** ein, damit die Ticketkäufer verstehen, dass es sich nicht um einen «neuen» Event handelt. Optional kannst du auch einen zusätzlichen Infotext unter «Besondere Event-Hinweise» schreiben.
2. Ändere das Datum auf Eventebene (Event Beginn – Ende, Türöffnung).
3. Anschliessend passt du die Daten auf der Ticketebene an – bei jeder einzelnen Ticketkategorie. Das Startdatum des Vorverkaufs kannst du lassen, daran ändert sich ja nichts. Das Ende musst du jedoch anpassen. Wichtig sind: Ticket ist gültig von / bis und Türöffnung.
4. Auch bei "Zahlungsmöglichkeiten" musst du das Datum anpassen.
5. Zum Schluss aktivierst du den Verkauf, falls er zwischenzeitlich deaktiviert war. In dieser Übersicht kannst du auch nochmals die VVK-Daten kontrollieren.
Sind diese Anpassungen korrekt durchgeführt, bleiben die Tickets vom alten Datum auch für das Verschiebedatum gültig, obwohl auf dem aufgedruckten Ticket noch das alte Datum drauf ist. Du musst also keinen neuen Event erstellen!!
Ticketkäufer informieren
Wichtig ist natürlich auch, dass du deine Ticketkäufer informierst. Dazu kannst du ganz einfach eine Liste mit den Adressen der Teilnehmenden herunterladen und ein Informationsmail senden, in dem du das neue Datum bekannt gibst. Du wirst sehen, die meisten Gäste werden ihr Ticket behalten wollen und keine Rückerstattung fordern. Erwähne im Mail, dass sie mit ihrem Beitrag zum Fortbestehen des Events beitragen und bedanke dich für ihre Geduld. Erwähne auch nochmals, dass das Ticket gültig bleibt und dass die Teilnehmer dementsprechend nichts unternehmen müssen. Kommuniziere die Verschiebung auch über andere Kanäle nach aussen, beispielsweise über Social Media.
Nutze deine Zeit
Eine Verschiebung gibt dir auch Zeit, um deinen Event noch besser zu planen und auf die aktuelle Situation auszurichten. Nutze auch die Gelegenheit, um gestärkt zurückzukommen. Arbeite an deinem Online-Auftritt und finde kreative Wege, um deinen Gästen für ihre Treue zu danken, z.B. mit Rabatt-Promocodes oder Gratisgetränken.
Falls du zu einer Verschiebung noch Fragen hast, zögere nicht, uns zu kontaktieren!
Alternativ kann man eine Verschiebung auch mit Promocodes durchführen, z.B. wenn es zwei mögliche Verschiebetermine gibt.
