Jedes Event bringt neue Herausforderungen an dich als Eventmanagerin. Trotzdem gibt es fünf Grundregeln, an die du dich immer halten kannst.
Diese fünf Tipps helfen dir vor, während und nach dem Event stets den Überblick zu bewahren und einen erfolgreichen Event umzusetzen. Deine Gäste, Kunden oder Mitarbeiter werden es dir danken.
1. Dreh den Franken aber nicht den Rappen
Ein Event steht an und bevor du überhaupt mit der Planung beginnst, holst du diverse Offerten ein. Du brauchst eine Location, Gästemanagement, Ticketing, Einlass, sowie Speis und Trank. Wichtig ist es, dich nicht einfach für den günstigsten Anbieter zu entscheiden, sondern dass du die Leistungen vergleichst. Du suchst einen günstigen Anbieter für das Gästemanagement? Es gibt Firmen, die das Ticketing und den Einlass zusammen mit dem Gästemanagement und vielen Zusatzleistungen zu günstigen Preisen anbieten.
2. Verschone den Wald mit deinem Event
Gehörst du noch zu denen, die Einladungen und Anmeldeformulare physisch verschicken? Druckst du Namenskärtchen aus, um diese vor Ort zu verteilen? Willst du der Umwelt etwas Gutes tun, weisst aber nicht wo anfangen? Starte bei deinem Event! Entscheide dich für digitale Einladungen und online Anmeldeformulare für deine Gäste. Statt dem Papierkrieg vor Ort bietet dir dein Gästemanagement Anbieter schnelle und einfache Badgelösungen an. Du kannst auch PET Badges wählen, welche nach dem Anlass einfach recycelt werden können.
3. Gib das Zepter nicht aus der Hand
4. Nutze die Zeit für den Anlass – nicht den Einlass
Engagiere Profis für deinen Einlass! Frag bei deinem Ticketing und Gästemanagement Partner nach, was es für Möglichkeiten der Einlasskontrolle gibt. Möchtest du es schnell und günstig? Dann nutze eine kostenlose ScanApp für deinen Einlass. Hast du exklusive Gäste und möchtest sie einmalig empfangen? Tausche das Ticket in eine hochwertige Namenskarte mit Lanyard um. So wissen deine Gäste beim Networken wer vor ihnen steht und können so wichtige Geschäftsbeziehungen knüpfen.
5. Lass die Statistik nicht hängen
Die Statistik nach dem Event ist besonders wichtig für deine kommenden Veranstaltungen. Sie zeigt dir, wie viele Leute eingetreten sind, ob es No-Shows gab und wie viele den Vorverkauf aktiv genutzt haben. Hast du viel Marketingbudget in dein Event gesteckt, weisst aber nicht, ob es sich ausbezahlt hat? TICKETINO bietet dir neu die Möglichkeit, dein Event mit deinem Google Analytics Konto zu verknüpfen. So kannst du jede Werbemassnahme einzeln beurteilen und siehst live, was sie dir bringt. Nach dem Event kannst du alles evaluieren und entsprechend für deinen nächsten Event nutzen. Reagieren deine Gäste auf Facebook Posts oder springen sie mehr auf Newslettereinträge an? Mit TICKETINO und Google Analytics hast du stets den Überblick und kannst deine Ressourcen optimal einsetzen.
