Als Veranstalter kultureller Veranstaltungen solltest du die Herausforderung nicht unterschätzen, genügend Besucher an deine geplanten Konzerte oder Aufführungen zu bringen. Oft wird davon ausgegangen, dass ein gutes Programm mit namhaften Musikern automatisch viele Besucher anlockt.
Dabei ist es leider häufig so, dass auch ein noch so hochwertiges und bekanntes Programm deiner Veranstaltung nicht automatisch zu vielen Besuchern führt. Genauso wichtig kann es sein, sich Gedanken darüber zu machen, ob und wie man von Aussenstehenden wahrgenommen wird. Mit einem sauberen Plan und einer gut durchdachten Kommunikationsstrategie lassen sich die potentiellen Gäste aber mit Sicherheit überzeugen, dein Konzert oder deine kulturelle Veranstaltung zu besuchen.
1. Die Veranstaltung hat keinen Vorverkauf
Ein wichtiger Ansatz um bereits im Vorfeld möglichst viele Risiken abzubauen ist es, den verschiedenen Besuchergruppen die Möglichkeit zu geben, sich bereits verbindlich für deinen Event anzumelden und ein Ticket zu kaufen. Je mehr Personen im Vorfeld von deiner Veranstaltung überzeugt werden, desto grösser ist die daraus resultierende Mund-zu-Mund-Propaganda! Schliesslich spricht es sich rum, wenn jemand an ein Konzert geht, Gäste freuen sich und kommunizieren den Besuch auch gerne im Vorfeld an Freunde und Bekannte. Um dies zu erreichen ist es eine Voraussetzung, dass die Vorverkaufskanäle rechtzeitig und über eine genügende lange Zeit offen sind.
Als Veranstalter solltest du davon absehen deinen Kunden nur einen Ticketkauf an der Abendkasse anzubieten, sondern deinen Vorverkauf besser über eine Ticketing-Firma abwickeln lassen. So ist sichergestellt, dass durch einen erfolgreichen Vorverkauf bereits eine gewisse Teilnehmerzahl gewährleistet ist und sich die potentiellen Gäste nicht in letzter Minute durch äussere Gegebenheiten wie Wetter oder alternative Angebote dazu verleiten lassen, das Konzert oder die kulturelle Veranstaltung doch nicht zu besuchen.
2. Die Veranstaltung ist immer sitzplatzgenau
Ein wichtiger Ertragspfeiler bei vielen kulturellen Veranstaltungen können Einnahmen aus dem Verkauf von Essen und Getränke sein. Damit die Gäste auch wirklich konsumieren, solltest du als Veranstalter einerseits das Angebot so attraktiv wie möglich gestalten, andererseits musst du den Gästen die Möglichkeit geben bereits im Vorfeld, bei der Buchung von Tickets, Leistungen wie Essen oder Getränke dazu zu buchen.
Auch wichtig anzumerken ist, dass sich die Möglichkeit einer sitzplatzgenauen Buchung für dein Konzept nicht unbedingt auszahlt - vielleicht solltest du besser auf eine freie Sitzplatzwahl setzen. Insbesondere wenn die Erträge aus dem Gastronomiebereich ein wichtiger Ertragspfeiler sein sollen, muss dieser Punkt genau überlegt sein, da die Gäste bei einer sitzplatzgenauen Reservation dazu neigen erst in der letzten Minute zum Event zu kommen, da Ihr Platz ja bereits reserviert ist. Dies kann zur Folge haben, dass sich weniger Gäste die Zeit nehmen, vor Ort noch etwas zu konsumieren. Schlussendlich muss das zeitliche Konzept stimmen, damit die Gäste vor Ort konsumieren. Das F&B Angebot soll flüssig im Eventgeschehen integriert sein und von den Gästen als Bereicherung angesehen werden.
3. Die Spontanität der Besucher wird unterschätzt
Viele Veranstalter erkennen die Zeichen der Zeit und gehen auf die Spontanität der Besucher ein. Im Zeitalter von «Alles überall zu jeder Zeit» macht es Sinn, Tickets für einen Event auf allen möglichen Kanälen zur Verfügung zu stellen! Nahmen sich Konsumenten früher noch die Zeit, um für einen Ticketkauf zur Vorverkaufsstelle zu gehen, werden diese heute mehrheitlich online und über mobile Kanäle zeitunabhängig bezogen. Da kann es sehr wohl vorkommen, dass Ticketkäufer die Buchungen während der Fahrt zur Arbeit im öffentlichen Verkehr via Smartphone oder abends um 10 Uhr während eines Abendessens mit Freunden spontan über das Callcenter buchen wollen. Damit diese Ansprüche abgedeckt werden können, solltest du als Veranstalter alle diese Vorverkaufskanäle sicherstellen und somit der Spontanität der heutigen Konsumenten Rechnung tragen.
Ebenfalls sollte die Kommunikation über die sozialen Medien und die Auffindbarkeit der Veranstaltung mittels Suchmaschinen nicht unterschätzt werden. Eine Zusammenarbeit mit einem Ticketvertreiber mit eigenem Portal, der alle Kanäle wie Mobile, Internet, physische Vorverkaufsstellen und 24/7 Callcenter abdeckt macht auf jeden Fall Sinn. Genauso wichtig ist es zudem, die Veranstaltung auf der eigenen Website und der Facebook-Seite des Veranstalters zu integrieren.
4. Die eigene Community wird nicht miteinbezogen
Viele Veranstalter suchen Ihre potentiellen Ticketkäufer in der Ferne - wo diese doch eigentlich grösstenteils im näheren Umkreis zu finden sind! Mit einem guten Zeitmanagement und einer klaren Zielsetzung motivieren clevere Veranstalter zuerst Personenkreise aus dem näheren Umfeld, an ihrer Veranstaltung teilzunehmen. Mit gezielten Angeboten im Vorfeld sprichst du beispielsweise Vereinsmitglieder oder die Leute aus deiner Community an und machst so den Event im engeren Umkreis zum Thema.
Gute Beispiele dafür findet man immer wieder bei Veranstaltungen mit Kindern oder Laienschauspielern – dort motiviert man am einfachsten die Menschen im nahen Umfeld, sich ihre Tickets bereits im Vorfeld zu buchen. Dies ist auch ein erprobtes und erfolgreiches Vorgehen für Vereine, welche den eigenen Mitgliedern im Vorfeld oftmals eine beschränkte Anzahl Tickets zu Sonderkonditionen anbieten, so dass sich diese für den Besuch des Konzertes verpflichten und bereits früh ein Ticket kaufen. Dafür bieten Ticketvermarkter oft Promotionssysteme an, mit deren Hilfe die entsprechende Zielgruppe mittels Codes vergünstigte Tickets kaufen kann oder der Ticketverkauf zuerst im geschlossen Rahmen nur für eine bestimmte Personengruppe angeboten wird.
5. Die Verkaufskanäle werden eingeschränkt
Als Veranstalter solltest du es wann immer möglich vermeiden, Vertriebskanäle wie Mobile, Internet, Callcenter oder physische Vorverkaufsstellen einzuschränken. Ebenso empfiehlt es sich nicht, Zahlungsmöglichkeiten wie elektronische Zahlungsmittel oder Zahlung gegen Rechnung zu limitieren. So baust du nur unnötige Schranken gegenüber potentiellen Ticketkäufern auf - grundsätzlich ist es wichtig, deinen Besuchern alle möglichen Vertriebskanäle und Bezugsmöglichkeiten anzubieten!
Namhafte Ticketvertreiber bieten Veranstaltern Vertriebssysteme an, welche selbstbedienbar und ohne grosse vertragliche Einschränkungen zu gebrauchen sind. Bei Anbietern wie TICKETINO erfassen Veranstalter in weniger als 3 Minuten ihre Veranstaltungen und aktivieren Ihren Vorverkauf per Mausklick zu einzigartigen Konditionen!
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die Vermarktung von kulturellen Events vielschichtig ist und ein gutes Konzept eine gute Planung sowie genügend Zeit und Ressourcen erfordert. Damit diese Vermarktung und der Ticketvertrieb dich nicht zu viel Zeit und Geld kosten, solltest du mit einem professionellen Vertriebssystemanbieter zusammenarbeiten - am besten Vertragslos, zu günstigen Konditionen und auf einer internetbasierten, selbstbedienbaren Plattform!
