Ein erfolgreiches Kunden- oder Mitarbeiterevent beginnt bei der Planung und der Organisation. Professionelles Gästemanagement sorgt für einen reibungslosen Ablauf von der Einladung über die Anmeldung bis hin zu Einlass und Nachbearbeitung der Veranstaltung.
TICKETINO als Partner bietet hierbei die optimale Unterstützung, sodass sich deine Gäste vollumfänglich betreut fühlen und langfristige Beziehungen entstehen können.
Darum geht's
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Schritt 1: Gäste einladen!
Im ersten Schritt müssen deine Gäste eingeladen bzw. über den Event informiert werden. Die Einladung stellt oft den ersten ersten Berührungspunkt mit deinen künftige Gästen dar. Bei grösseren Kontaktlisten können Newsletter-Tools wie Brevo oder Mailchimp eine gute Option darstellen und lassen sich zudem einfach über die API-Schnittstelle automatisch mit eingehenden Ticketkäuferdaten synchronisieren. Damit sparst du dir die Zeit ein, mühsam Kontaktlisten zu exportieren. Basierend auf den Bestelldaten wie dem Kaufdatum oder dem Eventdatum kannst du zudem Marketingautomatisation wie Reminder- oder Follow-Up Mails aufbauen und zur richtigen Zeit inkl. Personalisierung zustellen.
Newsletter-Tools ermöglichen es dir zudem nachzuvollziehen, ob deine Einladungen deinen Gästen zugestellt und ob die Mails geöffnet wurden.
Schritt 2: Gäste registrieren!
Für zufriedene Gäste ist ein einfacher Anmeldeprozess entscheidend. TICKETINO als Partner für dein Gästemanagement bietet hierfür unterschiedliche Optionen.
Die Deluxe-Variante ist das individuell programmierte Customform oder der White-Label-Ticketshop.
Es gibt jedoch auch vielfältige kostenlose Optionen, die du nutzen kannst.
Für einfache Anmeldeprozesse empfehlen wir das Shop-Plugin, das einfach in deine Webseite integriert werden und durch einfache Anpassungen im Cockpit-Konfigurator oder auch im Quellcode individuell gestaltet werden kann.
Für komplexere Teilnehmeranmeldungen mit Abhängigkeiten, Zusatztickets und spezifischen Abfragen kann das fortgeschrittenere Formularwerkzeug genutzt werden
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Wer es eher simpel mag, kann auch den Standardshop oder die Iframe-Einbindung nutzen. In allen Fällen sollte dabei beachtet werden, dass man es mit den Abfragen nicht unnötig übertreibt. Zudem sollte die selbst konfigurierte Anmeldelösung im Vorfeld ausgiebig getestet und die Einträge in der Datenbank (Ticketliste) kontrolliert werden. Insbesondere, wenn du auf die Daten angewiesen bist (vgl. Namenskartendruck).
Schritt 3: Einlasskontrolle sicherstellen und optional Namenskarten drucken!
Am Event-Tag treffen die Gäste oft in grösseren Gruppen ein. Nun ist es wichtig, dass der Einlass wie am Schnürchen läuft und es am Eingang nicht zu Stau kommt. Wenn es nur um eine einfache Zutrittskontrolle geht, empfehlen wir das persönliche Smartphone mit ScanApp, die für iOS und Android verfügbar ist, zu nutzen. Diese verfügt über nützliche Zusatzfunktionen wie Mehrfach- und Exit-Scan, sowie über ein einfaches Statistik-Modul. Dank Multi-User-Funktionalität können mehrere Geräte parallel genutzt werden, um den Einlassprozess zu beschleunigen. Für grössere Veranstaltungen kann die App zudem auf professioneller Hardware genutzt werden. Weitere Optionen zur einfachen Einlasskontrolle findest du hier.
Bei Business-Events kann können gedruckte Namenskarten ein perfekter Add-On sein. Sie verbessern die persönliche Ansprache, erleichtern das Networking und verleihen deinem Event ein professionelles Flair. Die Einlasskontrolle wird in diesem Set-Up durch das Tageskassensystem mit Namenskartendrucker durchgeführt. Wenn du mit TICKETINO zusammenarbeitest, bleiben dir hierbei vielfältige Optionen und Gestaltungsfreiraum. Erfahrene Mitarbeiter setzen deine Vorstellungen um und können auf deine individuellen Wünsche eingehen. Die Namenskarten werden in der Regel direkt vor Ort beim Einlass gedruckt damit die Gäste mit ihrer persönlichen Visitenkarte eintreten können. Bei wenigen Gästen können Namenskarten natürlich auch vorgedruckt und vor Ort verteilt werden.
Schritt 4: Event nachbearbeiten!
Deine Veranstaltung ist vorbei. Du möchtest dich zurücklehnen und endlich entspannen. Dagegen ist nichts einzuwenden. Dennoch solltest du dich nach angemessener Erholungszeit an die Nachbearbeitung deiner Veranstaltung machen und das Maximum aus deinem Business-Event herausholen.
Pflege deine Community und stelle beispielsweise Impressionen deiner Veranstaltung bereit. Eine Dankesmail an deine Gäste bietet dir die Möglichkeit, deine Beziehung zu den Teilnehmenden und Partnern zu stärken sowie auf weitere Veranstaltungen aufmerksam zu machen. Hole dir am besten zusätzlich Feedback, beispielsweise über Umfragen, um mögliches Verbesserungspotenzial deutlicher zu erkennen. Zudem lohnt es sich, Statistiken auszuwerten, um mehr über Besucherzahlen und No-Shows, Erfolg deiner Kommunikationsmassnahmen und Anmeldeverhalten deiner Gäste zu erfahren. Sofern du beim Anmeldeprozess ergänzende Daten über die erweiterten Abfragen oder das Formularwerkzeug abgefragt hast, gilt es auch diese auszuwerten. Für vertiefte Analysen können Tools wie Google Analytics, UTM-Tags, Facebook Pixel, A/B-Tests und integrierte Reporting-Funktionen helfen, um Besucherquellen, Klickverhalten und Conversion-Raten zu bewerten, Kampagnen zu optimieren und zukünftige Events noch erfolgreicher zu gestalten. Weitere Informationen hierzu findest du in unserem Ratgeber zum Thema «Marketing-Controlling für Events»
Schritt 5: Entdecke und nutze neue Funktionen!
Das TICKETINO-Cockpit wird laufend mit neuen Funktionen ergänzt. Als Veranstalter von Business-Events empfehlen wir dir, von Zeit zu Zeit das Modul «Apps» zu besuchen. Besonders spannend ist im Moment die Direktanbindungen an CRM-Systeme oder Mailingtools zur automatischen Pflege deiner Kundendaten mit jeder Buchung.
Gibt es für dein CRM oder dein Mailingtool noch keine App? Kein Problem, denn mittels Webhooks kannst du das TICKETINO-System an beliebige Drittsysteme anbinden. So können Bestelldaten der Ticketkäufer oder eventbezogene Informationen automatisch übertragen werden. Dank Tools wie bspw. Zapier können auf diesen Daten aufbauend spannende Workflows gebaut werden, egal ob automatische Pflege deines CRM oder Marketingautomation per E-Mail.
Entdecke auch die neue Lead-Scan-Lösung. Diese lässt sich breit einsetzen, bspw. wenn du vor Ort Bestellungen von Kunden oder Termine für Beratungsgespräche aufnehmen möchtest. Spannend ist die Lead-Scan-Lösung auch in einem „Messe-Set-Up“ mit verschiedenen Ausstellern, wobei jeder Aussteller nur die Kundendaten der Gäste erhält, welche sich für seinen Stand bzw. für seine Produkte und Dienstleistungen interessiert haben und sich folglich von ihm scannen gelassen haben.
Weiterführende Beiträge für deinen Business-Event:
- Jetzt individuelle Anmeldelösung konfigurieren mit dem kostenlos verfügbaren Formularwerkzeug!
- Professionelle Namenskarten für Events - Entdecke die aktuellen Optionen!
Das TICKETINO Team wünscht dir viel Erfolg bei deinem Event!
