Dass der erste Eindruck zählt, hört man immer wieder. Doch was bedeutet dies für eine Veranstaltung, wann und wo entsteht der erste Eindruck für deine Eventbesucher? Bereits Monate vor dem Event hast du es als Veranstalter in der Hand, einen guten Eindruck zu hinterlassen. Der erste Eindruck entsteht bereits bei der Einladung und beim Ticketvorverkauf. Heute berichten wir aber über den zweiten Eindruck, nämlich dem Check-In bzw. der Einlasssituation am Tag des Events.
Jeder Veranstalter kennt dieses Dilemma, wenn alle Besucher gleichzeitig eintreffen. Oft kann man es nicht abschätzen und insbesondere wenn am Anfang keine Besucher eintreffen und dann kurz vor der Show alle auf einmal, endet dies in einer Katastrophe. Lange Wartezeiten am Eingang, Stau bei den Garderoben und mühsames Anstehen in der Kälte führen zu Unmut deiner Eventbesucher. Alle sind genervt, noch bevor die Show überhaupt startet. Hast du schon einmal darüber nachgedacht, wie du mit Giveaways diesen Super-GAU verhindern kannst?
Gestaffelter Einlass
Mit einer kontingentierten Ticketkategorie kannst zum Beispiel den ersten 1'000 Ticketkäufern ein zusätzliches Goodie zum Eventticket geben. Dieses Geschenk kann ein spannendes Giveaway passend zu deiner Zielgruppe sein und muss am Tag des Events während einem definierten Zeitraum abgeholt werden. Die Kommunikation dieser Aktion lässt sich ganz einfach über das Layout des persönlichen print@home Tickets steuern.
Unser Tipp:
- Achte darauf, dass das Giveaway entweder direkt gebraucht werden kann (beispielsweise Kleider, Mützen, Esswaren, Drinks etc.) oder stelle sicher, dass es einfach zu verstauen ist. Niemand möchte den ganzen Abend ein übergrosses Giveaway mit sich herumtragen. Die Freude wäre von kurzer Dauer und der eigentliche Effekt schwindet schnell dahin.
- Binde deine Partner mit ein. Dein Sponsor erreicht damit die Zielgruppe und transportiert seine Marke ohne Streuverlust.
Beispiel:
Ein Veranstalter einer Tanz-Veranstaltung hat folgendes Luxusproblem: Der Event ist immer ausverkauft, die 3'000 Gäste treffen aber jeweils alle gleichzeitig erst 2 Stunden nach der offiziellen Türöffnung ein. Dies führt zu sehr viel Einlassstau und Wartezeiten beim Eingang. Was kann er also tun, um die ersten 2 Stunden bis zur Rush Hour sinnvoll zu nutzen? Er bietet den ersten 1'000 Besuchern einen Goodie Bag gefüllt mit vielen nützlichen Utensilien an. Die Stückzahl von diesem Bag ist natürlich limitiert und muss zeitlich begrenzt, beispielsweise von 19.00 – 20.00 Uhr, abgeholt werden. Das Resultat ist beeindruckend, bereits um 20.30 Uhr (anstatt erst um 22.00 Uhr) ist ein Grossteil der Gäste bereits anwesend. Als positiver Nebeneffekt zeigt sich auch eine Steigerung des Getränkeumsatzes.
Besucherstrom steuern
Von wo her kommen die Gäste, was passiert beim Check-In und wie lange dauert der Einlass? Erfahrungsgemäss ist das Nadelöhr in den meisten Fällen die Garderobe, der Security-Check oder die Abgabe von Kontrollarmbänder. Mit den Giveaways kommt nun noch eine zusätzliche Station dazu, welche du aber zu deinem Vorteil nutzen kannst.
Unser Tipp:
- Versuche mit Distanzen zu arbeiten und so das Publikum beim Einlass zu steuern.
- Verteile die einzelnen Abgabe-Punkte clever im gesamten Veranstaltungslokal.
- Trenne Essens- und Getränkestände bewusst voneinander.
Damit du bei deinen Eventbesuchern auf jeden Fall einen perfekten ersten sowie auch zweiten Eindruck hinterlässt, unterstützt dich deine professionelle Ticketing - Firma mit Tiefstpreis beim Gästemanagement von A-Z. Erfasse deinen Event in weniger als 3 Minuten und aktiviere den Vorverkauf per Mausklick!
