Veranstaltest du eine Gala oder einen Business-Event für deine Kund/innen oder Mitarbeiter/innen und hast das Gefühl, den Überblick zu verlieren? Dann wird dich dieser Beitrag bestimmt interessieren. Wir widmen uns heute dem Thema Gästemanagement (engl. Guestmanagement) und erläutern die Vorteile moderner Akkreditierungslösungen für deine kommenden Events.
Darum geht's
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Wenn der nächste Business-Event, die nächste Gala oder der nächste Kongress ansteht, ist eine effiziente Organisation das A und O. Dabei ist es für die Zufriedenheit der Besucher/innen wichtig, den Anmeldungsprozess so einfach wie möglich zu gestalten, die Gäste vor Ort angemessen zu empfangen und Wartezeiten möglichst zu vermeiden. Aus diesem Grund behandeln wir in diesem Beitrag wichtige Punkte, die dir dabei helfen, dein Gästemanagement zu optimieren.
Einladungen
Sobald der Termin und die Location für deinen Event definiert sind, ist es an der Zeit, sich mit den Einladungen zu beschäftigen. Zuerst stellt sich die Frage, ob es sich um einen öffentlichen oder um einen privaten Anlass mit geladenen Gästen handelt. Je nachdem variieren die Möglichkeiten, wie du diese Personen einladen kannst. Bei privaten Events dürfte bereits eine Gästeliste vorliegen, welche es dir erlaubt, diese Personen persönlich anzuschreiben. Dies kann klassisch über den Postweg erfolgen. Jedoch empfehlen wir dir aus Effizienz-, Kosten- wie auch ökologischen Gründen deine Einladung per E-Mail zu versenden. E-Mails haben zudem den Vorteil, dass du darin Links zu weiterführenden Informationen sowie zur elektronischen Anmeldeseite versenden kannst.
Bei öffentlichen oder teilweise öffentlichen Veranstaltungen, wie Kongressen oder Galas kann es angebracht sein, deine Zielgruppe breiter anzugehen. Hierzu kannst du beispielsweise deinen Event über geeignete Social-Media-Plattformen wie LinkedIn, Xing, Instagram, Twitter oder Facebook verbreiten.
Anmeldungen
Unabhängig davon, wie du deine Einladungen versendest, ist es wichtig, dass sich die Interessierten einfach für deinen Event an- oder auch abmelden können. Eine verbindliche Registrierung reduziert zum einen No-Shows und stellt für dich eine wichtige Planungsgrundlage dar. Im Gegensatz zu postalisch versendeten Antworttalons, welche von deinen Gästen mühsam zurückgeschickt und von dir manuell in Listen erfasst und nachgetragen werden müssen, haben moderne Akkreditierungs-Tools viele Vorteile. So kannst du bei elektronisch versendeten Einladungen relativ einfach nachvollziehen, ob diese angekommen und geöffnet wurden und auch die eingehenden Anmeldungen können in Echtzeit ausgewertet und als Excel-Files exportiert werden. Sollte der Rücklauf ungenügend sein, kannst du ganz einfach einen Nachversand an die Personen auslösen, welche bisher nicht auf deine Einladung reagiert haben. Wie du eigene Mailings erstellst, erfährst du hier:
Das TICKETINO Standard-System kann sehr einfach und kostenlos für Anmeldelösungen genutzt werden und bietet spannende Features wie nicht öffentliche Events, versteckte und nur über Promocodes buchbare Ticketkategorien, erweiterte Abfragen innerhalb des Buchungsprozesses, hilfreiche Statistiken oder auch verschiedene Möglichkeiten der Einlasskontrolle. Für professionellere Anwendungen kann unser Team auch gerne Einladungen für dich versenden und individuelle Anmeldemasken für deine Gäste erstellen. Bei Bedarf sende uns bitte eine Anfrage an marketing@ticketino.com.
Einlasskontrolle und Druck von Namenskarten (Badging)
Sofern sich deine Gäste elektronisch über TICKETINO für deinen Event angemeldet haben, kannst du deine Teilnehmerliste einfach online einsehen oder aus deinem Veranstalter-Cockpit herunterladen. Falls gewünscht kannst du die Teilnehmerliste natürlich auch ausdrucken und händisch zwecks Einlasskontrolle die eingetretenen Personen durchstreichen.
Der grosse Vorteil eines professionellen Akkreditierungs-Tools liegt jedoch darin, dass du auch elektronische Geräte zur Einlasskontrolle nutzen kannst. Neben Scan-App für Android und iOS-Smartphones und Tablets, können auch professionelle Handscanner oder Browserapplikationen eingesetzt werden. Eine Übersicht der technischen Möglichkeiten findest du hier.
Ein besonderes Highlight am Event stellen personalisierte Namenskarten dar, welche über das Tageskassensystem gleich vor Ort gedruckt werden können. Das System kann dabei so konfiguriert werden, dass ein Scannen des Tickets gleich den Druck der Namenskarte auslöst. Namenskarten (oft auch Badges genannt), haben den Vorteil, dass Kontaktdaten wie Name, Firma, Jobbezeichnung etc. nach Belieben aufgedruckt werden können, was die Kontaktaufnahme am Event unter den Gästen erleichtert. Namenskarten können individuell gestaltet werden. Um das perfekte Design für dich zu bestimmen, empfehlen wir dir diesen weiterführenden Blog zum Thema Badging.
Fazit
Die Organisation von Events ist eine Herausforderung, der du dich nicht zwingend allein stellen musst. Der richtige Partner an deiner Seite kann dich beim Gästemanagement tatkräftig mit ausgereiften technischen Lösungen und breitem Know-How unterstützen. Planst du in Zukunft eine Veranstaltung und benötigst noch Hilfe beim Gästemanagement? Wir sind für dich da! Melde dich bei uns per Mail: marketing@ticketino.com oder ruf uns an: +41 43 500 40 80 (CH) / +49 30 201 696 006 (DE). Wir wünschen dir viel Erfolg bei deinem nächsten Event!
