Viele Event Manager greifen auf freiwillige oder bezahlte Hilfskräfte zurück, um Ihren Event mit grösstmöglichem Erfolg durchzuführen und alle offenen Posten abgedeckt zu haben.
Damit deine Mitarbeiter optimal auf den Einsatz am Event vorbereitet sind, stellst du am besten im Vorfeld ein Briefing zusammen, welches im Minimum die folgenden Punkte enthalten sollte:
1. Kleider machen Leute
Wichtig für das Event ist der richtige Dresscode. Teile deinen Hostessen und anderen Mitarbeitern in einem ausführlichen Briefing mit, wie sie sich zu kleiden haben. Ist es ein Businessevent mit klassischem Anzug oder ein Outdoor Event, für welches T-Shirts gedruckt werden? Tragen deine Mitarbeiter zum Beispiel Jeans, lass sie wissen, welche Farben zu einer Blue Jeans gehören, damit du nicht am Tag des Events noch jemanden einkaufen gehen lassen musst.
2. "You had one job"
Wichtig ist die richtige Zuteilung der Arbeiten. Wie viele Leute braucht es fürs Check-in und den Einlass? Kannst du diese Personen später gleich noch fürs Catering einsetzen? Gib deinen Mitarbeitern ein genaues Briefing, wann sie wo eingesetzt werden und plane Pausen ein. Nur so können sich die Mitarbeiter optimal auf ihren Einsatz vorbereiten zudem steigern kleine Pausen zwischendurch oder einen Lunch die Motivation deiner Mitarbeiter während der Arbeit.
3. Wer ist Wer
Gib deinen Mitarbeitern eine Übersicht aller wichtigen Ansprechpersonen. Am besten verpackst du die Liste direkt auf deinen Crew-Badge. Sag ihnen, wer für was zuständig ist und notiere ebenfalls die Telefonnummern. So können deine Mitarbeiter im Notfall immer die richtige Person anrufen und schnell reagieren.
4. Google Maps und andere Karten
Deine Mitarbeiter benötigen von dir die Anreiseangaben: Wie kommen sie zum Event Ort und gibt es Parkplätze oder sollen sie mit öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen? Wie sieht die Location selber aus? Was ist wo? Gibt es ein spezielles Crew Catering oder Raucherzonen? Wo sind die Toiletten? Statte deine Mitarbeiter mit einem detaillierten Plan aus. So wissen sie nicht nur, wo sie sich in ihren Pausen aufhalten dürfen, sondern können den Gästen auch genaue Auskunft über die Location geben.
5. Um was es geht
Informiere deine Hilfskräfte über die Art des Events: Welche Art von Gästen werden erwartet? Was ist das Ziel des Events und was ist das besondere Highlight deines Anlasses? Lass deine Mitarbeiter wissen, ob sie es mit hochrangigen Politikern, VIPs, Geschäftsleuten oder Festivalbesuchern zu tun haben. Handelt es sich bei deinem Event um ein Food Festival oder um ein spezielles Konzert? Deine Mitarbeiter sollten vor allem darüber Bescheid wissen, damit sie die Gäste optimal begrüssen können. Wenn sich die Möglichkeit bietet, solltest du deinen Hilfskräften unbedingt die Möglichkeit geben, sich das Event und die Location im Vorfeld anzusehen, damit sie mit noch mehr Begeisterung die Fragen deiner Gäste beantworten können.
Benötigst auch du Hilfskräfte oder Hostessen an deinem nächsten Event? Sprengt die ganze Planung des Einlasses und Gästemanagements deine Arbeitszeit? Wende dich an deine Ticketing-Spezialisten. Sie suchen gerne für dich das Personal und helfen dir beim Gästemanagement.
