Bereits die reguläre Durchführung einer Veranstaltung erfordert einen grossen Planungsaufwand damit alles reibungslos über die Bühne geht. Obwohl man nur ungern daran denkt, was wäre, wenn zusätzlich etwas schiefgeht oder unvorhergesehene Ereignisse eintreten?
Nur mit einer gründlichen Vorbereitung kann man auch für Unglücksfälle gewappnet sein und im Notfall schlimmeres verhindern. Zum Glück können einem die heutigen technischen Möglichkeiten, insbesondere im Bereich des Ticketings, hierbei willkommene Hilfestellung leisten und im Notfall für mehr Übersicht sorgen.
1. Sicherheit beginnt vor dem Event
Bereits bevor der erste Gast deine Location betritt, kannst du mithilfe eines zeitgemässen Vorverkaufs- bzw. Anmeldeprozesses viel für die Sicherheit deiner Veranstaltung tun. Während dies nicht für alle Veranstaltungen gleich relevant ist, kann es insbesondere bei politisch oder wirtschaftlich aktuellen und mitunter kontroversen Themen von Interesse sein, eine gute Kontrolle über die Gästeliste zu haben. So lassen sich beispielsweise Unbefugte frühzeitig von der Veranstaltung ausschliessen, ohne am Event lange Diskussionen oder unangenehme Situationen fürchten zu müssen.
Wie du deine Mitarbeiter auf den Event-Einsatz vorbereiten kannst, erfährst du hier!
2. Behalte stets den Überblick
Neben best practices gibt es im Bereich der Sicherheit oftmals auch harte Vorschriften, denen du als Veranstalter unterliegst. Insbesondere sei hier an feuerpolizeiliche Auflagen, z.B. zu den maximalen Personenzahlen in einem bestimmten Raum, gedacht. Einerseits vereinfacht dir eine elektronische Lösung hier bereits im Vorfeld deiner Veranstaltung den Überblick über Kontingente, was dir wiederum erlaubt, deine Vorbereitungsaktivitäten zu steuern oder die Räume für unterschiedliche Aktivitäten entsprechend dem Besucherinteresse zu disponieren.
Andererseits kannst du, beispielsweise bei wegen zu erwartenden No-Shows etwas überbuchten kostenlosen Veranstaltungen, auch vor Ort stets den Überblick über die effektiven Eintrittszahlen in Echtzeit haben. So kannst du früh genug entscheiden, wann ein Raum geschlossen werden muss oder spontan noch Plätze für unentschlossene Besucher zur Verfügung gestellt werden können.
3. Lass keinen Gast im Stich
Trotz aller Vorkehrungen existiert die viel angestrebt 100%-ige Sicherheit nie. Wenn doch etwas schiefgeht, ist es für dich als Veranstalter jedoch Vorteilhaft, über eine verlässliche Übersicht deiner Besucher sowie deren Personalien zu verfügen.
Gehen wir beispielsweise von einer Evakuierung aus, so hilft dir dies, zu beurteilen, ob sich allenfalls noch Gäste im Gebäude befinden. Auch bei einem allfälligen Verbrechen während der Veranstaltung kann es in der Zusammenarbeit mit den zuständigen Behörden nützlich sein, zu wissen, wer anwesend war und wie man mit allfällig involvierten Besuchern oder Zeugen in Kontakt treten kann.
Wenn du deine Tickets also über ein modernes Vorverkaufssystem oder Tageskassensystem verteilst, profitierst du nicht nur von den offensichtlichen Vorteilen, sondern du machst deine Veranstaltung zusätzlich auch ein ganzes Stück sicherer!
