In der Hotellerie, vorwiegend bei den 5 Sterne Häusern, gibt es eine Grundregel: Mindestens eine Stunde bevor die Gäste eintreffen muss alles ready sein – The Sixty Golden Minutes!
Hältst du dich bei deinen Events auch an dieses Credo und was genau muss 60 Minuten vor dem Start alles bereit sein? Folgende Themen geben dir einen wertvollen Einblick auf was du ganz besonders wert legen solltest:
Briefing
Hostessen und Security sind meistens die ersten Ansprechpartner der Gäste beim Check-In. Es ist wie überall – der erste Eindruck zählt! Ein professionelles und detailliertes Briefing ist daher unabdingbar. Neben der eigentlichen Hauptaufgabe sollten die Eventmitarbeiter auch über zusätzliche Informationen wie beispielsweise die Anzahl erwartete Gäste, wie ist der Besucherfluss, um was für eine Veranstaltung geht es, wer ist meine Kontaktperson, wie ist der grobe Zeitablauf des Events etc. Bescheid wissen.
Wichtig: auch wenn auf der Einladung oder dem Ticket z.B.: Türöffnung 17.00 Uhr steht, Early Birds gibt es immer - darum gilt: The Sixty Golden Minutes!
Die Ruhe vor dem Sturm
Dies ist nicht nur ein Sprichwort sondern Teil deines Erfolges. Es gibt nichts Schlimmeres als unnötige Hektik kurz vor dem Event. Mit der «goldenen 60 Minuten Regel» startest du entspannt, relaxt und vor allem professionell in deine Veranstaltung. Wichtig ist, dass du als Eventmanager Ruhe ausstrahlst und diese auch bewahrst. Ebenfalls solltest du stehts für Unvorhergesehenes mit einem Zeitpolster im Rücken gewappnet sein. Ausserplanmässige Änderungen gibt es immer und Hektik ist ansteckend!
Plan B
Natürlich ist es schwierig für jede ausserplanmässige Situation direkt eine Alternative aus der Schublade zu zaubern. 2-3 Gedanken über mögliche potenzielle Herausforderungen lohnen sich aber bereits vorgängig. Beispielsweise Verspätungen oder kurzfristige Ausfälle von Künstler, Referenten oder Eventmitarbeitern stellen ein hohes Risikopotenzial dar.
Klare Signaletik
Klare Kommunikation vor Ort ist das «Schmiermittel» einer erfolgreichen Veranstaltung. Der Besucherfluss für die Gäste muss klar und unmissverständlich beschildert werden. Nur bringt es nichts, wenn das erst 5 Minuten vor Türöffnung geschieht - denn auch hier gilt: mindestens eine Stunde vor Start müssen alle Beschilderungen platziert werden. Die Signaletik auf den Parkplätzen, Shuttle-Stationen, Autobahn-Ausfahrten etc. werden meistens bereits mehrere Tage vor dem Event platziert.
Sauberkeit
Auch hier gilt: der erste Eindruck zählt. An vielen Veranstaltungen wird dem Thema Sauberkeit viel zu wenig Rechnung getragen. Je nach Art des Events sind die Hygiene-Anforderungen natürlich unterschiedlich, eine Mindestanforderung gilt aber immer:
- Sind die Toiletten sauber und hat es genügend Toiletten-Papier, Handtücher und Seife?
- Sind die Sitzgelegenheiten, Tische, Fenster, Türen, Böden und Bildschirme gereinigt?
- Ist das Mobiliar gereinigt und funktionsfähig?
- Sind die Abfalleimer geleert?
- Sind der Parkplatz und der Eingangsbereich gereinigt?
- Machen die Eventmitarbeiter einen gepflegten Eindruck?
Infrastruktur
Bei deinem Kontrollrundgang mindestens eine Stunde vor Beginn ist neben dem Sauberkeits-Check eine generelle Prüfung der Infrastruktur wichtig.
- Sind die Stühle / Tische nach Wunsch angeordnet?
- Ist die Dekoration in Ordnung?
- Funktioniert die Technik?
- Sind die Notausgänge und Brandschutztüren offen und nicht verstellt?
Wenn du die The Sixty Golden Minutes konsequent einhältst, kann nichts mehr schief gehen. Deine Ticketing-Firma kann dich aber auch sehr gerne direkt vor Ort mit einer einfachen Gästemanagementlösung zum Tiefstpreis unterstützen. Ebenfalls werden dir hilfreiche Materialen wie beispielsweise diese Checkliste für eine erfolgreiche Kongressplanung weiterhelfen:
