Veranstalter von Events sind oft flexible und schlanke Organisationen, die bei Bedarf eventspezifisch Personal aufstocken und viele wichtige Aufgaben an Drittfirmen auslagern. Veranstalter sind Kenner des Marktes, sie wissen wo letztlich die optimale Leistung für den besten Preis beschafft werden kann.
Nebst Show, F&B, Sound, Licht, Bühne, Vermarktung und Sicherheit ist auch der Ticketvertrieb, die Akkreditierung und das Empfangs- und Gästemanagement ein Thema, dass an Drittanbieter vergeben werden kann. Setzt der Veranstalter das Outsourcing konsequent um, kann er mit einer schlanken Organisation Grosses bewegen.
Wir geben dir als Veranstalter 5 wertvolle Tipps, was man beim Outsourcen von Ticketdienstleistungen und Gästemanagement beachten sollte!
1. Spare Zeit und Geld beim Ticketvertrieb
Die Auslagerung von Ticketvertriebsdienstleistungen geht heute rasch von statten und bei der Wahl des richtigen Partners zu weit günstigeren Preisen als früher. Sind die Aufschläge bei herkömmlichen Dienstleistern zwischen 10 - 15%, sind diese bei neuen Anbietern je nach Ticketpreis zwischen 3.9% und 7.9% (Gesamtkosten inklusive Kreditkartengebühren und Transaktionskosten) zu haben. Die innovativen Anbieter stellen dem Veranstalter selbstbedienbare Plattformen zur Verfügung, haben keine aufwändigen Verträge und AGB’s, jeder Veranstalter ist willkommen, egal welche Ticketmengen er vertreibt. Gute Anbieter haben transparente Preise und verrechnen nur variable Kosten für Tickets die auch verkauft wurden. Dies macht das Angebot auch für kleinere Events mit wenig Budget attraktiv und erschwinglich. Die Kosten für den Ticketvertrieb sind weit günstiger und es werden keine Initial- und Mindestrechnungsgebühren pro Veranstaltung verrechnet. Der Vorverkauf kann beginnen. Veranstalter sind frei den Ticketvertrieb Ihrer Veranstaltungen zu beliebigen Zeiten über die neuen Vertriebsplattformen zu managen. Ohne aufwendigen Papierkrieg ist der Ticketvertrieb in weniger als drei Minuten erstellt und die Vorverkaufskanäle per Mausklick aktiviert.
2. Beachte die Vertriebskanäle
Stelle bei der Auswahl des Anbieters sicher, dass dieser die gewünschten Vertriebskanäle anbietet - damit die Tickets deines Events auch überall erhältlich sind! Nur wenige Events können auf prominente Vorverkaufskanäle verzichten, denn grundsätzlich hilft dem Veranstalter ein komplettes Angebot mit sämtlichen Kanälen. Dazu gehört auch das Angebot von einem physischen und flächendeckenden Vorverkaufsstellennetz (Poststellen, BLS, SOB und unabhängige Vorverkaufsstellen). Die heutigen Konsumenten haben je länger, je mehr auch das Bedürfnis spontan zu agieren. Das heisst, sie wollen Ihre Eventtickets auch um Mitternacht bestellen können. Immer wichtiger für Ticketkäufer sind auch die mobilen Kanäle. Der Verkauf der Tickets muss einfach und schnell über das Smartphone möglich sein! Die Tickets können nach dem Kauf im Passbook oder PassWallet aufbewahrt werden. Ebenfalls wichtig ist, dass der Anbieter über einen 24/7 Callcenter verfügt, wo Ticketkäufer rund um die Uhr Tickets per Telefonanruf bestellen können!
3. Stelle sicher, dass der Anbieter über Vermarktungs - Möglichkeiten verfügt
Stelle sicher, dass dein Anbieter dich bei Promotionen unterstützen kann und diese über das Ticketvertriebssystem abgewickelt werden können. Die Einbindung des Ticketshops auf deiner Webseite ist wichtig und wird deine SEO Positionierung positiv beeinflussen. Arbeite mit Anbietern die den Ticketshop auch auf Facebook einbinden können, sodass du deine Community über Social Media aktivieren kannst. Im Weiteren solltest du prüfen, dass dein Ticketvertrieb personalisiert werden kann, somit steht das Corporate Design von deinem Event im Mittelpunkt.
4. Bietet das System auch zusätzliche Leistungen an?
Beinahe an jedem Event sind die vor Ort Leistungen von grösster Bedeutung! Tageskassen, Zutrittskontrollsysteme, Badgedrucker, Namensschilder alles leicht gemacht - wenn du solche Leistungen auch gleich über deinen Dienstleister beziehen kannst. Stelle also bei der Auswahl sicher, dass die Zutrittskontrollsysteme vorhanden sind und den Bedürfnissen deines Anlasses entsprechen. Prüfe ob es Sinn macht vor Ort Kassensysteme zu beziehen oder ob du die Badges für deine Gäste gleich vor Ort drucken willst. Prüfe ob deine personellen Ressourcen genügen oder ob du für einen reibungslosen Ablauf vor Ort deine Gästemanagement Spezialisten miteinbeziehen willst. Letztlich willst du jemand der deine Bedürfnisse verstehst und dich auch tatkräftig unterstützt!
5. Bewahre die Übersicht und sei immer auf dem aktuellen Stand
Stelle sicher, dass die Finanzierung deines Events geplant ist. Falls du einen Teil der Ticketeinahmen vor dem Event brauchst um Künstler oder Dienstleister zu bezahlen, solltest du mit deinem Ticket-Vertriebspartner den Geldfluss und die Auszahlungen planen. Ebenfalls wichtig ist, dass du über die Verkäufe rund um die Uhr relevante Statistiken abrufen kannst und schlussendlich dem Künstler oder deinem Auftraggeber verlässliche Statistiken generieren kannst.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass sich das Angebot von Ticketvertrieb und Gästemanagement für Veranstalter in den letzten Jahren erheblich entwickelt hat. Junge Firmen haben sich kreativ reingehängt und bieten dir gute Produkte zu interessanten Konditionen. Sie arbeiten für tausende Veranstalter, hochautomatisiert und zu unschlagbaren Konditionen. Veranstalter für Musik, Theater, Messen, Kongresse oder Businessevents, die den Ticketvertrieb in der Vergangenheit noch selbst organisiert haben, können diese Leistungen heute zu günstigen Konditionen ohne grosse Aufwände beziehen. Kontaktiere deinen potentiellen Ticketvertreiber und Gästemanagement-Spezialisten und prüfe seinen Service.
