Gutes Gästemanagement beginnt, bevor sich deine Besucher zum Event anmelden und vor Ort empfangen werden. Um möglichst viel aus deiner Zielgruppe herauszuholen, lohnt es sich daher, bereits dem Einladungsprozess angemessene Aufmerksamkeit zu widmen.
Keep it simple
Grundlegendes Ziel einer Einladungskampagne ist es, möglichst viele Teilnahmen für deinen Event zu generieren. Um dies zu erreichen gilt es, die Anmeldung so einfach wie möglich zu halten. Der Idealfall ist hier ein einfaches "Ja, ich nehme Teil" oder "Nein, ich nehme nicht teil". Meist müssen jedoch für die Planung der Veranstaltung noch weitere Kontaktangaben, Informationen zur Anreise oder die Buchung einzelner Programmpunkte abgefragt werden.
Hier kommen die Vorteile einer Online-Anmeldung voll zum Zuge: Bei einer elektronischen Einladung per E-Mail können die Links der einzelnen Gäste direkt mit einem Code versehen werden, welcher den Eingeladenen identifiziert. So müssen deine Besucher lediglich die zusätzlichen Abfragen ausfüllen und die Angaben werden direkt mit den im Vorfeld eingelesenen Personalien verknüpft. Du behälst jederzeit den Überblick, bekommst alle nötigen Informationen und ersparst deinen Besuchern, Ihre bereits bekannten Angaben noch einmal einzugeben.
Einmal ist keinmal
Gerade bei einer langen Anmeldephase läuft die erste Einladung in Gefahr, schnell in Vergessenheit zu geraten - nur ein Teil der Besucher entscheidet sich so früh bereits zur Teilnahme. Daher ist es wichtig, mit einem oder mehreren Follow-Ups nachzufassen, um die gewünschten Ziele zu erreichen.
Durch die Auswertung der bereits eingetroffenen Anmeldungen kannst du eruieren, wer noch nicht auf die erste Einladung reagiert hat und diese Kontakte gezielt mit einer Reminder-Kampagne angehen. Idealerweise gibst du deinen Gästen auch die Möglichkeit, sich von deiner Veranstaltung abzumelden - so vermeidest du es, Leute erneut zu kontaktieren (und potentiell zu verärgern), welche beispielsweise aufgrund eines anderen Termines gar nicht teilnehmen können.
Im Mittelpunkt steht der Besucher
Das wichtigste für einen Einladungs- und Anmeldeprozess ist es, diesen für die Besucher so einfach und angenehm wie möglich zu machen. Lege deinen Gästen also keine unnötigen Steine in Form übertrieben komplizierter Anmeldeformulare in den Weg und respektiere auch Abmeldungen.
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