Nachdem sich ein potentieller Eventbesucher über deine Veranstaltung informiert und sich zum Besuch entschieden hat, ist der Anmeldeprozess einer der ersten Kontaktpunkte. Ein intuitiver Ablauf, der sich nahtlos in deinen Auftritt einfügt, trägt mit zu mehr Anmeldungen bei. Zudem kannst du so bereits im Vorfeld mit einem guten Eindruck punkten und dir nicht zuletzt auch das Leben in der Planung deiner Veranstaltung wesentlich erleichtern.
Keine zweite Chance für einen guten ersten Eindruck
Damit sich potentielle Besucher zurechtfinden und über alle deine Angebote wie Side-Events, Sessions und Exkursionen Bescheid wissen, ist es wichtig, dass der Buchungsablauf deinem Eventprogramm gerecht wird. Oft lassen sich Kongresse oder Konferenzen nur dürftig in klassische Ticket-Kategorien einteilen, wie dies bei Konzerten oder Theatervorstellungen der Fall ist. Weist dein Programm also viele einzelne Punkte oder Abhängigkeiten in der Buchung auf, lohnt es sich, in ein individuelles Buchungsformular zu investieren.
Dies zahlt sich jedoch nicht nur auf funktionaler Ebene aus. Auch für deinen einheitlichen Auftritt als Veranstalter und das Vertrauen der Kunden hat eine Individualisierung Vorteile. Im Gegensatz zu vorgefertigten Standard-Produkten kann die Gestaltung so komplett an deine Veranstaltungswebsite angepasst werden. Für den Nutzer entsteht kein unsauberer Übergang und er muss sich nicht neu orientieren. Ebenso wird das bestehende Vertrauen in dich beibehalten, da die Buchung direkt bei dir und nicht bewusst über eine Drittfirma abgeschlossen wird.
Keine Hürden zum Eventbesuch
Ob eine visuelle Programmübersicht, eine Gliederung der buchbaren Programmpunkte in thematische Teilabschnitte oder logische Zusammenhänge ("Vortrag X ist nur für Kunden auswählbar, die in Branche Y arbeiten" u.Ä.) - je besser der Buchungsablauf durch dein spezifisches Programm führt, desto besser finden sich die Nutzer zurecht.
So ermöglichst du eine Buchung ohne unnötige Hindernisse - zwar kann dein Team bei Unklarheiten sicherlich bestens beraten und Auskunft geben, wird davon jedoch von anderen Aufgaben abgehalten. Zudem verlierst du durch einen schwer verständlichen Buchungsprozess möglicherweise schon potentielle Kunden, bevor sich diese überhaupt bei dir melden. Ein durchdachtes System spart dir also nicht nur Arbeit, sondern kann auch direkt mehr Umsatz bedeuten.
Eventplanung leicht gemacht
Neben einem professionellen Auftritt, weniger Supportaufwand und potentiell höherem Umsatz gibt es noch einen weiteren Vorteil, wenn der Buchungsablauf gut auf dein Angebot abgestimmt ist. Die Verwaltung einzelner Vorträge, Workshops und Nebenveranstaltungen nimmt oft viel Zeit in Anspruch.
Dein Team wird so insbesondere in der kritischen Phase vor der Veranstaltung damit belastet, Kontingente zu verwalten, den Überblick über Zahlungen und Rechnungen für kostenpflichtige Zusatzangebote zu bewahren oder An- und Abmeldungen für Workshops mühsam in verschiedenen Listen zu verwalten.
Ein digitales System kann diese Arbeit wesentlich erleichtern, indem Zahlungen automatisch abgewickelt und abgerechnet werden und es nur noch eine einzige, zentrale Datenbasis für all deine Anmeldungen und ihre Details gibt. Die heutzutage bereits sehr günstigen Konditionen für solche Lösungen zahlen sich durch diese Vorteile bei weitem aus, und dein Team kann sich wieder auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren.
