Dein Event steht vor der Tür, die letzten Vorbereitungen sind im vollen Gange und kein Detail darf vergessen gehen. Gerade in dieser anstrengenden Zeit können leicht entscheidende Feinheiten in Vergessenheit geraten. Als Eventplaner musst du immer die Ruhe und Übersicht bewahren und dich vor allem in der entscheidenden Schlussphase als Multi-Tasking-Event-Ninja beweisen. In diesem Blogpost zeigen wir dir 5 Punkte, die du unbedingt vor deinem Event tun solltest!
1. Detaillierter Ablaufplan erstellen
Mit einem detaillierten Ablaufplan stellst du sicher, dass am Tag des Events die wichtigsten Sachen nicht untergehen. Egal ob es sich dabei um Give-Aways oder den Soundcheck handelt, nimm dir die Zeit um ein ausführliches Drehbuch zu erstellen und lege bereits zu diesem Zeitpunkt die wichtigsten Termine fest. Mit einer guten Planung und einer gut überlegten Verteilung der Aufgaben ersparst du dir viel Stress, Frust und vor allem unnötige Kosten. Berücksichtige alle Details und Termine, egal ob gross oder klein, und sende den Ablaufplan frühzeitig an dein Event-Team. Mit diesen Massnahmen ist dein Team im Vorfeld über die wichtigsten Termine informiert und du hast noch genügend Zeit bei allfällige Fragen oder unerwarteten Ereignissen zu reagieren.
2. Termine überprüfen und bestätigen
Stelle sicher, dass alle Lieferanten, Partner und Sponsoren über die Liefer-, Aufbau-, und Abbau-Termine informiert sind. Nutze die Zeit vor dem Event um Unklarheiten zu klären und noch nicht definierte Termine festzusetzen. Stelle sicher, dass du die Kontaktinformation vom On-Site-Ansprechpartner erhältst, sowie auch die ungefähren Lieferzeiten. Somit hast du immer die Übersicht über wann was erwartet wird.
3. Hostessen
Der erste Eindruck zählt - das gilt auch bei deinem nächsten Business Event! Mit einem gut vorbereiteten Hostessen-Team stellst du sicher, dass alle über den Anlass und ihre Aufgabengebiete informiert sind. Berücksichtige bei der Einsatzplanung unbedingt auch die Teilnehmerlisten um das Personal optimal einzuplanen und Kosten zu sparen. Plane mindestens 1 Stunde ein um die Hostessen vor Ort zu briefen und eine kurze Location Tour zu machen.
Kurzfristige Personaländerungen können unnötigen Aufwand und Stress verursachen. Dank online Plattformen wie Stafffinder oder Eventbutler kannst du auch kurzfristig professionelle Mitarbeiter engagieren und somit gut auf den unnötigen Nervenkitzel verzichten. Schaue dir diese Plattformen vorgängig an und behalte sie immer im Hinterkopf, damit du bei einem unerwarteten Ausfall schnell und professionell reagieren kannst!
4. Reminder Mails
Mit einem Reminder E-Mail vor dem Event kannst du deine Gäste an den bevorstehenden Anlass erinnern und gleichzeitig über wichtige Informationen oder Änderungen informieren. Bereite den Text und die Verteilerlisten so gut wie möglich vor, damit das Mailing in kürzester Zeit verschickt werden kann. Der Versand sollte spätestens eine Woche vor dem Anlass stattfinden.
Beachte bei der Gestaltung folgende Punkte:
- Anreise: ist der Event Location mit dem Öffentlichen Verkehr gut erreichbar? Gibt es genügend Parkplatz-Möglichkeiten vor Ort?
- Je nach Event müssen die Tickets in ausgedruckter Form mitgebracht werden. Informiere deine Gäste, dass sie das Ticket bei der Registration bereithalten sollen um den Besucherfluss beim Check-In-Desk zu optimieren.
- Erwähne interessante oder wichtige Informationen zum Tagesprogramm, wie zum Beispiel geplante Sessions, Workshops, Abendprogramme oder Verpflegung vor Ort.
- Erläutere nochmals die wichtigsten Termine, wie zum Beispiel die Türöffnung und Event Zeit, um sicherzustellen, dass deine Gäste rechtzeitig erscheinen!
5. Beschilderungen vorbereiten
Eine simple, aber effektive Massnahme, welche oft im Stress vernachlässigt wird, ist die Beschilderung vor Ort. Mache dir bereits während der Planungsphase Gedanken über den Besucherfluss und bereite die entsprechenden Beschilderungen vor.
Viele Locations stellen Schildständer oder ähnliches Material zur Verfügung. Kläre spätestens zwei Wochen vor dem Event mit deinem Location Partner ab, welche Möglichkeiten dir zur Verfügung stehen.
Durch diese einfache Massnahme können sich die Gäste selbständig zurechtfinden und der Info -Desk wird infolgedessen nicht mit überflüssigen Fragen überrannt. Folgende Beschilderungen könnten für dich hilfreich sein:
- Ausgang / Eingang
- Registration / Check-in
- WiFi Passwort
- Garderobe
- Abfall / Recycling
- WC
- Preisschilder (bei kostenpflichtigen Events)
- Hinweis- und Verbotsschilder
Diese Video erklärt dir Schritt für Schritt wie du deine Events auf TICKETINO aufschalten und deinen Vorverkauf starten kannst:
Zusammengefasst musst du als Eventprofi stets die Übersicht behalten und jederzeit über alles Bescheid wissen! Keine Angst, du bist an deinem nächsten Event aber nicht gänzlich auf dich allein gestellt. Es gibt zum Glück professionelle Ticketing und Gästemanagement Firmen, welche dich in verschiedensten Bereichen unterstützen können und dir noch dazu den Tiefstpreis garantieren.
