Die Wahl deiner Eventlocation ist für den Erfolg deines Events entscheidend. Im Idealfall werden sich deine Gäste noch Jahre später gerne zurückerinnern, wenn sie sich bei dir wohlgefühlt haben. Deshalb solltest du bei der Auswahl einer geeigneten Eventlocation genügend Zeit einplanen und keine voreiligen Entscheidungen treffen. Wir zeigen dir, welche 7 Fehler du bei der Wahl deiner Eventlocation unbedingt vermeiden solltest.
Der Aufwand, der in die Suche nach einer geeigneten Eventlocation einfliesst, ist keinesfalls zu unterschätzen. Am besten bereitest du dich vor, wenn du jeden deiner Gedanken notierst und in ein schlüssiges Konzept überträgst. So bist du dir zu jedem Zeitpunkt darüber im Klaren, auf welche Aspekte du achten willst. Die folgenden 7 Fehler solltest du bei der Wahl deiner Eventlocation unbedingt vermeiden.
1. Überschätzung des Zuschaueraufkommens
Einer der gängigsten Fehler, den du vermeiden solltest, ist eine Überschätzung der erwarteten Zuschauerzahl. Damit läufst du in Gefahr, dich für eine Eventlocation zu entscheiden, die für deinen Event zu gross ist. Dies ist in zweifacher Hinsicht problematisch: Auf der einen Seite wird dich eine überdimensionale Location mehr Geld kosten und auf der anderen Seite werden sich deine Gäste auf dieser grossräumigen Fläche verloren fühlen. Wir empfehlen dir daher, eine Eventlocation zu wählen, die der erwarteten Gästezahl entspricht und aber dennoch ein wenig Freiraum übriglässt.
2. Abgelegene Lage
Beachte bei deiner Bewertung unbedingt den Standort sowie die Erreichbarkeit deiner Location. Eine gut erschlossene Location steigert die Attraktivität deiner Veranstaltung. Wenn dein Event nur per Auto erreichbar ist, dann sind eine gute Wegbeschreibung sowie genügend Parkmöglichkeiten essenziell. In diesem Fall solltest du auch über einen Shuttle-Service nachdenken. Beispielsweise kannst du dafür ein personalisiertes Ticket für deinen Event als Package mit einem ÖV-Zusatz anbieten. Generell lohnt sich ein guter Anschluss an das ÖV-System. Denn könnte man nur mit dem Auto anreisen, würde ein wichtiger Teil deines Getränkeumsatzes wegfallen.
3. Schlechte Ausstattung
Abhängig vom Event ist eine gute Ausstattung der Eventlocation sehr nützlich. Falls dir deine Eventlocation das technische Equipment zur Verfügung stellt, dann vergewissere dich vorher über den Zustand, die Vollständigkeit sowie über die Funktionsweise der Ausstattung. Verlasse dich nicht auf Versprechungen der Betreiber, sondern besuche vorab die Eventlocation und verschaffe dir selbst einen Überblick vor Ort. So kannst du überprüfen, ob die Ausstattung vollständig und intakt ist. Im Notfall hast du nochmals die Gelegenheit dich an den Betreiber zu wenden.
4. Unkoordinierter Besucherfluss
Bei jeder Eventlocation stellt sich die Frage nach dem geeigneten Einlass oder
Check-In der Besucher/innen. Verpasst du es, diesem Thema im Vorfeld deines Events genügend Aufmerksamkeit zu schenken, besteht die Gefahr eines unkoordinierten Besucherflusses. Erfahrungsgemäss werden bei der Einlasskontrolle, bei den Verpflegungsständen sowie in den Garderoben am meisten Personen zusammenkommen. Um ein unkoordiniertes Aufkommen zu verhindern, solltest du dich frühzeitig mit deinem Team und dem Betreiber der Eventlocation abstimmen und planen, wie der Besucherfluss am effizientesten vonstattengehen kann. Mittels des Ausbaus der Kapazitäten, dem Einsatz von Scannern oder der Verwendung von Gästemanagement-Terminals lässt sich dieses Vorhaben effizient und einfach bewältigen.
5. Kostenfalle
Sobald du die ideale Location für deinen Event gefunden hast, darfst du vor Vertragsabschluss nicht vergessen, nochmals die finanziellen Konditionen durchzugehen. Ähnlich wie bei der Wohnungsmiete können auch bei deiner Location Zusatzkosten anfallen, die vom Betreiber nicht transparent aufgezeigt wurden. Informiere dich deshalb im Vorfeld, ob allfällige Zusatzkosten wie Strom, Reinigung oder Technik im Endpreis inbegriffen sind oder ob solche Kosten separat vergütet werden müssen. So kannst du böse Überraschungen vermeiden.
6. Missachtung der Vorschriften
Beim Abschluss des Mietvertrages wirst du einwilligen, die internen Vorschriften der Eventlocation einzuhalten. Meistens umfassen diese Vorschriften Bestimmungen zur erlaubten Lautstärke, zum Raucherbereich, zu Versicherungen oder zu Partnerschaften (z.B. Catering). Informiere dein Team rechtzeitig darüber und sorgt dafür, dass diese Regeln eingehalten werden. Denn im Endeffekt bist du als Veranstalter/in, der- oder diejenige, die die Konsequenzen für das Handeln deines Teams oder auch deiner Gäste (teilweise) tragen wird. Wenn du mit bestimmten Vorschriften nicht einverstanden sein solltest, dann versuche herauszufinden, ob es einen gewissen Verhandlungsspielraum gibt.
7. Ungeprüfte Rücktrittsbedingungen
Insbesondere in der derzeitigen Situation ist es wichtig, vertragliche Rücktrittsbedingungen gründlich zu prüfen. In der Regel sind die Stornierungskosten gestaffelt und hängen davon ab, wie viele Tage oder Wochen vorher du deinen Event absagst. Wenn du also mit dem Gedanken spielst, deinen Event abzusagen, dann sei über die vertraglichen Bedingungen informiert und kommuniziere deine Entscheidung rechtzeitig. Dein Budget wird automatisch stärker belastet, wenn du den Stichtag verpasst, an dem du nur 50% des Mietpreises hättest zahlen müssen.
Mit diesem Blogbeitrag bist du nun für die Suche nach deiner idealen Eventlocation gerüstet! Versuche künftig diese 7 Stolpersteine zu umgehen und du wirst die Wahl deiner Location nicht bereuen. Bei Fragen oder Anmerkungen stehen wir dir gerne unter marketing@ticketino.com oder unter +41 43 500 80 96 zur Verfügung.
TICKETINO wünscht dir viel Erfolg!
