Ob Gala, Kongress, Mitarbeiterevent, Rockkonzert, Musical, Comedy-Event, Party; alle haben eine gleiche Herausforderung: Die Garderobe als Nadelöhr!
Oft führt ein schlechtes Garderobenmanagement zu sehr langen Wartezeiten und Frust bei den Besuchern. Die Stimmung ist im Keller und die ganze Vorfreude auf den Event schmilzt dahin wie der Schnee in der Sonne. Zudem wird der Gast gleich zweimal Opfer dieses Dauerbrenners, nämlich vor und nach der Veranstaltung.
In vielen Locations ist aufgrund der infrastrukturellen Gegebenheiten eine Optimierung schwierig. Mit einem professionellen Einlassmanagement kannst du aber Gegensteuer geben.
Die folgenden 3 Tipps helfen dir, dein Garderoben-Management effizient zu planen.
Cleverer Terminplan
Wichtig ist, dass du je nach Jahreszeit für das Check-In genügend Zeit einplanst. Mach dir zudem Gedanken, wie die Gäste anreisen werden (Auto oder ÖV). Mittels Überprüfung der Fahrpläne und Ursprungsorte der Gäste kannst du abschätzen, wann die grosse «Rush-Hour» ungefähr sein wird.
Mit einem professionellen Anmeldemanagement kannst du sämtliche Daten der Teilnehmer in Echtzeit abrufen. Versuche die unterschiedlichen Besuchergruppen gestaffelt zu empfangen. Mittels verschiedenen Startzeiten auf den Anmeldebestätigungen bzw. Tickets kannst du z.B. Medien, Speaker, Partner, Aussteller und Besucher leicht versetzt eintreffen lassen. Bereits 15 Minuten Unterschied haben eine enorme Wirkung und deine Teilnehmer werden gesteuert ohne es zu merken – zudem erleben sie einen entspannten Einlass!
Mit Distanzen zum Erfolg
Von wo her kommen die Gäste, was passiert beim Check-In und wie lange dauert der Einlass? Oft wird diesem Thema zu wenig Rechnung getragen, was danach zu langen Wartezeiten für die Gäste führt.
Wichtig ist, den Besucherfluss sinnvoll zu planen. Die professionelle Einlasskontrolle mittels Scanner oder Gästemanagement-Terminals sowie die automatische Abgabe
von Namenskarten können mit dem richtigen Partner sehr effizient und schnell durchgeführt werden.
Tipp 1: Durch Distanzen zwischen den einzelnen Stationen verteilen sich die Besucher während dem Einlass.
Tipp 2: Je klarer du die Besucher leitest desto schneller geht der Einlass! Arbeite mit einer klaren Signaletik und gegebenenfalls mit Absperrgitter oder Absperrbändern.
Mehr ist weniger
Eigentlich heisst es ja oft «weniger ist mehr». Bei den Dimensionen der Garderobe und bei der Anzahl Mitarbeiter ist aber «schmürzeln» fehl am Platz. Die Abgabe von Jacken, Schirmen und ggf. Taschen, Rucksäcken oder Notebook-Taschen ist sehr zeitaufwändig und die Mitarbeiter haben alle Hände voll zu tun. Wir empfehlen dir daher hier genügend Personal vorzusehen und wenn möglich die Dimensionen der Ab- bzw. Ausgabe-Corner sehr grosszügig zu planen. Sofern es die örtlichen Gegebenheiten erlauben, versuche bei Events in kalten Jahreszeiten ab 600 Besuchern ggf. mit verschiedenen Standorten zu arbeiten.
Ein weiterer Dauerbrenner ist das unklare «Anstehen» für die Gäste.
- Startet die Schlange von links, rechts oder aus der Mitte?
- Wer ist der Nächste?
- Wann bin ich dran?
Ein klares Besucherleitsystem und Gurtband-Absperrung wie am Flughafen wirken hier Wunder und deine Gäste werden es dir danken!
Tipp: Ein Trouble-Shooter, welcher die Gäste während den Stosszeiten koordiniert, ist eine sehr gute Investition!
Mehr Tipps rund um die Eventplanung findest du in unserem Ratgeber:
