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Anbindung der Eventmanagement Software profairs an das TICKETINO-System – Premiere beim Ticketing der Zuger Messe

Posted by Michael Marti on 22.11.2022 15:15:00

Mit mehreren hundert Aussteller/innen sowie mehreren zehntausend Besucher/innen ist die Zuger Messe die grösste Herbstausstellung in der Zentralschweiz und bietet neben vielen spannenden Sonderschauen und abwechslungsreichen Ständen ein unterhaltsames Programm und vielfältige Gastronomie. Das komplizierte Set-Up in Verbindung mit der Vielzahl an Besucher/innen erforderte ein leistungsfähiges Ticketing sowie ein ausgeklügeltes Standverwaltungssystem, was mit der Verknüpfung der Ticketingsoftware TICKETINO und dem Messeorganisationstool profairs optimal abgedeckt werden kann. In dieser Case Study zeigen wir auf, wie die beiden Systeme kombiniert werden können, um die Prozesse sowohl für die Messebetreiberin wie auch für die Austeller/innen möglichst effizient und benutzerfreundlich zu gestalten. 

 

Darum geht's

  • Messen stellen betreffend Ausstellerverwaltung vielfältige Zusatzanforderungen an ein Ticketingsystem.
  • Durch die Anbindung der Eventmanagement-Software von profairs an das TICKETINO System können diese ab sofort optimal abgedeckt werden.
  • An der Zuger Messe konnten die beiden Systeme das erste Mal erfolgreich kombiniert werden.

 

1. Anforderungen der Zuger Messe

Wenn man den reinen Eintrittskartenverkauf von der Besucherseite betrachtet, hätte das TICKETINO-System bereits alles an Funktionen mitgebracht, um Ansprüche wie verschiedene Ticketkategorien, Rabatte & Promocodes, Ein- und Ausgangsscan etc. abzubilden. Messen zeichnen sich jedoch durch vielfältige Zusatzanforderungen auf der Ausstellerseite aus. Ein Kernbedürfnis neben Ausstellerausweisen ist der Bezug von Gutscheinen, Promocodes sowie Freitickets durch die Aussteller/innen, welche diese dann an ihre Kund/innen verteilen können. Die Abrechnung zwischen Messebetreiberin und Ausstellern erfolgt dann aufgrund der Menge an eingelösten Codes bzw. eingetretener Personen. Hierbei ist es entscheidend, dass die durch Endkund/innen genutzten Tickets und Codes einer Aussteller/in zugeordnet werden können.

 

Bis anhin wurden ausstellerspezifische Tickets oder Promocodes manuell erstellt und händisch an die Aussteller/innen verteilt. Die Verknüpfung der Systeme von profairs und TICKETINO vereinfacht diesen Prozess nun enorm, da Aussteller/inne ihre TICKETINO-Tickets, Gutscheine, Promocodes etc. nun einfach und benutzerfreundlich selbst über den Ausstellerbereich von profairs beziehen und in verschiedenen Formen herunterladen oder sich als gedruckte Version zusenden lassen können.

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2. Unterschiedliche Zutrittsprodukte

Ginge es nur um Eintrittsgutscheine und Ausstellerausweise, wäre das alles noch recht einfach abbildbar gewesen. Doch die Eintrittsgutscheine gab es gleich in unterschiedlichen Formen, als gedruckte Variante, als PDF oder in Form von Excel-Tabellen, je nachdem, wie der Aussteller die Gutscheine an seine Besucher verteilen wollte.

 

2.1. Kundengutscheine

Die Ausstellerin kann selbständig über den von der Messebetreiberin freigegeben Zugang beliebig viele Gutscheine im Ausstellerbereich von profairs bestellen. Über eine Schnittstelle werden die Promotion-Codes im TICKETINO-System erzeugt, zu profairs übermittelt und stehen der Ausstellerin dann dort zur Verfügung. Über eine Tabelle werden alle Gutscheinbestellungen eines Ausstellers aufgelistet und zum Download angeboten.

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Alternativ können die Gutscheine auch direkt als PDF erzeugt werden. Da die Zuger Messe jedoch mit einmalig verwendbaren Codes arbeitet, also jeder Gutscheincode nur einmal einlösbar ist, musste für jeden Gutschein ein eigenes PDF erzeugt werden. Ausserdem gibt es für die Aussteller/in die Möglichkeit, ein Logo zu hinterlegen, das direkt ins PDF integriert wird.

 

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Beispiel - Gutschein als PDF

 

Als besonderes Extra gibt es noch die Option, physische Gutscheine zu bestellen. Die Codes samt Logos der Aussteller werden an eine Druckerei übermittelt, welche diese Gutscheine in Papierform zustellt.

 

2.2. Tickets für Aussteller/innen und Besucher/innen

Neben Gutscheinen können auch direkt im profairs Ausstellerbereich Einzel- und Dauerkarten durch die Aussteller/innen bezogen werden. Durch die Option «Ticket soll direkt bestellt werden» gibt die Aussteller/in im Bestellprozess die E-Mail und den Namen der Empfänger/in an. Bei Bestätigung des Auftrags wird diese an das TICKETINO-System übermittelt, welches das Ticket generiert und dieses inklusive Bestätigungsmail an die hinterlegte E-Mail-Adresse versendet.

 

Zusatznutzen für Messebetreiberinnen durch profairs

profairs bietet eine sehr flexible Möglichkeit, beliebig viele Zutrittsprodukte und Produktvarianten von TICKETINO miteinander zu verknüpfen, zu rabattieren und für Austeller/innen zugänglich zu machen. Damit können kostenpflichtige Tickets über den Ausstellerbereich entweder preislich reduziert oder auf Null gesetzt und verteilt werden.


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Darüber hinaus bietet das profairs System eine Vielzahl von weiteren Features für Messebetreiber/innen. Wie beispielsweise im Bereich der Ausstellerakquise und -anmeldung oder auch in der Kommunikation mit bzw. der Verwaltung von Aussteller/innen und Interessent/innen.

 

Möchtest du mehr über den Mehrwert erfahren, welche die Verknüpfung der Systeme von profairs und TICKETINO für deine Messe bieten kann? Dann kontaktiere uns unter marketing@ticketino.com oder von 8 - 18 Uhr unter +41 43 500 40 80 (CH) bzw. +49 30 201 696 006 (EU). Wir freuen uns auf deine Kontaktaufnahme!

 

Topics: Eventmanagement, Ticketing, profairs, Zuger Messe

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