Dieser Blogbeitrag sowie die praktische Planungs-Checkliste zum Download sollen dich dabei unterstützen, dich auf Probleme, welche während der Durchführung eines Events auftreten können, vorzubereiten.
Wenn du während der Organisation die Punkte dieser Liste durchgehst, sollte einem reibungslosen Ablauf deines nächsten Events nichts mehr im Wege stehen!
Darum geht's
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Egal, wie minutiös du deine Veranstaltung planst. Am Eventtag kommt es doch oft anders als erwartet. Aufgrund der langjährigen Zusammenarbeit mit Veranstalterinnen aller Art, hat das TICKETINO-Team einen umfangreichen Erfahrungsschatz betreffen Herausforderungen, welche dich am Eventtag erwarten können. Anhand der folgenden Checkliste möchten wir dir die wichtigsten Stolpersteine aufzeigen und dir Tipps geben, wie du mit diesen am einfachsten fertig wirst.
1. Ungünstige Wetterverhältnisse
Für Veranstalter/innen, die einen Outdoor-Event planen, ist das Wetter einer der grössten Risiken. Zeigt die Wetterprognose Sonne an, wirkt sich dies in der Regel positiv auf deine Verkäufe aus. Bei der kleinsten Aussicht auf Regen kann sich das aber schnell ändern. Dies bedeutet aber nicht, dass wegen ein paar Tropfen gleich dein ganzer Event ins Wasser fallen muss. Mit der richtigen Planung bist du für alle Eventualitäten vorbereitet.
Da man das Wetter nicht beeinflussen kann, ist es wichtig, für alles gerüstet zu sein! Denn auch zu heisses Wetter kann Gäste daran hindern, deine Veranstaltung im Freien zu besuchen. Zelte, Pavillons oder Sonnenschirme spenden bei Sonne willkommenen Schatten und bieten bei Regen einen trockenen Unterschlupf. Regenponchos, Sonnenbrillen oder Hüte kannst du verschenken oder verkaufen, am besten auch mit deinem Brand oder dem deiner Sponsoren. Stelle deinen Gästen auch Insektenspray oder Sonnencreme zur Verfügung und sie werden dich und deine Veranstaltung lieben.
Wenn dein Event bei jedem Wetter draussen stattfindet, solltest du deine Gäste vorzeitig darüber informieren, bestenfalls im Eventbeschrieb, bevor sie das Ticket kaufen. Bei TICKETINO kannst du im Cockpit unter «Besondere Event-Hinweise» einen speziellen Hinweis hinzufügen!
2. Ausfall von wichtigen Acts
Verspätungen oder kurzfristige Ausfälle von Künstler/innen stellen ebenfalls ein hohes Risiko dar. Es kann daher sinnvoll sein, auf mehrere Acts zu setzen. Wichtig ist dabei jedoch, dass du dein Budget nicht überspannst. Wenn möglich solltest du zusätzlich einen Plan B ausarbeiten und 1-2 Ersatzkünstler/innen auf der Kurzwahl haben. Wichtig ist in jedem Fall die Situation in Ruhe zu analysieren und dann aus der gegebenen Sachlage das Optimum herausholen.
Um bei einem kurzfristigen Ausfall einen möglichen Konflikt zwischen Veranstalter/in und Künstler/in zu vermeiden, empfiehlt es sich vor dem Event einen Konzertvertrag abzuschliessen. Ein Konzert- oder Aufführungsvertrag wird zwischen dem/der Veranstalter/in und den auftretenden Musiker/innen oder Künstler/innen abgeschlossen und beinhaltet normalerweise die Erbringung einer künstlerischen Leistung gegen Bezahlung. Generell sollten Regelungen darüber getroffen werden, was genau der Künstler und der Veranstalter zu leisten hat und tun darf, was bei eventuellen Mängeln geschieht und wer wofür verantwortlich ist.
3. Ausfall von Mitarbeiter/innen
Ein weiteres Problem, das für Veranstalter/innen kurz vor oder während dem Event auftreten kann, sind Ausfälle von Mitarbeitenden. Plane also in jedem Fall eine ausreichende Anzahl von «Springern» ein, welche kurzfristig einspringen können. Dies minimiert unnötigen Aufwand und Stress am Event-Tag. Nicht vergessen: Dank online Plattformen wie Coople oder Eventbutler kannst du auch relativ kurzfristig professionelle Mitarbeiter/innen engagieren. Schaue dir diese Plattformen vorgängig an, sofern du nicht auf genügend Helfer zurückgreifen kannst und behalte sie immer im Hinterkopf, damit du bei einem unerwarteten Ausfall schnell und professionell reagieren kannst!
4. Behördliche Einschränkungen
Ein weiterer Punkt, an dem die Durchführung eines Events scheitern kann, sind Behördliche Einschränkungen. Sei dir bewusst, dass die Durchführung deines Projekts schlussendlich an einer fehlenden Unterschrift eines Beamten auf einem Bewilligungsformular scheitern kann! Suche also möglichst frühzeitig das Gespräch mit den zuständigen Behörden und kläre ab, was für Sicherheitsauflagen du beachten musst, wie viele Sanitäre Anlagen du bereitstellen und was für weitere Einschränkungen (Lärm etc.) du respektieren musst. Erstelle für die Kommunikation mit den Behörden notfalls weitere schlüssige Feinkonzepte (Sicherheitskonzept, Abfallentsorgungskonzept, etc.).
7. Ungenügende Auslastung
Der Albtraum eines jeden Veranstalters: der Event wird nicht gut besucht und der Saal oder das Festival-Gelände ist halb leer während den Vorführungen. Deshalb sollte die Herausforderung nicht unterschätzt werden, genügend Besucher/innen an deine geplanten Konzerte oder Aufführungen zu bringen. Dies gelingt unter anderem mit den richtigen Marketingmassnahmen. Spare also keinesfalls bei der Eventvermarktung! Plane hier also auf jeden Fall genügend Budget ein. Wenn du mit einem innovativen Ticketing Anbieter arbeitest, wird dich dieser sicherlich tatkräftig dabei unterstützen.
Versuche in jedem Fall so viele Tickets wie möglich im Vorverkauf abzusetzen. Dies erleichtert dir zum einen die Planbarkeit und minimiert zum anderen das Risiko von schlechter Auslastung aufgrund kurzfristiger Störfaktoren wie schlechter Wetterprognosen etc. Je mehr Personen im Vorfeld von deiner Veranstaltung überzeugt werden, desto grösser ist zudem die daraus resultierende Mund-zu-Mund-Propaganda! Schliesslich spricht es sich rum, wenn jemand an ein Event geht, Gäste freuen sich und kommunizieren den Besuch auch gerne im Vorfeld an Freunde und Bekannte. Um dies zu erreichen ist es eine Voraussetzung, dass die Vorverkaufskanäle rechtzeitig und über eine genügende lange Zeit offen sind. Arbeite wenn immer möglich frühzeitig mit Early Bird Tickets. Je nach Auslastung kannst es ebenfalls sinnvoll sein, kurz vor Event noch eine vergünstigen Last-Minute-Ticketkategorie anzubieten. Auf jeden Fall empfehlen wir dir, die Vorverkaufstickets etwas günstiger als die Tageskassentickets anzubieten. Damit minimierst du neben dem Risiko von unerwarteter mangelnder Auslastung ebenfalls die Risiken des Bargeld-Handlings vor Ort.
6. Höhere Gewalt
Auch wenn du als Veranstalter/in alle wahrscheinlichen Eventualitäten bedacht hast und nach bestem Wissen und Gewissen vorbereitet bist, kann ein nicht kalkulierbares Ereignis deinen Event immer noch verunmöglichen. Im schlimmsten Fall bleibt dir dann nichts anderes übrig, als deinen Event abzusagen, bzw. zu verschieben. Gut zu wissen: Im Falle einer Eventverschiebung bleiben gemäss AGB der TICKETINO AG die über TICKETINO verkauften Tickets automatisch für das Ersatzdatum gültig. Sollte die Verschiebung aufgrund eines Ereignisses nötig sein, welches den Tatbestand der «höheren Gewalt» erfüllt, gelten zudem verlängerte Fristen für die Durchführung der Ersatzveranstaltung. «Das schweizerische Vertragsrecht (Obligationenrecht) enthält keine Definition des Begriffs der höheren Gewalt, betrachtet sie aber als ein ausserordentliches, unvorhersehbares und unüberwindbares äusseres Ereignis, das den Kausalzusammenhang zwischen dem Vertragsbruch und dem durch diesen Bruch verursachten Schaden unterbricht (Wilhelm, 2020)».
Fazit
Auch wenn die Planung eines Events noch so sorgfältig erfolgte, kann immer etwas Unvorhergesehenes passieren. Gerade bei öffentlichen Events steht neben finanziellen Aspekten auch deine Reputation als Veranstalter/in auf dem Spiel. Die Zauberformel heisst «Ruhe bewahren» und «Plan B» bereithalten. Es ist schwierig für jede ausserplanmässige Situation direkt und spontan eine Alternative aus der Schublade zu zaubern. Deshalb hilft es, verschiedene Worst Case Szenarien noch während der Planungsphase durchzuspielen.
Damit du bei deinem nächsten Event hoffentlich auf alle Eventualitäten vorbereitet bist, haben wir dir eine Checkliste zusammengestellt, welche die wichtigsten Punkte dieses Blogs noch einmal zusammenfasst. Gehe während der Planung und Organisation alle Punkte durch und einem reibungslosen Ablauf deines nächsten Events sollte nichts mehr im Wege stehen!
Benötigst du Unterstützung beim Vorverkauf deines Events oder hast Fragen zu den Themen Eventplanung oder Organisation? Wir sind für dich da. Kontaktiere uns unter marketing@ticketino.com oder vereinbare mit uns einen Telefontermin. Wir freuen uns, dich bei deinen kommenden Events zu unterstützen!
