Das Leben eines Veranstalters ist zwar auf jeden Fall spannend, aber oft auch alles andere als einfach. Will man einen Event auf die Beine stellen, so benötigt dies sehr viel Zeit und Planungsaufwand. Hinzu kommt, dass man oft Lieferanten, Locations, Bands und auch Bühne sowie Technik im Voraus bezahlen muss, man Gegenzug aber selbst sein Geld in vielen Fällen erst nach erfolgreicher Durchführung des Events sieht.
Natürlich ist dein Ticketingpartner bestrebt, dir dein Geld nicht länger als nötig vorzuenthalten. So erhältst du deine Auszahlung im Normalfall nur wenige Tage nach Vorverkaufsschluss. Dennoch bleibt je nach Event zwischen Planung und Durchführung eine zeitliche Lücke, welche ohne weiters ein Jahr lang sein kann.
Hohes Risiko trifft auf schlechte Planbarkeit
Hast du genügend grosse finanzielle Reserven, so stellt diese zeitlich verzögerte Entlohnung für deinen Einsatz eventuell kein Problem für dich dar. Doch sind wir ehrlich, wer kann dies schon von sich behaupten. Sofern du frühzeitig den Vorverkauf startest und auch frühzeitig Tickets verkaufst, so kannst du dein Risiko sicherlich verringern und auch die Planbarkeit etwas verbessern, da sich deine Ticketkäufer schon im Vorfeld zum Besuch deiner Veranstaltung verpflichten. Early Bird Tickets zu vergünstigten Konditionen können dich dabei unterstützen. Ein Restrisiko bleibt jedoch und damit ist auch die Geldnot im Vorfeld noch nicht aus der Welt geschafft!
Sind Sponsoren die Lösung für dein Problem?
Die Antwort ist ein klares «Jein». Sicher können dir Sponsoren nicht die ganze Last abnehmen, aber auf jeden Fall kannst du mit guten Partnern die Last auf mehrere Schultern verteilen.
Holst du diese frühzeitig ins Boot, können sie einen Teil der Vorfinanzierung übernehmen. Je nach Sponsoring-Konzept können sie dich auch mit benötigter Infrastruktur versorgen, was dir ebenfalls grosse finanzielle Belastungen abnimmt. Solche Partner können deinen Besuchern je nach dem auch einen Mehrwert bieten, welcher deinen Event von anderen abheben kann. Vielversprechende Partner sind beispielsweise Brauereien, welche dir Kühlschränke, Zapfanlagen und Barinfrastruktur und Gratisware zur Verfügung stellen und deine Besucher mit ihren Spezialitäten verwöhnen und im Optimalfall sogar im Vorfeld noch etwas für ihre Präsenz an deinem Event bezahlen oder dich prozentuell am Ertrag beteiligen, was auch häufig in Form einer Rückvergütung pro verkaufter Einheit erfolgt.
Doch wie wähle ich die richtigen Sponsoren aus?
Organisierst du ein Open Air? Warum nicht eine Partnerschaft mit einem Sonnenbrillenproduzenten eingehen? Weitere interessante Kooperationspartner sind Transport- oder Taxiunternehmen, Hotels oder Herbergen, Lebensmittelhersteller, lokale Bäckereien oder Metzgereien. Der Fantasie sind wenig Grenzen gesetzt. Wichtig ist jedoch ein gewisser Bezug zu deiner Kernleistung und natürlich ein Mehrwert für deine Kunden.
Wie gewinne ich potentielle Sponsoren für meinen Event?
Um dies zu beantworten, müssen wir uns fragen, was der Nutzen für unseren Sponsoren ist, wenn sie mit uns zusammenarbeiten. Konkret geht es um die Frage: «Was kann ich einem potentiellen Partner bieten?» Mögliche Antworten sind klassischerweise im Feld der Werbung bzw. des Marketings zu finden. Biete deinen potentiellen Partnern daher unbedingt eine breite Logopräsenz auf all deinen Kommunikationskanälen wie Plakaten, T-Shirts, Flyer, Inseraten, Ticketbildern etc. an. Ebenfalls kann der Präsenz vor Ort einen grossen Werbewert für deine Sponsoren haben. Ein weiterer Nutzen für deine Kooperationspartner kann natürlich auch das unmittelbare Geschäft vor Ort sein, beispielsweise wenn die Dorfbrauerei vor Ort exklusiv ihr Bier ausschenken kann. Dies generiert nicht nur unmittelbar Umsatz, sondern kann auch sehr imagefördernd sein und deinen Partnern dabei helfen, neue Kunden für ihre Produkte zu begeistern.
Was sind die Herausforderungen und wie begegnen wir diesen erfolgreich?
Die Hauptschwierigkeit ist sicher, dass vielversprechende Sponsoren auch von Unmengen an Anfragen bombardiert werden. Ebenfalls gehen gerade kleinere lokale Unternehmungen nicht immer sehr freizügig mit ihrem Marketingbudget um. Hier ist es zentral, dass du von vornherein zeigst, dass dein Event Potential hat, sich eine Investition in dieses Projekt also auf jeden Fall auszahlt. Zeige auch, dass du etwas von deinem Business verstehst. Erstelle also unbedingt vor dem Sponsoren-Werben schlüssige Konzepte. Sowohl für deinen Event an sich, wie auch über die Ausgestaltung möglicher Partnerschaften. Wie du konkret ein Sponsoring Konzept ausarbeitest, zeigen wir dir in einem kommenden Blogbeitrag.
Bist du noch gar nicht so weit, dich mit Sponsoren zu beschäftigen und stehst am Anfang der Planung deines Festivals? Die folgende Anleitung hilft dir dabei, wie du dein eigenes Festival erstellen kannst.
