Event budgetieren leicht gemacht – Hol dir jetzt die Budget-Kalkulationstabelle

Jetzt wird es zahlenlastig! Nicht nur Buchhalter, sondern auch Veranstalter müssen ihre Finanzen genau im Auge behalten. Damit dich nach deinem Event kein böses Erwachen, bzw. ein Loch in der Kasse erwartet, empfiehlt es sich bereits frühzeitig ein detailliertes Budget aufzustellen!

«Wir haben eigentlich unser Budget nicht überschritten. Die Budgetierung war einfach tiefer als unsere Ausgaben.»

Damit es dir nicht ergeht wie dem amerikanischen Footballspieler Keith Davis, solltest du beim Thema Finanzen nichts dem Zufall überlassen. Die exakte Budgetierung ist hierbei sicherlich einer der wichtigsten Meilensteine im Planungsprozess deiner Events.

Da erfahrungsgemäss viele Veranstalter mit den Budgetierungsberechnungen etwas auf Kriegsfuss stehen, haben wir dir dieses Event Budget Template einer praktischen Budget-Kalkulationstabelle erstellt, welche dir einen groben Überblick über die zu erwartende finanzielle Situation deiner kommenden Veranstaltung geben kann.

Trage einfach deine prognostizierten Werte wie «Anzahl Eventbesucher», «Ticketpreis», «Fixkosten» etc. ein und die Tabelle errechnet dir die zu erwartenden Gewinne bzw. Verluste sowie die Gästeanzahl, ab der dein Event voraussichtlich kostendeckend ist.

Für den Fall, dass du es ganz genau wissen, den Budgetierungsprozess genauer verstehen, die Berechnung der Tabelle überprüfen oder deine eigenen Berechnungen durchführen willst, haben wir dir zudem diese kurze Anleitung erstellt, welche das Vorgehen am Beispiel eines fiktiven Festivals aufzeigen soll.

Kostenprognose

Fasse zuerst mal alle Fixkosten zusammen. Hierunter fallen unter anderem die Ausgaben für deine Location und die Infrastruktur, die Gagen deiner Acts, die Personalkosten, Marketingausgaben oder auch Gebühren für die Bewilligungen. Beachte, dass bei ungeschickter Wahl des Ticketinganbieters selbst hier horrende Fixkosten für Eventaufschaltung etc. anfallen können! Plane hier mindestens eine Sicherheitsmarge von 10 Prozent für unvorhergesehenes ein.

Halte diese Kosten am besten tabellarisch fest:

Neben den Fixkosten fallen natürlich auch variable Kosten, also Kosten pro Besucher an. Diese werden unter anderem durch die Benutzung der Infrastruktur verursacht. Ebenfalls steigt mit zusätzlichen Festivalgästen auch der Personalbedarf, die Menge an Abfall, der Aufwand für die Wiederherrichtung der Location etc. an. Wenn dir hier konkrete Zahlen fehlen, so frage doch am besten andere Veranstalter nach Erfahrungswerten oder mache eine plausible Schätzung:

Berechne nun die Kosten für mehrere realistische Szenarien. Decke dabei mindestens die pessimistische, die erwartete und die optimistische Besuchermenge ab.

Pessimistisches Szenario (400 Besucher): (Fixkosten: 70'000.- + variable Kosten (400*20.-) = 78'000.-

Erwartetes Szenario (550 Besucher): (Fixkosten: 70'000.- + variable Kosten (550*20.-) = 81'000.-

Optimistisches Szenario (700 Besucher): (Fixkosten: 70'000.- + variable Kosten (700.-*20.-) = 84'000.-

Du möchtest erfahren, welche Rolle der Budgetierungsprozess im Gesamtkonzept deiner Eventplanung einnimmt? Dann sichere dir jetzt unsere weiterführende Anleitung!

Ertragsprognose

Je nachdem, wie erfolgreich du bei der Sponsoren- und Partnersuche warst, existieren auch auf der Ertragsseite fixe Einnahmen. Führe auch diese laufend tabellarisch nach:

Der grösste Anteil deiner Einnahmen wird jedoch voraussichtlich variabel sein. Diese setzen sich in erster Linie aus den erwirtschafteten Ticketerträgen sowie den Konsumeinnahmen (food and beverage) zusammen. Um deine variablen Einnahmen zu prognostizieren, musst du dich erstmal auf einen Ticketpreis festlegen.

Die optimale Festsetzung des Ticketpreises ist weit weniger trivial, als du auf den ersten Blick meinen könntest. Hier gilt es sowohl deine Kostenstruktur, die Konkurrenzpreise, Preiselastizität der Nachfrage Cross-Selling Potential und viele weitere Faktoren zu berücksichtigen. Checke hierzu doch am besten den folgenden weiterführenden Artikel.

Fasse nun auch deine geschätzten variablen Einnahmen tabellarisch zusammen:

Berechne nun ebenfalls die Einnahmen für mehrere realistische Szenarien. Decke dabei mindestens die pessimistische, die erwartete und die optimistische Besuchermenge ab.

Pessimistisches Szenario (400 Besucher): (Fixe Einnahmen: 12'000.- + variable Einnahmen (400 *150.-) = 72’000.-

Erwartetes Szenario (550 Besucher): (Fixe Einnahmen: 12'000.- + variable Einnahmen (550 *150.-) = 94’500.-

Optimistisches Szenario (700 Besucher): (Fixe Einnahmen: 12'000.- + variable Einnahmen (700 *150.-) = 117’000.-

Führe nun die Kosten- und Ertragsprognosen zusammen. Nun siehst du, ab welcher Besucherzahl deine Festival kostendeckend ist (Break Even) und welche Gewinne du erwarten, bzw. auf welche Verluste du dich einstellen musst.

Pessimistisches Szenario (400 Besucher): Gesamteinnahmen: 72'000.-

- Gesamtkosten 78’000.- = Verlust von 6'000.-

Erwartetes Szenario (550 Besucher): Gesamteinnahmen: 94’500.-

- Gesamtkosten 81'000.- = Gewinn von 13'500.-

Optimistisches Szenario (700 Besucher): Gesamteinnahmen: 117’000.-

- Gesamtkosten 84'000.- = Gewinn von 33'000.-

Die einzelnen Szenarien geben dir schon einen groben Eindruck, ab wann dein Festival Gewinne abwerfen dürfte.

Nun wollen wir es aber ganz genau wissen. Darum berechnen wir die exakte Break Even Besucherzahl, also die Menge an Besuchern, die dein Festival besuchen müssen, damit du zumindest eine schwarze Null (kein Verlust) schreibst. Daher erinnern wir uns an unsere eingestaubten Sekundarschulmathekenntnisse und stellen folgende Formel auf:

Fixe Kosten + Besucherzahl * Variable Kosten = Fixe Einnahmen + Besucherzahl * Variable Einnahmen

Oder in Zahlen:

70'000.- + X * 20.- = 12'000.- + X*150.-

Dann nach X auflösen:

70'000.- = 12'000.- + 130X

58'000.- = 130X

X = 446.15

Dies bedeutet für unser fiktives Festival, dass wir ab 447 Besuchern einen geringfügigen Gewinn machen dürften. Unter 447 Besuchern werden wir gemäss unserer Berechnung jedoch Verluste einfahren. Beachte hier, dass solche Kalkulationen nie zu 100% genau sind, da sie naturgemäss auf einer Vielzahl von Annahmen beruhen!

Event Budget erstellen

Sollten dir diese Berechnungen zu kompliziert sein, empfehlen wir dir den Download unserer praktischen Budget-Kalkulationstabelle für Veranstalter! Mach Gebrauch von der einfachen Event Budget Vorlage und lege jetzt schon los mit der Planung deiner nächsten Veranstaltung!